Co nás čeká a nemine v oblasti spisové služby

Již brzy vstoupí v platnost některá zásadní ustanovení v souvislosti s elektronizací postupů orgánů veřejné moci, které můžete také znát pod zkratkou DEPO. Zásadní změnou, která se dotkne původců, kteří doposud vedou listinnou spisovou službu, je povinnost vést spisovou službou pouze v elektronické podobě. Tato povinnost platí pro veřejnoprávní původce (podle §3 odst. 1 písm. f) až m) zákona č. 499/2004 Sb., ve znění účinném ode dne 1. února 2022) od 31.12.2024.

Další významnou úpravou bude změna ve vedení jmenného rejstříku, která bude platit od prvního dne měsíce po vyhlášení DEPA. Poté bude možné k dokumentu kromě odesílatelů a adresátů evidovat osoby, u nichž původce shledal potřebu jejího vedení ve jmenném rejstříku (zruší se evidence všech osob, jež se dokumentu týkají). Dále se zavádí povinnost jednoznačného bezvýznamového identifikátoru (JID) pro subjekty ve jmenném rejstříku. U subjektu bude muset být uveden odkaz na dokument, jehož je osoba odesílatelem, adresátem nebo se jí jinak týká a původce shledal potřebu vedení odkazu.

S povinností vést spisovou službu v elektronické podobě pro veřejnoprávní původce (podle §3 odst. 1 písm. f) až m) zákona č. 499/2004 Sb., ve znění účinném ode dne 1. února 2022) souvisí také nutnost používat od 1.1.2025 takový systém elektronické spisové služby, který je potvrzen atestem. Atestem projde pouze taková spisová služba, která bude splňovat požadavky dané zákonem o archivnictví a spisové službě, vyhláškou o podrobnostech výkonu spisové služby a národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Stále sledujeme vývoj situace, abychom měli vše v souladu s danými ustanoveními. Uživatele můžeme ujistit, že děláme vše pro to, aby Spisová služba KEO4 tento atest získala.