Jak naložit s přijatými zásilkami pro adresáta, který má trvalý pobyt na úřadě?

Na základě množství vašich dotazů vydáváme metodické stanovisko, které jsme konzultovali s odborem archivní správy a spisové služby MVČR.

Popis problému:

Jak má podatelna naložit se zásilkou, která jí je doručena a přitom je adresována občanovi, který podle § 10 odst. 5 zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů má trvalý pobyt na úřadě?

Příklad: Jestliže je občanovi s trvalým pobytem na úřadě zaslána např. doporučená zásilka s příznakem „nevracet, vhodit do schránky“, tak poštovní kurýr s velkou pravděpodobností dotyčného na úřadě nezastihne a dle pokynů vloží zásilku do schránky (úřad ji nemá, tedy na podatelnu). Následně se na podatelně hromadí cizí zásilky a úřady netuší, co mají v takové situaci dělat.

Popis řešení:

Pokud občan užívá jako adresu trvalého pobytu adresu místa podatelny a pokud je ze zkušeností podatelny zjevné, že si tento občan doručené zásilky nevyzvedává, nezanechal žádný kontaktní údaj o zaslání informace pro převzetí zásilky ani nestanovil žádný jiný režim pro možnost doručení zásilky, a tedy není ani možné účinně zanechat výzvu k vyzvednutí zásilky, bude nutné adresáta považovat za osobu, které se prokazatelně nedaří doručovat.

V tomto případě je podle našeho názoru nutné postupovat podle § 23 odst. 1 správního řádu, tedy vzhledem ke zjevným překážkám v doručení zásilku převzít a uložit do samostatné evidence. Taková zásilka se však neeviduje ve spisové službě úřadu, neboť úřad není adresátem zásilky.

Převzatou a uloženou zásilku následně úřad v souladu s § 32 správního řádu buď doručí veřejnou vyhláškou, nebo ustanoví opatrovníka (viz závěr Poradního sboru ministra vnitra ke správnímu řádu č. 28 publikovaný na internetových stránkách Ministerstva vnitra).

Následně je postup upraven ustanovením § 23 odst. 3 a 4 správního řádu. Zásilka se ukládá buď u správního orgánu, který ji vyhotovil, nebo u obecního úřadu anebo v provozovně provozovatele poštovních služeb, pokud se doručuje jejich prostřednictvím. Pokud tedy správní orgán doručuje podle § 19 odst. 2 správního řádu prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, předá se zásilka do provozovny tohoto provozovatele. Úřad tak dlouhodobě nemusí skladovat cizí zásilky.

Na závěr přikládáme celé vyjádření odboru archivní správy a spisové služby MVČR.