Trvalý skartační souhlas ve spisové službě

Trvalý skartační souhlas je definován v Zákoně 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v § 15 ods. 4., kdy příslušný archiv může na základě žádosti původce vydat trvalý skartační souhlas na jím stanovený druh dokumentů, které lze zničit i bez výběru archiválií. Nedodrží-li ovšem původce podmínky stanovené v trvalém skartačním souhlasu, příslušný archiv může trvalý skartační souhlas z moci úřední zrušit.

Žádost o trvalý skartační souhlas

Abyste mohli institut trvalého skartačního souhlasu (TSS) využít, musíte nejprve podat žádost na příslušný archiv. V žádosti je třeba uvést název „Žádost o vydání trvalého skartačního souhlasu“, adresu a kontakt na žadatele. V rámci žádosti je dále třeba vyhodnotit, pro jaké agendy a na které konkrétní věcné skupiny se bude trvalý skartační souhlas vztahovat, např. pro faktury, pokladní doklady apod. Seznam musí vycházet z aktuálně platného spisového a skartačního plánu. Žádost by měla také obsahovat jméno, příjmení, pracovní zařazení osoby odpovědné za vyřazování dokumentů.

Poskytnutí trvalého skartačního souhlasu je tedy vždy v kompetenci příslušného archivu. Není na něj právní nárok. Na rozhodování o vydání trvalého skartačního souhlasu se vztahuje Správní řád a vydává se formou rozhodnutí. Může být na dobu určitou i neurčitou. Pokud nejsou splněny podmínky, může být odebrán.

Nastavení v KEO4 Spisová služba

V případě, že již máte příslušným archivem vydaný trvalý skartační souhlas, pak můžete nově v KEO4 přidat k věcným skupinám se skartačním znakem S příznak, zda je na danou věcnou skupinu uplatněn trvalý skartační souhlas. Dokumenty a spisy s těmito věcnými skupinami se následně ve Spisovně neřeší v rámci standardního skartačního řízení, ale přes novou nabídku „Skartace dle trvalého skartačního souhlasu“.

Tento souhlas ovšem nelze brát jako obcházení standardního skartačního řízení bez posouzení archivem. Vždy musí být jednoznačné, které dokumenty je možné, v rámci tohoto souhlasu, skartovat i bez výběru archiválií. Berte vždy na vědomí, že bez souhlasu příslušného archivu, nelze trvalý skartační souhlas uplatnit.