Nová legislativa ve spisové službě

1. července nezačínají jen prázdniny, ale také nabývá účinnosti novela Vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby (vyhlášky) spolu s Národním standardem pro elektronické systémy spisových služeb (NSESSS). Není třeba podléhat panice, protože veřejnoprávní původci jsou povinni uvést výkon spisové služby do souladu se změnami vyhlášky do 31. 12. 2025. Na úpravách programu pracujeme a budeme je vydávat postupně.

Čeho se změny například dotknou?

Při příjmu analogových dokumentů nebude nutné uvádět počet svazků a v nové vyhlášce je již jednoznačně řečeno, že do počtu listů se nezahrnují přílohy. Pracovníci podatelny by nově měli zjišťovat, zda přijímaný dokument splňuje podmínky pro přijímané dokumenty vyvěšené na jejich úřední desce nebo internetových stránkách.
Změny se budou týkat také spisových a skartačních plánů. V nové vyhlášce je vypuštěn skartační znak V. To ale neznamená, že od 1. 7. 2023 nemůžete skartační znak V používat. Jak bylo zmíněno výše, je možné „jet“ podle původní vyhlášky až do 31. 12. 2025. Plánujeme změny v úpravách spisových plánů, které vám usnadní provádění úprav v nově vytvářeném spisového plánu. Změny ve spisovém a skartačním plánu a řádu je vhodné provádět ke konci časového období.
Další změnou pro původce bude povinné zařazování dokumentu do spisu. Dokument nebude moci být vyřízen, pokud nebude zařazen ve spisu. Již nyní si tuto povinnost můžete nastavit ve společných parametrech spisové služby.
Dojde i ke změnám vytváření spisů. Do typových spisů se dle novely budou vkládat spisy a jejich struktura může být oproti původní verzi rozsáhlejší. Tvorba typového spisu je ponechána na rozhodnutí veřejnoprávního původce.
Vytváření sběrných archů nebude v budoucnu závislé na nastavení v parametrech spisové služby, ale na tom, zda bude vytváření těchto spisů povolené pro konkrétní věcnou skupinu.

Atestace spisové služby

Výše uvedené změny přímo navazují na přípravu Spisové služby KEO4 k atestaci, se kterou počítáme zřejmě na přelomu roku. Průběžně vás budeme informovat na našich webových stránkách.