Povinné zařazování dokumentů do spisů ve spisové službě

Povinnost zařazovat dokumenty týkající se jedné věci do spisů je dlouhodobě zakotvena v zákoně č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. S novelou vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby se tato povinnost nyní vztahuje na všechny dokumenty vytvořené podle nové legislativy. Podle §12 odst. 1 vyhlášky musí veřejnoprávní původce zařadit dokument evidovaný v základní evidenční pomůcce do spisu nejpozději před zahájením jeho vyřizování.

Pokud máte ve spisové službě stále samostatné dokumenty není důvod k obavám. Jako veřejnoprávní původci musíte uvést výkon spisové služby do souladu s požadavky této vyhlášky nejpozději do 31.12.2025.

Jestliže plánujete začít povinně zařazovat dokumenty do spisu, může vám pomoci parametr Společné parametry SSL/Povinné zařazování dokumentů do spisu. Tento parametr zabrání vyřídit nezačleněný dokument do spisu. Jedná se o krok, který je součástí širšího procesu přizpůsobení se nové legislativě.

Na závěr je důležité zdůraznit, že povinné zařazování dokumentů do spisů ve spisové službě je klíčovým faktorem pro efektivní řízení. Tento proces zaručuje systematickou správu a ochranu dokumentů v souladu s platnými právními předpisy.