KEO4 1.12.13 – Spisová služba

Upravili jsme proces schvalování komponent. Nově je možné hromadně schválit komponenty v záložce u vlastního dokumentu přes nabídku „Schválení“. V rámci schválení komponenty v otevřeném dokumentu lze vybrané komponenty upravit, převést do výstupního datového formátu a podepsat. U schvalovaných komponent je vždy „semafor“ se stavem žádosti. V případě, že dojde k zamítnutí schválení komponenty, je třeba, aby bylo akceptováno zamítnutí, jinak nelze daný dokument odeslat. Schválená komponenta již nelze editovat. V případě nutnosti její editace je třeba použít akci „Zrušit schválení“.
V případě, že vám bude doručena velkoobjemová datová zpráva (VoDZ), budete v rámci zaevidování dotázáni, zda chcete uložit jako komponentu i celou datovou zprávu v zfo.
Upravili jsme stornování dokumentů a spisů. Nově se používá pro Storno pojem „Znepřístupnění“. Znepřístupňovat tyto entity může pouze uživatel, který má nové právo na znepřístupnění dokumentů a spisů (SSLJDR21). Toto právo jsme nyní přidělili všem uživatelům, kteří mají právo na modul Podatelna nebo Referent. Znepřístupnit lze nově pouze dokument, který není zařazen do spisu. Znepřístupněné dokumenty se nově zobrazují kompletně včetně komponent pouze v modulu Archiv v nabídce „Znepřístupněné entity“ uživateli s právem Posuzovatel skartační operace (SSLJDR020). Jedině uživatel s tímto právem může dokument opět zpřístupnit. Běžný uživatel vidí znepřístupněný dokument bez komponent.

V případě, že máte ve společných parametrech SSL nastaveno vedení spisové služby „dle typu zásilky“ (hybridní), zobrazí se uživateli na Podatelně žlutý pruh s informací, že tento typ již není podporován a je doporučeno přejít na spisovou službu digitální (elektronickou) popřípadě analogovou (listinnou).
Na podatelně jsme upravili v číselníku automatických odpovědí vytváření a úpravu e-mailů pro zaevidování, odmítnutí a přeposlaní. Úpravu v číselníku může provádět pouze uživatel s právem správce SSL (SSLJDR011).
Nyní může uživatel s právem správce SSL (SSLJDR011) nastavit v Administraci/Databázové schéma/Spisová služba/Parametry/Napojení na spisovou službu nastavit automatické vyřizování „na vědomí“ pokladních a vnitřních dokladů v Účetnictví.
V případě, že vedete elektronickou spisovou službu, pak se nově i při konverzi dle §69a do digitální podoby u analogového dokumentu objeví dotaz na změnu formy dokumentu na digitální a opačně.
U dokumentů k vyřízení si můžete do pohledu přidat sloupeček s datumem nabytí právní moci. Datum je zobrazeno červeně v případě, že datum s nabytím právní moci již uplynulo.
Ve jmenném rejstříku k fyzické osobě přibyla nová záložka „Kvalifikovaný certifikát“, kde lze evidovat certifikát dané fyzické osoby. Do budoucna budou tyto údaje přebírány ze základních registrů v rámci ověření.