Typový spis je spis, který se člení na součásti a ty dále na díly. Stejně jako ve spisu obecně jsou v něm organizovány dokumenty vztahující se ke stejnému předmětu (věci).
Definice typového spisu dle NSESSS
Typový spis je soubor dokumentů s předem stanovenou strukturou, členěný na věcné, podle obsahu stanovené součásti, které jsou dále členěny na díly, do kterých se zatřiďují dokumenty nebo vkládají křížové odkazy na spisy. Typový spis se týká jedné nebo více agend. Základním odlišujícím znakem typových spisů je skutečnost, že příslušný typový spis je vždy výsledkem stejnorodých opakujících se procesů (například stavební spisy budov, zdravotnická dokumentace, personální spisy), má obdobný obsah nebo strukturu.
K dalším znakům typových spisů patří skutečnost, že:
a) mají předvídatelnou strukturu svého obsahu,
| b) | jsou početné, |
| c) | používají se a jsou spravovány v rámci známého a předem stanoveného procesu, |
| d) | jejich označení názvem nemá vazbu na evidenci dokumentů, |
e) jsou vedeny dlouhodobě.
•Každý typový spis obsahuje jednu nebo více součástí,
•každá součást obsahuje jeden nebo více dílů,
•díly různých součástí jsou vytvářeny nezávisle.
Základní vlastnosti typového spisu jsou:
•Typový spis se vztahuje k jedné agendě vyjádřené konkrétní věcnou skupinou v rámci spisového plánu; tato agenda je výsledkem předem stanoveného procesu vyřizování nebo ukládání (např. spisy živnostníků u živnostenského úřadu, spisy týkající se jednotlivých mezinárodních organizací v agendě ministerstva, daňový spis dle daňového řádu apod.).
•Označení typového spisu není vázáno na evidenci dokumentů, která zde nehraje roli identifikace – tu přebírá název.
•Název se vytváří u všech typových spisů v rámci stejné věcné skupiny jednotným způsobem a je reprezentován jménem, číselným nebo alfanumerickým označením (např. název organizace; jméno, příjmení a datum narození fyzické osoby; identifikační číslo organizace; číslo popisné stavby, číslo projektu).
•Předem se předpokládá členění na součásti a toto členění je žádoucí z hlediska četnosti do nich (resp. do jejich dílů) vkládaných dokumentů nebo křížových odkazů (např. v agendě mezinárodních organizací se jedná o součásti „zasedání řídícího orgánu”, „pracovní komise”, „výroční zprávy”, „vysílání zástupců”, „placení příspěvků”; u stavebního spisu objektu např. „územní řízení”, „stavební dokumentace”, „stavební řízení”, „kolaudace”); členění však není nutnou podmínkou existence typového spisu (může existovat jen jedna součást).
•Součásti jsou pojmenovány shodně ve všech typových spisech příslušné věcné skupiny.
•Vnitřní strukturu typového spisu (rozdělení na součásti) lze předem stanovit (určit, že v dané agendě reprezentované věcnou skupinou budou vytvářeny typové spisy) a součásti pojmenovat, což se projeví i ve spisovém a skartačním plánu.
Součást
Součást je logická část typového spisu. Každá součást je pojmenována a použita prostřednictvím jejího dílu k uložení stanoveného druhu nebo stanovených okruhů dokumentů, jako jsou například „pracovní skupina WP1” nebo „daňová přiznání”. Každý typový spis obsahuje alespoň jednu součást.
Díl
Pomocí dílu jsou členěny součásti v typových spisech. Díly slouží k zajištění účelné správy rozsáhlých spisů pomocí zpracovatelsky přehledných manipulačních jednotek a jsou vytvářeny mechanicky dle časového rozpětí, nikoli obsahově logicky. Do dílů se ukládají dokumenty nebo prostřednictvím křížových odkazů spisy. Celý díl je předmětem uzavření (např. po uplynutí stanovené doby). Díl lze uzavřít i v případě, že typový spis nebo jeho součást, do kterých patří, zůstává dlouhodobě otevřen. K dokumentům v dílu lze přistupovat bez ohledu na to, zda je díl otevřený nebo uzavřený. Každá součást musí obsahovat alespoň jeden díl. Spisy je možné zařadit do dílu (a tedy do typového spisu) pouze prostřednictvím pevných křížových odkazů. Díl je zařazován do výběru archiválií jako celek.
Typové spisy, součásti a díly
V řadě případů může být spis veden dlouhodobě (i desítky let), slouží pro shromáždění dokumentů „ve věci” a často je vnitřně strukturován. Přitom přírůstková evidence dokumentů (čísla jednací) je pro něj zcela podružná a postupně ztrácí i svůj význam pro odkazování. Takovýto spis se nazývá typový spisem. Je to soubor dokumentů a spisů v rámci konkrétní věcné skupiny s předem stanovenou strukturou, členěný na věcné, podle obsahu stanovené části nazývané součásti, které jsou dále členěny na díly (na základě rozsahu – fakticky manipulační jednotky). Dokumenty jsou vkládány do dílů v rámci jednotlivých součástí typového spisu. Stejným způsobem jsou do typového spisu vkládány i pevné křížové odkazy na spisy.
Dokumenty a spisy vložené přímo do věcné skupiny nelze dělit podle dalšího (a pro ukládání podstatného) kritéria – tím je věc, z níž vychází i označení typového spisu, např. konkrétní fyzická nebo právnická osoba. Bez použití typového spisu by všechny dokumenty a spisy všech zmíněných osob byly bez vzájemných vazeb v dané věcné skupině pohromadě. Spis, který není typovým spisem, navíc nelze vnitřně členit a jeho označení zpravidla vychází z přírůstkové evidence dokumentů, takže přiřazení ke zmíněné osobě nemusí být vždy jednoznačné. Vzhledem k početnosti subjektů (např. uvedených osob) není vždy ani možné pro každý předem vytvořit vlastní věcnou skupinu (spisový a skartační plán by byl pro svoji rozsáhlost a nutnost časté aktualizace nepoužitelný).
Administrace typových spisů v KEO4
Používání typových spisů ve Spisové službě KEO4 musí nejdříve správce SSL povolit ve společných parametrech SSL. Je třeba zaškrtnout check box Povolit typové spisy.
V dalším kroku je třeba vytvořit v rámci Spisového a skartačního plánu šablony pro typové spisy.
To může provádět pouze uživatel, který má přiřazeno právo na správu typových spisů. Ten může zakládat, upravovat a mazat šablony pro typové spisy. Běžný uživatel je pak může použít pro založení typového spisu v modulu Referent.
Pozor - jestliže budete vytvářet šablony pro typové spisy, pak měníte i spisový a skartační plán celé organizace!
Vytvoření šablon (věcných skupin) pro typové spisy
1. V modulu Referent - nabídka Spisový a skartační plán - tlačítko Nový.
Pro založení nové nadřízené věcné skupiny je třeba stát na prvním řádku spisového a skartačního plánu - viz kap. Spisový a skartační plán - Pořízení nové věcné skupiny.
Nabídnou se dlaždice s výběrem obsahu nové věcné skupiny:
Je třeba vybrat dlaždici Typový spis.
2. Zobrazí se formulář pro vytvoření nové věcné skupiny, obsah věcné skupiny je již nastaven na "Typový spis":
Ve formuláři je třeba vyplnit Název věcné skupiny a zadat hodnotu Jednoduchého spisového znaku. Stiskne se tlačítko Uložit a zavřít.
3. V dalším kroku se pořídí součásti typového spisu - uživatel musí stát na právě pořízené nadřízené věcné skupině a stiskne tl. Nový.
Zobrazí se formulář pro pořízení nové součásti:
Obsah věcné skupiny je automaticky nastaven na "Součásti".
Je nutné zadat Název věcné skupiny, Jednoduchý spisový znak a vybrat Skartační režim (pomocí tlačítka se třemi tečkami).
Na záložce Uzavírání dílu se může nastavit podmínka, za jaké se díl typového spisu automaticky uzavře (po určitém počtu let, po dosažení určitého počtu vložených dokumentů nebo při konci časového období). Automatické uzavírání je vhodné nastavit např. pro typový spis založený pro výpisy z Czech POINTu.
Pořízení se ukončí tlačítkem Uložit a zavřít.
Příklad šablony typového spisu ve spisovém a skartačním plánu:
Práce s typovými spisy
Ve stromové nabídce Typové spisy má referent dvě podnabídky - seznam typových spisů a seznam součástí všech typových spisů.
V seznamu typových spisů je plocha rozdělena na horní přehled dostupných typových spisů a spodní seznam součástí aktuálně vybraného typového spisu.
V seznamu typových spisů je možné vyhledávat pomocí rychlých filtrů: Vytvořeno, Název, JID, Věcná skupina.
Nad seznamem typových spisů jsou k dispozici tlačítka:
Smazat
Filtr
| Nastavit přístup | - možnost zpřístupnění typového spisu jiným uživatelům. |
Uživatel si může zobrazit detail jak typového spisu, tak detaily jednotlivých součástí.
| 1) | Detail typového spisu (v horní části plochy): |
•Záložky v detailu typového spisu:
| Součásti | - přehled součástí daného typového spisu. |
| Ostatní | - možnost zadání klíčových slov a výběru bezpečnostní kategorie. |
| Transakční protokol | - standardní výpis transakcí u daného typového spisu. |
•Tlačítka v detailu typového spisu:
| Nastavit přístup | - možnost zpřístupnění typového spisu jiným uživatelům. |
| Předat | - možnost předat typový spis jinému zpracovateli. |
| Uzavřít typový spis | - uzavření typového spisu (uzavřený typový spis je následně možné předat do spisovny). |
| Tisk | - tisk detailu typového spisu. |
| Zrušit uzavření | - uzavřený spis je možné opět otevřít. |
| 2) | Detail součásti typového spisu (ve spodní části plochy) |
•Záložky v detailu součásti typového spisu:
| Dokumenty | - dokumenty vložené do aktuálně otevřeného dílu dané součásti. Součástí záložky Dokumenty jsou tlačítka Detail, Filtr, Vyjmout ze spisu, Vložit dokumenty a K nahlédnutí. |
| Komponenty | - u součásti typového spisu se zobrazují všechny komponenty z aktuálně otevřeného dílu. Na záložce komponent jsou k dispozici tlačítka: Vytisknout komponenty, Export komponent, Ověřit datový formát, Ověřit el. podpis u PDF souborů, Konverze do PDF/A - Konverze do PDF/A s doložkou a Konverze do PDF/A pro vlastní dokumenty bez doložky. |
| Díly | - přehled dílů dané součásti. Součástí záložky je také tlačítko Uzavřít díl - slouží k uzavření dílu. |
| Křížové odkazy | - přehled křížových odkazů, tlačítkem Nový je možné křížový odkaz pořídit. |
| Ostatní | - možnost nastavit podmínku, za jaké se díl typového spisu automaticky uzavře (po určitém počtu let, po dosažení určitého počtu vložených dokumentů nebo při konci časového období) nebo zvolit neuzavírání spisu automaticky. |
| Transakční protokol | - standardní zobrazení transakcí provedených u dané součásti. |
•Tlačítka v detailu součásti typového spisu:
| Uzavřít součásti | - uzavření součásti. |
| Zrušit uzavření | - uzavřenou součást lze opět otevřít. |
| Tisk | - tiskové výstupy: Tisk detailu součásti |
| Tisk detailu součásti s transakčním protokolem |
Obsah dílu
Obsah dílu s přílohami
Obsah dílu s adresami
Obsah dílu s přílohami a adresami
Šablony součástí.
Založení nového typového spisu
Nový typový spis může založit pouze uživatel s oprávněním pro správu typových spisů.
Použije tlačítko Nový v nabídce Typový spis.
Je vyzván k výběru Věcné skupiny a zadání Názvu typového spisu (a spisové značky). Na výběr má pouze věcné skupiny, u kterých bylo ve spisovém a skartační plánu nastaveno, že jsou určeny pro typové spisy.
Na základě vybrané věcné skupiny se vytvoří typový spis, včetně součástí a otevřeného dílu u každé součásti. Ve formuláři právě založeného typového spisu je možné změnit věcnou skupinu nebo spisovou značku.
Ve spodní části formuláře jsou zobrazeny automaticky vytvořené součásti spisu. Mají nastavenou věcnou skupinu, spisový znak a skartační režim dle šablony ve spisovém a skartační plánu. Název vychází z věcné skupiny, lze ho také přepsat.
Každá součást automaticky obsahuje otevřený díl.
Tlačítkem Nastavit přístup se umožní dalším uživatelům, aby mohli vkládat své dokumenty či vkládat pevné křížové odkazy ke spisům u jednotlivých otevřených dílů.
Tlačítkem Předat je možné typový spis předat jinému pracovníkovi - ten tím získá přístup i k součásti daného spisu.
Vkládání dokumentů do typového spisu
Dokument se vkládá do součásti typového spisu (resp. do aktuálně otevřeného dílu).
Do typového spisu lze vkládat pouze dokumenty. Spisy lze "vložit" pouze prostřednictvím pevných křížových odkazů.
Dokument nesmí být již vložen do běžného spisu nebo ukládací jednotky.
a) Vložení dokumentu z detailu dokumentu
Pomocí tlačítka se třemi tečkami vedle údaje Součást. Je možné zde využít našeptávač.
K vložení se nabídnou součásti, které splňují tyto podmínky:
•součást musí být otevřená,
•musí obsahovat otevřený díl - do něj se daný dokument vkládá,
•uživatel je jejich vlastníkem, zpracovatelem nebo má k součásti přístup.
Stejně jako u běžného spisu při vkládání dokumentu probíhá kontrola na křížové odkazy a je nutné vložit do stejného dílu vždy všechny dokumenty s pevnou křížovou vazbou (např. odpověď).
Vložený dokument získá věcnou skupinu dle dané součásti.
b) Vložení dokumentu z detailu součásti (i hromadně)
Tlačítkem Vložit dokumenty.
Zobrazí se nabídka dokumentů, které lze do spisu vložit. Přednostně se zobrazují dokumenty s nevyplněnou (prázdnou) věcnou skupinou za poslední rok. Lze ale zobrazit všechny dokumenty, a to zrušením přednastaveného filtru. Vybrané dokumenty po vložení získají věcnou skupinu dle dané součásti typového spisu.
Vyjmutí dokumentu z typového spisu
•Dokument lze z typového spisu vyjmout ve formuláři detailu součásti, záložka Dokumenty, tlačítko Vyjmout ze spisu. Uživatel je následně vyzván k výběru nové věcné skupiny.
•Nebo lze použít v detailu dokumentu tlačítko Akce - Vyjmout ze spisu.
•Dokument nelze vyjmout, pokud je v uzavřeném dílu.
Uzavření dílu typového spisu
Díly typových spisů se mohou uzavírat automaticky, pokud jejich věcná skupina má automatické uzavírání nastaveno - viz odst. Vytvoření šablon pro typové spisy.
V opačném případě je třeba díly uzavírat ručně, a to v detailu součásti, na záložce Díly - tlačítko Uzavřít díl. Díl nejde uzavřít, pokud je v něm nevyřízený dokument.
Pokud se díl uzavře (ať už ručně nebo automaticky), automaticky se vytvoří nový otevřený díl.
Uzavření součásti typového spisu
Tlačítko Uzavřít součást v detailu součásti.
Pokud součást obsahuje díl, ve kterém je nevyřízený dokument, tento dokument se uzavřením součásti vyřídí - bude "vyřízen spisem".
Pokud se uzavře součást, nové díly se nevytváří - nelze přidávat nové dokumenty.
Uzavřenou součást je možné znovu otevřít - tlačítkem Zrušit uzavření.
Uzavření typového spisu
V detailu typového spisu - tlačítko Uzavřít typový spis.
Pokud dojde k uzavření typového spisu, uzavřou se všechny součásti, resp. díly.
Přitom probíhají kontroly:
- vyřídí se nevyřízené dokumenty spisem (stejně jako u klasického spisu nesmí mít neodeslané zásilky),
- kontrola na uzavřené spisy, které jsou spojené pevnými křížovými vazbami.
Tisk obsahu dílu
V detailu součásti je možné pomocí tlačítka Tisk vytisknout sestavy:
Obsah dílu
Obsah dílu s přílohami
Obsah dílu s adresami
Obsah dílu s přílohami a adresami
Šablony součástí
V každé sestavě je vygenerovaný JID dílu zobrazen i pomocí čárového kódu.