Moderní informační systém pro veřejnou správu

Jistě jste zaznamenali informaci o změně internetové adresy (domény) Informačního systému datových schránek (ISDS). Od 26. června 2026 jsou datové schránky dostupné na nové adrese https://www.datovka.gov.cz. Cílem této změny je sjednocení služeb eGovernmentu pod doménou gov.cz.Tato změna se nijak nedotkne práce s datovými schránkami v systému KEO4. Odesílání i příjem datových zpráv budou i nadále fungovat standardním způsobem. Není potřeba provádět žádné změny v nastavení programu ani měnit zavedené uživatelské postupy.Změnu zaznamenají pouze uživatelé, kteří se do datových schránek přihlašují přímo prostřednictvím webového prohlížeče. V takovém případě doporučujeme používat novou adresu https://www.datovka.gov.cz a případně si aktualizovat uložené záložky v prohlížeči.

KEO4 Účetnictví umožňuje vést účetnictví v digitální podobě – od evidence dokladů přes jejich schvalování až po archivaci. Digitalizace účetnictví už není budoucnost – je to současný standard, který šetří čas, eliminuje chyby a zajišťuje vyšší kontrolu nad procesy. Informační systém KEO4 Účetnictví je plně připraven na vedení účetnictví v digitální podobě bez nutnosti tisku dokumentů, fyzického oběhu papírů a složitého zajišťování podpisů. Díky propojení jednotlivých modulů nabízí KEO4 komplexní řešení pro evidenci, schvalování i archivaci účetních dokladů v souladu s aktuální legislativou. Vše digitálně a přehledně V KEO4 Účetnictví můžete evidovat veškeré doklady – od faktur přes objednávky až po příkazy k úhradě – přímo v systému, včetně jejich elektronických příloh. Každý dokument je tak bezpečně uložený, dohledatelný a připravený k dalšímu zpracování bez nutnosti fyzické manipulace. Typické doklady: faktury, objednávky, přísliby, příkazy k úhradě. Schvalovací proces v souladu se zákonem Součástí řešení je KEO4 Podpisová kniha, která umožňuje nastavit a řídit schvalovací procesy v rámci předběžné řídicí kontroly – před i po vzniku závazku nebo pohledávky. Proces odpovídá požadavkům zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, a je připraven i na právní úpravu účinnou od 1. 1. 2027 podle zákona č. 231/2025 Sb., o řízení a kontrole veřejných financí. Uživatelé mohou dokumenty schvalovat elektronicky, včetně možnosti připojení elektronického a viditelného podpisu. Každý krok schvalování je zaznamenán, což zajišťuje transparentnost a kontrolovatelnost celého procesu. Jednoduchý proces krok za krokem Práce s doklady v KEO4 probíhá v těchto krocích: V KEO4 Účetnictví vystavíte doklad, například objednávku, příslib nebo příkaz k úhradě. V detailu dokladu vytvoříte žádost o schválení a odešlete ji odpovědným osobám. Schvalovatelé dokument posoudí v KEO4 Podpisové knize a v případě odsouhlasení jej elektronicky podepíší. Schválený dokument je automaticky uložen u dokladu a připraven k archivaci. Následně jej můžete jednoduše odeslat do KEO4 Spisové služby. Bezpečné uložení dokumentů Propojení s KEO4 Spisovou službou zajišťuje dlouhodobou archivaci dokumentů v souladu s legislativními požadavky. Odpadá nutnost fyzického archivování a zároveň máte jistotu, že jsou dokumenty vždy dostupné a chráněné. Připraveno na digitalizaci veřejné správy KEO4 Účetnictví pomáhá organizacím přejít na plně digitální správu účetnictví bez kompromisů. Získáte efektivnější procesy, lepší kontrolu a jistotu souladu s legislativou – dnes i v budoucnu. Digitalizujte své účetnictví s KEO4 a zbavte se papírové administrativy jednou provždy.

Od 1. ledna 2027 dojde k cenovému znevýhodnění doporučených zásilek předávaných prostřednictvím papírových podacích archů (PPA). Aby se zákazníci vyhnuli vyšší ceně, mohou předávat podací data elektronicky prostřednictvím tzv. elektronického podacího archu (ePA). Ten lze v KEO4 aktivovat již nyní v Parametrech výpravny. Jak dodat ePA České poště?Fyzicky na přepážce – ePA je možné uložit na USB nosič a předat při podání zásilekOnline prostřednictvím aplikace Podání Online – ePA se nahraje do aplikace. Webová aplikace Podání Online nabízí uživatelům nejen možnost odeslání elektronického podacího archu, ale i tisk adresních štítků a sledování zásilek. 

Po exportu matričních dat z modulu KEO4 Matrika je nutné připravit XML soubory pro bezpečné odeslání do úložiště eMatriky. Tento postup vychází z požadavků Ministerstva vnitra ČR. Postup V modulu KEO4 Matrika v nabídce Export do eMatriky spusťte průvodce pro export matričních dat. Vyberte cílovou složku, do které budou XML soubory uloženy. Exportované XML soubory zkomprimujte do archivu ZIP. Archiv zašifrujte podle pravidel uvedených v Národním standardu pro elektronické vedení matriky. Připravený zašifrovaný archiv odešlete do úložiště eMatriky. Požadavky na komprimaci a šifrování Podrobný postup je popsán v dokumentu Národní standard pro elektronické vedení matriky: strany 20–21 – pravidla pro vytvoření hesla k zašifrování XML souborů, strany 27–29 – postup komprimace a šifrování pomocí aplikace 7-Zip. Dokument je dostupný na webu Ministerstva vnitra ČR: Národní standard pro elektronické vedení matriky Doporučení: Při vytváření šifrovaného archivu vždy postupujte podle aktuální verze Národního standardu, aby bylo možné soubory bez problémů zpracovat v systému eMatrika. Potřebujete poradit? Pokud si nejste jisti správným postupem nebo potřebujete pomoci s exportem, komprimací či zašifrováním XML souborů, obraťte se na svého obchodního zástupce ALIS. Rád vám s celým postupem pomůže.