<< Zobrazit obsah >> Navigace:  »Žádné kapitoly před« Dokumenty přijaté k vyřízení

Seznam dokumentů, které referent převzal z podatelny nebo od jiného referenta k vyřízení.

Při vstupu do nabídky jsou zobrazené všechny nevyřízené přijaté dokumenty. Jejich množství lze omezit pomocí filtru - zadáním data (nebo intervalu dat) v poli Vytvořeno.

Pro vyhledávání jsou zde k dispozici filtry Věc, JID, Čj./Spis. značka a Odesílatel/adresát.

 

Tlačítkem Detail nebo dvojklikem se otevře formulář detailu přijatého dokumentu.

V něm je možné doplnit nebo změnit některé údaje, např. Věc, Popis, Poznámka, Umístění, Č.j. původní, Spis. značka původní, Ze dne, Datum požadovaného vyřízení a hlavně doplnit věcnou skupinu či vložit dokument do spisu, případně typového spisu (pokud je používání typových spisů v parametrech povoleno).

 

Přijatý dokument je možné v detailu dokumentu:

•vyřídit - tl. Vyřídit

•předat jinému uživateli - tl. Předat,

•zpřístupnit vybranému uživateli k nahlížení - tl. K nahlédnutí,

•vyvěsit na úřední desce, resp. vytvořit žádost o vyvěšení na úřední desce - tl. Akce - Žádost o vyvěšení na úřední desce,

•Znepřístupnit (pouze analogové dokumenty, které ještě nemají č.j.) - tl. Akce - Znepřístupnění (storno),

•nastavit jako ztracený / zničený (pouze analogové dokumenty) - tl. Akce - Zničení/ztráta,

•lze z něj založit nový spis (a do tohoto spisu jej vložit) - tl. Akce - Založit spis,

•lze z něj vytvořit kopii (pomocí tlačítka Akce - Vytvořit kopii v detailu přijatého dokumentu). Kopie dostane nové číslo jednací.

•je možné zobrazit přiložený soubor (komponentu), a to na záložce Komponenty, kliknutím na ikonku kancelářské sponky,

•komponenty, které nejsou ve výstupním datovém formátu, je možné převést do formátu PDF/A s doložkou opatřenou elektronickým podpisem a časovým razítkem dle §69a zákona č. 499/2004 Sb. - tl. Konverze do PDF/A - volba Konverze do PDF/A s doložkou.

•pokud má dokument doručený datovou zprávou nebo e-mailem více než jednu komponentu, je možné jej rozdělit na více dokumentů - tl. Rozdělit dokument,

•ve formuláři přijatého dokumentu lze vytisknout jeho detail, a to buď samotný nebo včetně transakčního protokolu anebo lze vytisknout štítky dokumentu (např. s čárovým kódem) - tl. Tisk - volby Tisk detailu dokumentu, Tisk detailu dokumentu s transakčním protokolem a Štítky.

 

Nad seznamem přijatých dokumentů jsou k dispozici tyto akce:

•Jednotlivě vyřídit dokument na vědomí – tl. Vyřídit na vědomí - poté je potřeba vyplnit datum vyřízení dokumentu (při najetí kurzorem myši na kolonku data vyřízení se zobrazí minimální datum vyřízení.

•předat jinému uživateli - tl. Předat,

•ve speciálních případech i zde, v modulu Referent, je možné zaevidovat do spisové služby přijatý dokument - tl. Zaevidovat přijatý dokument,

•Hromadně doplnit věcnou skupinu - tl. Akce - Přiřadit věcnou skupinu.Věcnou skupinou je možné též upravit přímo na daném řádku - klikněte do něj a editujte.

•Hromadně doplnit nebo změnit druh dokumentu - tl. Akce - Přiřadit druh dokumentu. Druh dokumentu je možné též upravit přímo na daném řádku – klikněte do něj a editujte.

•Hromadně zařadit do spisu - tl. Akce - Zařadit do spisu. Poté lze zařadit do existujícího spisu, nebo vytvořit nový spis pomocí tl. Nový.

•Hromadně lze dát k nahlédnutí konkrétnímu pracovnímu místu/organizační jednotce - tl. K nahlédnutí,

• tlačítko Tisk s těmito možnostmi hromadného tisku:

- Vytisknout komponenty - přímý tisk komponent,

- Štítky s podacím razítkem - tisk štítků v podobě podacího razítka,

- Štítky s čárovým kódem - tisk štítků dokumentu s čárovým kódem.

 

 

V detailu dokumentu jsou ve spodní části záložky s mnoha dalšími informacemi a možnostmi.

 

Záložka Komponenty:

Přehled všech příloh (komponent) daného přijatého dokumentu.

Kromě možnosti zobrazení komponenty (pomocí tlačítka s ikonkou sponky) anebo dvojkliku na dané komponentě jsou na této záložce tlačítka umožnující různé akce.

•Tlačítko Konverze        

- Konverze z moci úřední do elektronické podoby (Konverze LE) - v případě analogového dokumentu je možné na komponentě provést autorizovanou konverzi z listinné do elektronické podoby.  

•Tlačítko Elektronický obraz (prostý sken)- možnost vytvořit elektronický obraz komponenty (u analogového dokumentu).

•Tlačítko Akce

- Export komponent - komponenty digitálního dokumentu je možné vyexportovat a uložit na disk počítače (jednotlivě i hromadně).

- Vytisknout komponenty - komponenty je možné vytisknout (jednotlivě i hromadně), a to bez nutnosti je nejdříve zobrazit.

- Ověřit datový formát - proběhne ověření datového formátu komponenty. Informace o identifikaci datového formátu dle databáze PRONOM, kterou spravuje Národní Archiv Velké Británie, jsou k dispozici v detailu komponenty, na záložce Datový formát. Na základě této identifikace provádíme validaci PDF/A formátu dle pdfVERA, který vznikl za podpory Evropské komise.

- Ověřit el. podpis u PDF souborů - ověření el. podpisů probíhá automaticky na podatelně (ihned při zaevidování DZ a následně znovu po 24 hodinách, z důvodu možného zneplatnění podpisového certifikátu), ale zde je další možnost provést toto ověření. Informace o ověření elektronického podpisu jsou k dispozici v detailu komponenty, na záložce Ověření podpisu.

- Rozbalit kontejner - tato akce nahrazuje původní akci Rozbalit ZFO/FO a umožní rozbalit kontejnery nejen typu ZFO/FO, ale i další typy, jako je EML, ASiC, ISDOCKX, ZIP a PDF/A3. Po rozbalení se u dokumentu vytvoří nové komponenty. Původní kontejner zůstane zachován jako jedna z komponent.

 

Záložka Zásilky

Údaje zásilky, jejímž prostřednictvím byl dokument doručen.

 

Záložka Ztvárnění

Pomocí tlačítka Nový je možné vytvořit nové ztvárnění dokumentu (ztvárnění do výstupního datového formátu).

 

Záložka Související subjekty

K dokumentu je možné přidat související subjekty - tedy subjekty, které jsou např. v dokumentu zmíněny. Standardně jsou na této záložce automaticky zobrazené subjekty ze zásilek.

 

Záložka Křížové odkazy

K dokumentu lze přidat křížové odkazy na související dokumenty nebo spisy.

 

Záložka Vyřízení

Informace o způsobu vyřízení dokumentu.

Je zde možné připojit "Vyřizující záznam", doplnit Obsah a Odůvodnění vyřízení anebo údaje o Nabytí právní moci a související právní normě. Vyplněný datum nabytí právní moci rozhodnutí program kontroluje a v případě, že dojde k jeho vypršení se zobrazí uživateli červeně, pokud je přidán sloupeček  "Datum nabytí právní moci" v nabídce přijatých dokumentů.

 

Záložka Skartační řízení

U přijatého nevyřízeného dokumentu zde nejsou žádné informace. Po vyřízení se zde zobrazí Datum spouštěcí události, Skartační lhůta od roku a Skartační řízení.

 

Záložka Ostatní

Možnost doplnit Klíčová slova nebo Bezpečnostní kategorii.

Dále se zde vyplní údaje Pořadové číslo, čpd (číslo z podacího deníku) a Čítač masky čísla jednacího.

 

Záložka Úřední deska

Záznamy o případném vyvěšení dokumentu na úřední desce.

Je zde možné použít tlačítko Tisk s nabídkami:

Detail vyvěšení

Detail vyvěšení včetně času

Vytisknout komponenty

 

Záložka Pracovní soubory

Tlačítkem Nový anebo Import souborů je zde možné připojit tzv. pracovní soubory, což jsou pouze pomocné soubory, nikoli komponenty dokumentu. Pracovní soubory může kromě vlastníka vložit i nahlížející do dokumentu. Pracovní soubory je možné editovat.

Tlačítkem Export souborů je možné je naopak uložit mimo spisovou službu.

Mohou se i vytisknout - tlačítkem Vytisknout soubory.

 

Záložka Transakční protokol

Jsou zde uvedeny všechny operace (změny) na dokumentu přijatém.

 

Záložka Externí aplikace

Tato nabídka je dostupná pouze na "Development" prostředí a jsou zde zapsaná data z externí aplikace. Možnost zrušit vazbu do externí aplikace pomocí tl. Zrušit vazbu do externí aplikace.

 

V případě, že jsou vytvořené další metadata v číselníku Entity, lze je vyplnit v detailu dokumentu na záložce Další metadata. Následně je možné dle těchto metadat vyhledávat, nastavovat do pohledu.