KEO4 1.12.4 – Spisová služba

Modul Adresář byl přejmenován na Jmenný rejstřík. V souvislosti se změnou názvu došlo také k úpravě práce se subjekty ve jmenném rejstříku.

Změny týkající se jmenného rejstříku:
- Ve jmenném rejstříku mohou být pouze subjekty, které mají vazbu na dokument nebo spis ve spisové službě. Ostatní subjekty byly ze jmenného rejstříku smazány. K dispozici vám zůstane nabídka ,,Archiv“, kde budou stále k dispozici všechny doposud pořízené subjekty.
- Subjekty, které mají vazbu na dokument nebo spis a byly dříve uživatelem smazány, se nyní zobrazují ve jmenném rejstříku jako neaktivní.
- Ke každému subjektu je nově nastaven skartační režim S/3 (maximální lhůta pro ponechání subjektu ve jmenném rejstříku) s externí událostí, která začne plynout po vyřazení poslední vazby subjektu na dokument nebo spis. V případě, že uplyne lhůta, dojde k automatickému smazání subjektu ze jmenného rejstříku. Skartační režim s datem vyřazení si můžete zobrazit v záložce „Ostatní“ v detailu subjektu.
- Nově k subjektům přibyla záložka s transakčním protokolem, kde se logují všechny změny u daného subjektu včetně nahlížení na subjekt.
- Aktivní subjekty lze ověřit v základních registrech a fyzické osoby lze ,,Přihlásit k notifikacím“ ze základních registrů a to v detailu subjektu nebo hromadně přes akci „Ztotožnit a přihlásit k notifikacím“. Je třeba mít zpřístupněnou vazbu na základní registry a v případě notifikací nastavit parametry pro stahování notifikací. S tímto vám rádi pomůžeme.
- Pro ověřování a přihlášení k notifikacím ve jmenném rejstříku je třeba mít na straně základních registrů zaregistrovanou agendu „A9145 Spisová služba“ s činnostní rolí „CR83065 Vedení jmenného rejstříku v rámci elektronického systému spisové služby“.
- Akce a nabídky dostupné pro uživatele s právem správce jmenného rejstříku (JASADR011):
  - „Zobrazit dokumenty a spisy s vazbou“ - tuto vazbu je možné zobrazit v detailu subjektu,
  - možnost změnit skartační lhůtu u subjektů,
  - slučování duplicitních subjektů,
  - nabídka ,,Údržba jmenného rejstříku“, kde je možné kontrolovat u subjektů nejen duplicity, ale i doplnit nebo opravit jejich údaje.
- Akce dostupné pro uživatele s právem editace (JASADR013):
  - u subjektu, popř. doručovací adresy, změnit příznak aktivní/neaktivní. Ty neaktivní se pak nenabízí pro výběr adresy ve spisové službě.
- Nabídka pro uživatele s právem správce spisové služby (SSLJDR011):
  - zobrazení Jmenného rejstříku v modulu Podatelna s možností oprav jednotlivých subjektů.
- V případě, že jsou ve jmenném rejstříku nalezeny duplicity, zobrazí se uživateli s právem správce nebo editace jmenného rejstříku žlutý proužek s upozorněním.
Na podatelně bylo upraveno zobrazení informace pro automaticky nespárované adresy u příchozích datových zpráv a e-mailů.
Do masky čísla jednacího/evidenčního a masky pro spisovou značku je nově umožněno vkládat i zkratku pracovního místa dle parametrů.
V případě, že posíláte dokument pro vlastní úřad, tak se nově automaticky při příjmu dokumentu na podatelně vytvoří doručenka pro vlastní úřad. Doručenka se spáruje s odeslanou zásilkou a zobrazí se u doručenek k převzetí. Doručenku si můžete vytisknout.
Ke kontaktům u právnické osoby je možné nově přidat i datovou schránku.