KEO4 1.12.12 – Spisová služba

Bylo zcela změněno vytváření nového spisového plánu a úpravy stávající spisového a skartačního plánu. Editace spisového a skartačního plánu nyní probíhá v rámci průvodce. Nejprve je třeba vytvořit nový návrh s tím, že lze převzít aktuálně platné věcné skupiny. Následně je možné měnit skartační režimy, spisové znaky či vytvářet úplně nové věcné skupiny. Poté je třeba napárovat věcné skupiny z aktuálně platného spisového plánu, které již nemají vazbu na nově vytvářený návrh. Tímto vás intuitivně provede průvodce. Aktivací návrhu se vytvoří nový spisový a skartační plán a původní plán se stane archivním. V aktuálním spisovém a skartačním plánu lze nyní pouze měnit název věcné skupiny, popis nebo poznámku. Podrobnější informace naleznete v dokumentaci. Také je možné se přihlásit na webinář, kde bude tato problematika blíže vysvětlena – přihlaste se na webinář KEO4 Spisová služba - Spisový a skartační plán.
Při zaevidování datové zprávy se nyní ukládá i celá datová zpráva ve formátu zfo jako samostatná komponenta. Tato komponenta se zobrazuje v rámci systémových komponent.
Při zaevidování e-mailu se nyní ukládá i celý e-mail ve formátu eml jako samostatná komponenta. Tato komponenta se zobrazuje v rámci systémových komponent.

Do společných parametrů SSL jsme přidali nové parametry pro spisový a skartační plán. Je možné nastavit minimální počet znaků pro spisový znak včetně bezvýznamových nul pro hlavní věcnou skupinu a oddělující znak mezi jednoduchými spisovými znaky.
Rozšířili jsme možnosti kontroly vícečetných záznamu ve jmenném rejstříku. Uživatel s právem na správu jmenného rejstříku (JASADR011) může definovat kritéria pro vyhodnocení vícečetných záznamů a to jak na úrovni upozornění (Kontrola vícečetných záznamů) tak na úrovni zákazu zápisu (Zápis vícečetných záznamů).
V případě, že máte ve spisovém a skartačním plánu duplicity ve spisových znacích, nepůjde vytvořit nový návrh spisového a skartačního plánu. Je třeba nejdříve duplicity opravit přes akci „Oprava duplicitních spisových znaků“. Tuto akci naleznete v detailu spisového a skartačního plánu.
V modulu Referent v detailu dokumentu byla přidána záložka „Další metadata“. V této záložce může správce SSL nastavit další údaje, které chcete u dokumentu evidovat. Lze vytvořit pro dokument nové uživatelské číselníky popř. další údaje. Následně je možné dle těchto metadat vyhledávat, nastavovat je do pohledu. Více o využití této funkcionality naleznete v dokumentaci.
Nyní se místo datumu spouštěcí události zobrazuje a doplňuje pouze rok, kdy spouštěcí událost nastala.
Přidali jsme nová vstupní pole pro šablony dopisů pro skartační lhůtu, skartační znak, spouštěcí událost a spisový znak a název věcné skupiny.
V rámci přebírání adresy z ISDS se nově přebírají i další adresní údaje dle kódu adresního místa.
Do parametrů jmenného rejstříku jsme přidali nové lhůty pro výmaz subjektů ve jmenném rejstříku.
Do tiskové sestavy transakčního protokolu byla přidána nová informace ke komponentě - hash a název použité hashovací funkce u komponenty.
Do formuláře žádostí byl přidán jednoznačný identifikátor (JID).