Spisový a skartační plán

Spisový a skartační plán (SSP) je důležitou součástí spisového řádu. Veřejnoprávní původce stanoví jednotlivé věcné skupiny dle charakteristik zpracovávaných dokumentů a spisů. Koncové věcné skupiny obsahují skartační režim (skartační lhůtu, skartační znak a spouštěcí událost). Je velice důležité správně stanovit skartační režimy u jednotlivých věcných skupin a následně správně vyhodnotit jejich přiřazení k jednotlivým dokumentům, resp. spisům.

SSP bez skartačního znaku "V"

Podle nové legislativy se již nebude používat skartační znak "V" . Často se ptáte: Co s ním dělat? Jak roztřídit tyto znaky mezi znaky "S" a "A"? Od kdy již nelze skartační znak "V" ve SSP používat? Bohužel na to nejsou jednoznačné odpovědi. Ministerstvo vnitra zatím nevydalo žádný aktuálně doporučovaný SSP. Můžete se obrátit na váš oblastní archiv, který by vás měl metodicky v této problematice vést. Skartační znak "V" je možné ponechat ve SSP do 31. 12. 2025. K tomuto datu jsou původci povinni uvést výkon spisové služby do souladu se změnami vyhlášky č. 259/2012 Sb.

Připravte nový spisový a skartační plán

V KEO4 Spisové službě je možné připravit nový návrh spisového a skartačního plánu s předstihem. Vytvořený návrh můžete následně konzultovat s příslušným archivem, upravovat jej, přidávat nové spisové znaky, připravit změnu skartačního řádu a následně spisový a skartační plán vydat.

Dbejte na správné zatřídění dokumentů a spisů do věcných skupin tak, aby budoucí skartační řízení u těchto dokumentů proběhlo bez problémů. Budete-li věnovat péči dokumentům již na začátku životního cyklu, později se vám to jistě zúročí.

Přihlaste se na školení

V případě, že chcete vědět více o tom, jak pracovat s novým Spisovým a skartačním plánem v KEO4, přihlaste se na školení Spisový a skartační plán