Jmenný rejstřík ve Spisové službě

Nová verze spisové služby přinesla významnou změnu v evidenci subjektů. Nově se evidence subjektů bude nazývat Jmenný rejstřík (dříve Adresář). Nejde jen o změnu názvu, ale podstatně se mění i pojetí práce se subjekty. Hlavním důvodem pro změnu jsou legislativní požadavky vycházející ze zákona o archivnictví a spisové službě, vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby, NSESSS (Národní standard pro elektronický systém spisové služby) a jejich novel.

Ve jmenném rejstříku mohou být evidovány pouze subjekty, které mají vazbu na dokument nebo spis. Subjekty, které takovou vazbu nemají, automaticky odsuneme do Archivu a v některé z dalších aktualizací tyto záznamy odstraníme.

Vedení jmenného rejstříku

Je třeba dbát na správné vedení údajů ve Jmenném rejstříku. Udržovat údaje platné a nevytvářet duplicity. K udržování aktuálních dat pro záznamy o fyzických osobách můžete nově využít notifikace ze základních registrů (ROB). Pro notifikace se využívá agenda „A9145 Spisová služba“, kterou je nutné mít přihlášenou v RPP a povolenou k certifikátu v RAZR. Právnické a fyzické podnikající osoby ověříte v registru osob (ROS). V budoucnu plánujeme využívat notifikace i z tohoto registru. Duplicity omezíte tím, že v parametrech Jmenného rejstříku nastavíte zákaz zápisu duplicitních subjektů. Pro ošetření již vzniklých duplicit má správce jmenného rejstříku možnost sloučit duplicitní subjekty.

Další podrobnosti ke jmennému rejstříku naleznete v novinkách a v dokumentaci KEO4.