Proč je vhodné používat program pro spisovou službu

I když organizace vede spisovou službu v listinné podobě

I v případě vedení SSL v listinné podobě musí původce zajistit příjem elektronických dokumentů a také jejich odesílání do datových schránek adresátů, pokud mají datovou schránku zřízenou.

Při této elektronické komunikaci musí zajistit úkony, které požaduje legislativa.

Které úkony to jsou?

Ověření platnosti elektronických podpisů.
§4 odst. 5 vyhl. 259/2012: Původce ověří platnost el. podpisů a časových razítek. Údaje o ověření podpisů a časových razítek zaznamená. Toto ověření je nutné opakovat po 24 hodinách a údaje o ověření znovu zaznamenat.
Povinnost uchovat digitální dokument.
Veřejnoprávní původce uloží doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, ve tvaru, ve kterém mu byl doručen, a uchová jej po dobu nejméně 3 let ode dne doručení.
Digitální dokumenty je nutné konvertovat, nestačí je vytisknout.
Vedete-li spisovou službu v listinné podobě, musíte všechny přijaté digitální dokumenty převést do listinné podoby (§6 odst.1 vyhl. 259/2012) a to pomocí konverze z moci úřední nebo konverze s ověřovací doložkou podle par. §69a zákona 499/2004 Sb.
Povinnost přednostně doručovat do datové schránky.
Při každém doručování je nutné ověřit, zda adresát má zřízenou datovou schránku a pokud ano, tak do ní doručovat.
Povinnost podepsat elektronický dokument.
Podle zákona č. 297/2016, §5: K podepisování elektronických dokumentů lze použít pouze kvalifikované elektronické podpisy a pečetě na kvalifikovaném prostředku.
Povinnost opatřit elektronický dokument časovým razítkem.
Podle zákona č. 297/2016, §11: Veřejnoprávní podepisující opatří podepsaný elektronický dokument kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem.
Potvrzení o doručení e-mailu.
Na e-mail doručený na adresu el. podatelny musí být zaslána informace o doručení. Součástí zprávy o potvrzení doručení je dle §8 vyhl. 259/2012 alespoň:
a) datum a čas doručení dokumentu s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy
b) charakteristika datové zprávy, v níž byl dokument obsažen, umožňující její identifikaci.

Se všemi těmito povinnostmi vám spisová služba může pomoci. Pokud spisovou službu nechcete používat, je třeba tyto úkony zajistit jinými prostředky.