KEO4 1.12.14 – Spisová služba

Ke koncovým věcným skupinám se skartačním režimem přibyly nové atributy „Trvalý skartační souhlas“ a „Kontrolovat výstupní datové formáty při uzavření spisu“. Trvalý skartační souhlas umožní smazat dokumenty a spisy bez skartačního řízení. Tento atribut je možné zaškrtnout pouze pro věcné skupiny se skartačním režimem S. Používejte jej pouze v případě, že na konkrétní věcnou skupinu máte souhlas příslušného archivu. Na základě zaškrtnutí tohoto parametru se dokumenty a spisy v ukládacích jednotkách nezařazují do klasického skartačního řízení. Ve spisovně je pro ně určena nová nabídka „Skartace dle trvalého skartačního souhlasu“, kde je možné tyto dokumenty a spisy s uplynulou skartační lhůtou smazat. V případě, že chcete i přes uplatněný trvalý skartační souhlas kontrolovat výstupní datový formát, je třeba zaškrtnout „Kontrolovat výstupní datové formáty při uzavření spisu“.
Upravili jsme proces schvalování dokumentu. Dokument je možné schválit nebo v rámci schvalování zároveň vyřídit pomocí tlačítka "Schválit a vyřídit". V rámci vyřizování může schvalovatel dokument ještě upravit, převést komponenty do výstupního datového formátu či podepsat vybrané komponenty. Dokument bude vyřízen schválením. Žádost o schválení dokumentu vytvoříte v detailu vlastního dokumentu na záložce "Schválení" pomocí tlačítka „Nový".
Nově jsme přidali možnost schválení spisu. V rámci schvalování spisu lze spis buď schválit, či schválit a vyřídit, případně spis uzavřít. Spis bude vyřízen schválením spisu. Při uzavření spisu lze také provést kontrolu na výstupní datové formáty. Spis je možné schválit vždy jen jedním schvalovatelem. Žádost o schválení spisu vytvoříte v detailu spisu na záložce "Schválení" pomocí tlačítka "Nový".

Nově naleznete v detailu žádostí o schválení komponenty, dokumentu či spisu záložku "Transakční protokol", kde se logují veškeré operace v rámci procesu schvalování dané entity.
V nabídce spisů v modulu Referent si můžete do pohledu přidat sloupeček s datem nabytí právní moci. Datum je zobrazeno červeně v případě, že datum s nabytím právní moci již uplynulo a spis není uzavřený.
Uživatel s právem správce SSL (SSLJDR011) a s právem správce jmenného rejstříku (JASADR011) má k dispozici v parametrech jmenného rejstříku nabídku s parametry stahování notifikací ze základních registrů pro jmenný rejstřík.
V uzavřeném spisu přibyla nová akce „Smazat došlé kontejnery u dokumentů", která umožní smazat komponenty přijaté typu kontejner např. typu ZFO a ZIP. Smazat lze jen ty komponenty typu kontejner, které v rámci dokumentu v uzavřeném spisu obsahují ještě další komponentu ve výstupním datovém formátu.