Spisová rozluka

Spisová rozluka se provádí při rušení původce nebo jeho organizační jednotky, popř. při převádění agendy na jiného původce. Dle §68a zákona č.499/2004 Sb. by měl mít určený původce stanoven postup při provádění spisové rozluky ve svém spisovém řádu.

V poslední době se začíná spisová rozluka řešit zejména v souvislosti se změnou stavebního zákona. Jestliže má ve vaší organizaci dojít ke spisové rozluce, pak je nutné přesně určit, kterých spisů a samostatně stojících dokumentů se spisová rozluka týká. Někdy stačí spisy a dokumenty vytřídit např. dle konkrétní věcné skupiny nebo dle vlastníka. Poté je třeba poslat žádost o export dat ze Spisové služby KEO4 dle Vámi připraveného seznamu vybraných spisů a samostatně stojících dokumentů. Po úspěšném exportu dat Vám budou data předána ve formátu xml. Vyexportovaná data můžete následně předat přebírajícímu původci. Ideálně by měl být export v xml předán zároveň s analogovou dokumentací. Po ověření, že jsou data v pořádku předána novému původci, může uživatel s právem správce SSL v nabídce „Dokumenty organizace“ v modulu Referent vybrané dokumenty a spisy přes akci Spisová rozluka smazat. Akci Spisová rozluka nikdy nepoužívejte v případě, že nemáte vybraná data vyexportovaná, protože jinak by došlo k nenávratné ztrátě dokumentů.