Novinky v programech

Česká pošta vydává dva typy tokenů. Od této verze umí program ALIS-ÚIS zpracovat oba typy.

Zveřejnili jsme aktualizaci ALIS-ÚIS 1.50, která umožňuje odesílat výkazy na CSÚIS novým způsobem. Po instalaci je implicitně nastaven starý způsob odesílání a nový způsob si můžete zapnout. Přechodné období Přechodné období je stanoveno od 1. 7. 2024 do 31. 12. 2024. V této době je možné odesílat výkazy ještě původním způsobem. Registrace zodpovědných osob Zodpovědná osoba (ZO) se může nově přihlašovat pomocí komerčního certifikátu, který je potřeba si zaregistrovat na CSÚIS.Registrace certifikátu v samoobsluze na Portálu CSÚIS je nutné pro automatizované zasílání výkazů provést nejpozději do 31. 12. 2024. Od 1. 1. 2025 nebude možno komunikovat s CSÚIS starým způsobem. Nastavení ALIS-ÚIS pro nový způsob odesílání výkazů na CSÚIS Pokud si již nyní chcete zapnout nový způsob odesílání, postupujte následovně. V programu ALIS-ÚIS klikněte na nabídku Nástroje / Nastavení / Zodpovědná osoba – naplňte nový údaj ID zodpovědné osoby přidělené MF ČR. V nabídce Nástroje / Nastavení / Certifikáty / Přihlášení k webovým službám – přes tlačítko „Přidat“ načťěte komerční certifikát z vybraného úložiště. Certifikát musí být označen jako aktivní. Po načtení certifikátu restartujte program ALIS-ÚIS.V nabídce Nástroje / Nastavení / CSÚIS – nesmí být zaškrtnuto Používat testovací větev.V nabídce Nástroje / Nastavení / Program / Odesílání - zaškrtnout parametr Použít certifikát k odesílání výkazů.Po každé úpravě ve formuláři musíte pro uložení nových údajů stisknout tlačítko Použít. Nastavení více zodpovědných osob (ZO) v ALIS-ÚIS Pro přihlášení do ALIS-ÚIS je možné nastavit dvě i více zodpovědné osoby (program ALIS-ÚIS, nabídka Soubor / Změna zodpovědné osoby / Přidat ZO). Jedna ZO může mít přihlášení dle uživatelského jména a hesla a druhá ZO bude mít přihlášení pomocí certifikátu. Při odesílání výkazů na CSÚIS z KEO4 Účetnictví se pak nabídne výběr zodpovědné osoby. Odesílání výkazů a) Novým způsobem Nová zodpovědná osoba nebo zodpovědná osoba, která již provedla změnu na CSÚIS a přihlašuje se pomocí certifikátu, musí pro odesílání výkazů z KEO4 Účetnictví a vyzvedávání zpráv z INBOXU zadat heslo k certifikátu, pokud je vyžadováno, nebo k tokenu, ve kterém je certifikát uložený. Odeslání výkazů proběhne tak, jako dosud. Nastavení pro odesílání je uvedeno výše. b) Starým způsobem Zodpovědná osoba, která se přihlašuje starým způsobem pomocí uživatelského jména a hesla může odesílat výkazy a vyzvedávat zprávy z INBOXU tak, jako dosud. V programu ALIS-ÚIS se nemusí nic nastavovat.

Rozšířili jsme možnost odesílání (exportu) dokumentů do Spisové služby. Nyní můžete do Spisové služby odesílat likvidační lístky všech dokladů pohledávek i závazků, a to i v případě, že byla například vydaná faktura již do Spisové služby odeslána. Ve Spisové službě v modulu Referent vznikne po každém odeslání nový "Vlastní dokument". Dokumenty, které spolu souvisí, budou ve Spisové službě spojeny volným křížovým odkazem.Naučili jsme program odesílat do Spisové služby bankovní výpisy. Do detailu bankovního výpisu jsme doplnili záložku "Dokumenty", kam se po vytištění sestavy "UC201 Opis bankovního výpisu" uloží PDF a následně můžete odeslat do Spisové služby. Pro odeslání můžete využít i hromadnou akci nad seznamem bankovních výpisů "Export do Spisové služby". Za každý odeslaný bankovní výpis vznikne v modulu Referent jeden "Vlastní dokument". Nastavení pro ukládání sestavy "Opisu bankovního výpisu" najdete v nabídce Číselníky / Základní / Dokladové řady - záložka "Ukládání dokumentů".Pokud do Spisové služby odešlete dokument, který obsahuje chyby, můžete vazbu na Spisovou službu zrušit přes akci "Zrušit vazbu" a odeslání opakovat. V takovém případě dokument ve spisové službě zůstane beze změny a pouze se zruší vazba na dokument z účetnictví.Sestavy, které lze odeslat do Spisové služby jsou: UC022 Likvidační lístek, UC026 Vnitřní doklad, Vydaná faktura, ISDOC Vydané faktury, Vyúčtování vydané, UC200 Pokladní doklad a UC201 Opis bankovního výpisu.Hlavní menu "Objednávky" nově zobrazí všechny objednávky ze všech dokladových řad, na které máte práva.Číselníky / Ceníky - když si vyfiltrujete daný ceník, tak na záložce "Zaúčtování" uvidíte pouze zaúčtování z vyfiltrovaného ceníku.Upomínky - nově se sestava upomínky (ODT) uloží na kartu upomínky ve formátu PDF.Výkazy / Nový / Přehled vybraných konsolidačních položek - měsíční: období pro vytvoření výkazu je rozšířeno na měsíc od - do, aby se výkaz mohl vytvořit např. za období 7 - 8/2024.Sestavy - do pravého panelu sestav rozpočtu UR023, UR024, UR031 přibylo nové nastavení pro tisk s konsolidačními položkami a bez konsolidačních položek.Do číselníku "Mimořádné události" byla přidaná nová událost "02 Povodně 2024".Do číselníku "Účelové znaky" byl přidán nový UZ "98048 Povodně 2024".

K nové upomínce se nyní automaticky dosazuje číslo bankovního účtu zadané v základních parametrech modulu. Číselník Způsoby pohřbení – vybraná barva pro daný způsob pohřbení je nově signalizována barevným čtverečkem.

Upravili jsme sestavu "M03A Průměry pro náhrady" tak, aby do ní vstupovaly i pracovní vztahy dohoda o pracovní činnosti (DPČ) a dohoda o provedení práce (DPP). Benefit "Ošatné - obřad - neuvolněný zastupitel" jsme nově umožnili pořídit i u pracovního vztahu typu "Člen výboru, který je neuvolněný zastupitel". Ošetřili jsme sestavy "M425 Výkaz náhrad za DPN souhrnný" a "M425c Výkaz náhrad za DPN pouze částky" v souvislosti se mzdovou složkou "5921 Náhrada DPN minulá období", která se používá v případě oprav dat z minulosti (nedoplatky/přeplatky na náhradách za dočasnou pracovní neschopnost). Vytvořili jsme novou sestavu "M040 Příspěvky zaměstnavatele na produkty spoření na stáří". Do této sestavy se načítají v souhrnných částkách všechny zaměstnavatelem vyplacené příspěvky na produkty spoření na stáří (tedy příspěvky zaměstnavatele na penzijní pojištění, na penzijní připojištění, na doplňkové penzijní spoření, na soukromé životní pojištění a na dlouhodobý investiční produkt). Příspěvkové organizace, které tvoří FKSP si mohou v měsíčních parametrech organizace nově zadat i odhadovaný objem prostředků FKSP v úhrnu za konkrétní rok a následně tak ve výše zmíněné sestavě sledovat plnění povinnosti použít nejméně 50% základního přídělu (tzv. účelově vázané části přídělu FKSP) na produkty spoření na stáří zaměstnanců. Odhadovaný objem prostředků nastavíte v nabídce "Parametry" - "Měsíční organizace" - "Nový" - "Odhadovaný objem prostředků v úhrnu za rok". Tento parametr je třeba nastavit vždy pro konkrétní rok (pokud existuje v daném kalendářním roce více záznamů měsíčních parametrů organizace, program vždy vezme částku odhadovaného objemu prostředků z posledních platných parametrů). Ošetřili jsme načítání školských logopedů do výkazu P1c-01, který vzniká automaticky při vytváření výkazu P1-04 za třetí čtvrtletí. Pro organizace typu "škola" jsme dále přidali i novou sestavu "M301XA Mzdové náklady dle zdroje peněz - na šířku". Sestava je obdobou sestavy "M301X Mzdové náklady dle zdroje peněz", ale obsahuje i sloupeček s vyčíslenými náhradami za dočasnou pracovní neschopnost. Tato sestava tak lépe poslouží při případných kontrolách na nové řádky ve výkaze P1-04, které obsahují právě i náhrady za dočasnou pracovní neschopnost.

Smlouvy / Nový ze SSL - nově můžete ze Spisové služby přebrat Adresáta / Odesílatele do Subjektů Evidence smluv a také ho rovnou doplnit do Smluvních stran (dle výběru), např. pokud máte implicitně nastaveno na Typu smlouvy Smluvní stranu 1 a nyní v tomto kroku vyberete doplnit Adresáta / Odesílatele do Smluvní strany 1, přepíše se na nový Subjekt.

Do ověřovací doložky z elektronické do listinné podoby dle §69a jsme přidali na konec text: „Razítko a podpis osoby, která konverzi provedla“.Uživatel s právem správce a posuzovatel skartační operace si může přes Společné parametry SSL ve spisovém a skartačním plánu zobrazit dokumenty a spisy, které mají vazbu na danou věcnou skupinu. V detailu koncové věcné skupiny je k dispozici akce „Zobrazit dokumenty a spisy s vazbou“, kde lze vidět seznam dokumentů a spisů, které jsou vloženy do konkrétní vybrané věcné skupiny.Nově může uživatel s právem správce SSL ve společných parametrech SSL nastavit maximální přijímanou velikost datové zprávy. Tuto maximální velikost nastavte v případě, že tuto informaci máte uvedenou i na vaší úřední desce, popř. na vašich webových stránkách. Maximální velikost datové zprávy lze nastavit zvlášť pro datové zprávy z ISDS a zvlášť pro e-maily. Pracovník podatelny bude v rámci zaevidování datové zprávy následně informován o tom, že došlo k překročení maximální velikosti datové zprávy. U příjmu datových zpráv a e-mailů si můžete navíc přidat do pohledu nový sloupeček „Překročena velikost příloh“, kde se u překročené velikosti zobrazí výstražný trojúhelník. Datovou zprávu je pak možné podatelnou odmítnout s důvodem překročení povolené velikosti datové zprávy.V modulu Referent v nabídce spisů je k dispozici nová hromadná akce „Ztvárnění metadat spisu do PDF/A“. V rámci ztvárnění metadat vznikne pro každý spis ZIP soubor, který si můžete uložit na disk. Tento ZIP soubor obsahuje vždy čtyři PDF/A soubory s informacemi o daném spisu: metadatové údaje spisu, transakční protokol spisu, soupis všech dokumentů ve spisu a soupis všech dokumentů a jejich komponent. V případě, že máte zprovozněné vzdálené pečetění, bude transakční protokol spisu opečetěn.Upravili jsme uzavírání prázdných dílů Typových spisů dle nového NSESSS. V případě, že nastane období, kdy má být díl typového spisu automaticky uzavřen a je prázdný, tak se nově tento díl uzavře a následně hned smaže bez nutnosti znepřístupnění. Po smazání zůstane zachována pouze hlavička metadat v modulu Archiv.Pro uživatele s právem správce SSL přibylo ve společných parametrech SSL nové tlačítko „Kontrola možnosti uzavření dílů typových spisů”. Při kliknutí na tuto akci se zobrazí report s díly, které není možné v této chvíli uzavřít s uvedením důvodu. Jde tedy převážně o informaci správci SSL s možností uzavírání dílů typových spisů v souvislosti s přechodem na nové časové období.

Číselník "Typy pobytů" jsme rozšířili o některé další hodnoty, které se vyskytují ve výdejích ISEO u obyvatel-cizinců. Upravili jsme načítání dat do sestavy EOV010 Evidence voličských průkazů tak, aby případný filtr na "Datum vydání od - do" zohledňoval i voličské průkazy v zadaném intervalu znehodnocené (tedy neposuzuje se u voličských průkazů pouze "Datum vydání", ale také případné "Datum znehodnocení").

Předpisy – přidali jsme volitelný sloupec „Typ sazby“, který může nabývat hodnot „nájem“, „služby“ anebo „nájem + služby“. Slouží ke snadnějšímu rozlišení, jestli se jedná o poplatek pouze za nájem nebo pouze za služby anebo jde o poplatek za nájem a služby dohromady.

Rozšířili jsme okruh benefitů, které lze zadávat zaměstnancům i po skončení pracovního vztahu o příspěvky na stravování. Pokud tedy organizace bývalým zaměstnancům přispívá na obědy (ať už peněžně či nepeněžně), stačí vyjmout daný pracovní vztah z archivu a pořídit u něj příslušný typ benefitu. Upravili jsme formulář kontaktu na osobní kartě (záložka "Kontaktní údaje") v případě, že se jedná o E-mail, na který mají být zasílány elektronické výplatní lístky. Heslo pro otevření PDF s výplatním lístkem již není možno prostřednictvím KEO4 odeslat na uvedený e-mail. Vytvořili jsme novou mzdovou složku "MS 5442 Proplacená dovolená uvolněného zastupitele", která vzniká v případě, že dojde k proplacení zbývajícího nároku na dovolenou u uvolněných zastupitelů. Nově je tak možné ošetřit samostatně proplacenou dovolenou pouze pro tyto typy pracovních vztahů, aniž by se to dotklo proplacené dovolené u pracovní poměrů nebo dohod mimo pracovní poměr (DPP, DPČ). Ve výkaze P1c-01 pro školy, který se vyplňuje ve třetím čtvrtletí, jsme upravili načítání přepočtených počtů k 30.9. v případě, že pracovní vztahy započnou v průběhu měsíce září (již není přepočítáváno na celý měsíc, ale je brána hodnota k 30.9. tak, jak nám bylo potvrzeno metodiky MŠMT).

Číselníky / Základní / Pokladny /záložka Tisk - nově si můžete nastavit formát účelu platby pro Položky (F7) prostřednictvím masky. Do akce "Uložit likvidační lístek na kartu" a "Uložit pokladní doklad v PDF na kartu" jsme doplnili kontrolní sestavu. Pokud se některý dokument do dokladu neuloží, tak vyjede sestava s informacemi, do kterého dokladu a proč se dokument neuložil. Pokladní doklady / Akce – do nástrojové lišty jsme doplnili novou hromadnou akci „Zrušit žádost“. Pomocí této akce hromadně zrušíte všechny vámi vystavené žádosti. DPH / Daňová přiznání – do filtru "Období DPH" nad seznamem daňových přiznání jsme přednastavili aktuální rok, aby se vám zbytečně nezobrazovala přiznání za staré roky. Pokladní doklady – při změně data úhrady se automaticky změní i "Datum uplatnění" v záložce DPH. Změna se provede pouze nad evidencí, která ještě nebude součástí Daňového přiznání nebo Kontrolního hlášení.

Při hromadném schvalování žádostí máte nově možnost schvalování v průběhu zrušit tlačítkem "Storno". Funguje to tak, že pokud například zrušíte hromadné schválení v polovině průběhu, tak polovina žádostí zůstane schválená a druhá půlka se již neschválí. Při zakládání žádostí jsme doplnili kontrolu na uložený dokument. Pokud program zjistí, že vystavujete žádost o schválení u dokladu, který nemá uložený dokument pro schválení, tak vás upozorní hláškou "Některé doklady nemají uložený dokument pro schválení. Skutečně chcete vystavit žádosti?". Pokud vystavíte žádost bez uloženého dokumentu, tak ho dodatečně do dokladu již neuložíte, protože po vystavení žádosti je doklad zamčený. Nově si můžete nastavit odesílání notifikací na zadané vlastní žádosti o schválení v Podpisové knize. Nastavení notifikací pro aktuálně přihlášeného uživatele najdete v nabídce "Parametry / Zasílání e-mailu – doklady" a nastavení zasílání e-mailů modulu Podpisová kniha najdete v nabídce "Parametry / Základní".