Připravili jsme dva specializované moduly GDPR - pro produktovou řadu KEO-X a KEO4, které usnadňují řešení některých požadavků nařízení EU 2016/679 o ochraně osobních údajů. 

KEO4 GDPR

• Záznamy o činnostech zpracování - jedná se o povinnou evidenci. Každý správce osobních údajů i každý zpracovatel je povinnen tyto záznamy na požádání předložit Úřadu pro ochranu osobních údajů. Evidence je rozdělena na evidenci určenou pro správce a na evidenci pro zpracovatele, evidence je totiž odlišná pro každou z těchto rolí. Je nezbytné identifikovat, ve kterých zpracování jste správci údajů a ve kterých zpracovatelé. Ke každému zpracování se evidují povinné náležitosti dle nařízení. Program pracuje s číselníky, které je vhodné naplnit podle výsledků analýzy (kategorie subjektů, osobních údajů, příjemců) a číselník právních základů, který je dodávaný s programem a odpovídá možnostem dle čl. 6 nařízení.
• Právo na přístup - evidence žádostí  a nástroj pro sestavení odpovědi v případě, že subjekt údajů uplatňuje právo na přístup ke svým osobním údajům. Po zadání identifikačních údajů osoby (minimálně jména a příjmení) program vyhledá ve všech modulech KEO-4 výskyty této osoby. Obsluha vybere, ze kterých záznamů chce vytvořit výstup a program vygeneruje sestavu ve formátu PDF, která obsahuje informace evidované k označené osobě. Dále pomocí šablony program sestaví základ pro tzv. doprovodnou informaci, kterou nařízení požaduje předat subjektu údajů. Šablonu si uživatel upraví dle svých potřeb a skutečností.
• Právo na přenositelnost - toto právo lze uplatnit pouze tehdy, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo plnění smlouvy. Proto po zadání identifikačních údajů žadatele program vyhledává pouze v modulu mzdy. Po identifikaci vyhledaných záznamů a potvrzení se tyto exportují do formátu XML, tedy strojově čitelného formátu, který požaduje nařízení.
• Evidence souhlasů - pokud je některé vaše zpracování založeno na souhlasu, je třeba tyto souhlasy evidovat a sledovat jejich platbnost. Program umožňuje evidovat způsob jakým byl souhlas získán (číselník) a ke kartě souhlasu lze připojit elektronické dokumenty (např. naskenovaný souhlas).
• Logování - tato nabídka umožňuje prohlížet tzv. žurnál, který program vytváří automaticky o některých operacích (například exportu dat do xls). Kromě této možnosti program disponuje tzv. historií, kdy na každém záznamu v programu lze sledovat jeho histori změn (kdy, kdo, co měnil).