<< Zobrazit obsah >> Navigace:  »Žádné kapitoly před« Spisy

Spis spojuje dokumenty v téže věci a představuje vazbu mezi dokumenty. Spis zahrnuje iniciační dokument, další dokumenty a vazby mezi spisy.

Spisy je možné vytvářet buď spojováním dokumentů = priorací anebo pomocí sběrného archu. Možnost vytvářet spisy formou sběrného archu je třeba nastavit ve společných parametrech SSL - zde se musí vybrat volba "Číslo jednací může přidělit až referent" a zároveň zaškrtnout "Povolit sběrný arch".

Spis je vždy evidován pod spisovou značkou.

Typy spisů

•Priorovaný spis

Do priorovaného spisu se vkládají dokumenty patřící k téže věci, ale mohou mít různá čísla jednací.

•Sběrný arch

Dokumenty vložené do sběrného archu získávají čísla jednací automaticky dle spisové značky spisu a součástí č.j. je číslo určující pořadí dokumentu ve sběrném archu.

•Typový spis

 

V nabídce Spisy má uživatel seznam všech spisů, u kterých je vlastníkem nebo zpracovatelem. Pokud zruší zaškrtnutí políčka Moje spisy, zobrazí se navíc všechny spisy, které mu byly zpřístupněny jinými uživateli.

Při vstupu do nabídky jsou zde zobrazeny všechny spisy vytvořené v období posledního roku. Období lze změnit zadáním data (nebo intervalu dat) v poli Vytvořeno.

Ve výchozím nastavení se zobrazují spisy ve stavu "otevřený" nebo "vyřízený". Uživatel si může výběr zobrazených spisů změnit pomocí rychlého filtru Stav (otevřený/vyřízený, otevřený, vyřízený, uzavřený, znepřístupněný, uložený ve spisovně).

Dále lze mezi spisy vyhledávat pomocí rychlých filtrů Název, Spisová značka, JID, Věcná skupina.

Spisy, které byly předány do spisovny, jsou v seznamu šedým písmem (kurzívou). Pomocí zaškrtávátka Spisy bez spisovny lze ze zobrazení tyto spisy vyřadit.

Zaškrtnutím políčka Oblíbené je možné vyfiltrovat spisy, které byly označeny jako oblíbené, tedy nejčastěji používané.

Zaškrtnutím políčka Externí aplikace se zobrazí spisy ve výhradní správě externí aplikace, např. ve správě VITA nebo jiné externí aplikace.

Do pohledu si můžete přidat sloupeček s datem nabytí právní moci. Datum je zobrazeno červeně v případě, že datum s nabytím právní moci již uplynulo a spis není uzavřený.

 

Nad seznamem spisů jsou k dispozici tlačítka:

Další akce

- Smazat došlé kontejnery u dokumentů - V uzavřeném spisu lze pomocí akce Smazat došlé kontejnery u dokumentů, smazat přijaté kontejnery např. typu ZFO a ZIP. Smazat lze jen ty kontejnery, které v rámci dokumentu obsahují ještě další komponentu ve výstupním datovém formátu.

 

Přístup ke spisu můžete nastavovat buď jednotlivě v detailu spisu, nebo hromadně. Pro hromadné nastavení si nejprve zaškrtněte spisy, kterým chcete hromadně práva přidat a stiskněte tlačítko Nastavit přístup. Vyberte pracovní místa (příp. celou organizační jednotku), tedy komu chcete přístup pro zaškrtnuté spisy nastavit.

Pokud zaškrtnuté spisy nějaké přístupy již mají přiřazeny, nejdříve se zruší všechny přístupy zaškrtnutým spisům a přidají se přístupy, které jste vybrali v průvodci (pracovní místa/organizační jednotky).

 

Formulář detailu spisu

V detailu spisu jsou k dispozici veškeré údaje o spisu - viz kap. Nový spis.

Kromě toho může uživatel použít tlačítka:

                                 - Postoupením - viz kap. Vyřízení spisu

                                 - Záznamem na dokumentu - viz kap. Vyřízení spisu

 - Jiným způsobem - viz kap. Vyřízení spisu

- Zrušit vyřízení a otevřít - pouze u vyřízených a uzavřených spisů. Vyřízený spis se vrátí do stavu "otevřený", uzavřený spis je možné v nutných případech touto volbou rovnou otevřít.

- Uzavřít - uzavření spisu - je možné pouze u vyřízených spisů. Do uzavřeného spisu již nelze vkládat další dokumenty. Uzavřený spis lze zařadit do spisovny.

- Zrušit uzavření - pouze u uzavřených spisů - návrat do stavu "vyřízený".

- Ztvárnění spisu - ztvárněním spisu se získá vlastní otevřený dokument, který obsahuje informace o spisu, včetně všech dokumentů a jejich komponent. Toho lze využít v případě, že je potřeba celý spis někomu odeslat.

- Kopie spisu - vytvoří se předvyplněná kopie daného spisu – je potřeba vybrat masku (pokud jich máte k dispozici více)

- Smazat došlé kontejnery u dokumentů - V uzavřeném spisu lze pomocí akce Smazat došlé kontejnery u dokumentů, smazat přijaté kontejnery např. typu ZFO a ZIP. Smazat lze jen ty kontejnery, které v rámci dokumentu obsahují ještě další komponentu ve výstupním datovém formátu.

 

Obsah spisu - sestava soupisu dokumentů vložených do daného spisu.

Obsah spisu s vlastníkem dokumentu - sestava soupisu dokumentů vložených do daného spisu, včetně vlastníka dokumentu.

Obsah spisu s přílohami - sestava soupisu dokumentů ve spisu, včetně seznamu jejich příloh.

Obsah spisu s adresou - sestava seznamu vložených dokumentů s uvedením adres odesílatelů/adresátů. Zobrazuje se i forma vložených dokumentů (digitální/analogová)

Obsah spisu s přílohami a adresou - sestava seznamu vložených dokumentů, včetně jejich příloh, s uvedením adres odesílatelů/adresátů.

Šablony spisů (obálka spisu, obálka spisu s QR kódem, obálka spisu s přístupy).

Přístup ke spisu můžete nastavovat buď jednotlivě v detailu spisu, nebo hromadně (hromadné nastavení je popsáno výše).

V pravé části obrazovky je vidět, jaké přístupy ke spisu jsou nastaveny z minula a v levé části vyberte pracovní místa (příp. celou organizační jednotku), tedy komu chcete přístup do spisu nastavit nově.

Program provede kontrolu všech komponent vložených digitálních dokumentů - jestli jsou ve výstupním datovém formátu. Jsou-li nalezeny komponenty, které nejsou v tomto formátu, nabídne jejich přehled a pomocí tlačítka Provést konverzi je možné vybrané komponenty převést do formátu PDF/A - buď s doložkou opatřenou elektronickým podpisem a časovým razítkem dle § 64a zákona č. 499/2004 Sb. nebo bez doložky (v případě vlastních dokumentů).

Po úspěšné konverzi se založí nová ztvárnění vložených dokumentů s komponentami ve výstupním datovém formátu (buď s ověřovací doložkou nebo bez - v souladu s vybranou variantou), název ztvárnění bude Konverze EE + název komponenty, důvod konverze bude "Převedení do výstupního datového formátu". Tato nová ztvárnění se zobrazí na záložce Ztvárnění v detailu příslušného dokumentu. Ztvárnění lze v případě potřeby smazat - tl. Smazat - musí se zadat důvod smazání.

 

•Záložka Dokumenty

Seznam dokumentů vložených do spisu.

V seznamu vložených dokumentů mohou být některé dokumenty tučným písmem - jedná se buď o zakládající dokument nebo dokument vyřizující - tato informace je uvedena ve volitelném sloupci Pozn. ke spisu.

Na záložce Dokumenty jsou k dispozici tlačítka:

- Nový,

- Detail,  

- Vyřizující dokument,

- Vyjmout ze spisu,

- Vyřadit - vloženo omylem,

- Vložit dokument,

- Přeřadit.

Pokud si zobrazíte detail dokumentu v již uzavřeném spisu je umožněno pouze vygenerovat tiskovou sestavu Tisk detailu dokumentu, Tisk detailu dokumentu s transakčním protokolem či zobrazit Detail komponenty daného dokumentu.

 

Nový dokument

Ze spisu je možné rovnou vytvořit nový vlastní dokument. Stačí použít v záložce Dokumenty tlačítko Nový. V dokumentu je předvyplněna věcná skupina, skartační znak/lhůta, spis. Vyplnit je potřeba věc, formu dokumentu, vložit komponenty, případně založit zásilku či dokument vyřídit nebo předat ke zpracování jinému uživateli. Pokud chcete odeslat dokument  -  tlačítkem Odeslat se předá na výpravnu. Pokud chcete dokument vyřídit - tlačítkem Vyřídit, vyberete způsob vyřízení a dokument vyřídíte. Pokud chcete dokument předat - tlačítkem Předat předáte jinému uživateli ke zpracování.

Vyřizující dokument

Nad seznamem vložených dokumentů se nachází i tlačítko Vyřizující dokument. Tímto tlačítkem lze označit dokument, kterým má být spis vyřízen. Při následném použití tlačítka Vyřídit a uzavřít - volba Vyřídit - Dokumentem bude spis vyřízen tímto vybraným dokumentem. Toto označení lze zrušit - tlačítkem Zrušit příznak "Vyřizující dokument".

Je možné zrušit i vyřízení spisu - tlačítkem Vyřídit a uzavřít - volba Zrušit vyřízení - po této akci se také zruší vyřizujícímu dokumentu označení "vyřizující".

Vyjmutí ze spisu

Dokument lze ze spisu vyjmout tlačítkem Vyjmout ze spisu. Při použití této možnosti zůstává ve spisu záznam o vložení a následném vyjmutí dokumentu ze spisu - takový dokument je pak v seznamu kurzívou a světlejším písmem.

Pokud spis obsahuje více dokumentů, nelze vyřadit zakládající (iniciační) dokument.

Pokud obsahuje pouze zakládající dokument, tento dokument je možné vyjmout, ale zároveň s jeho vyjmutím bude spis znepřístupněn.

Vyřazení dokumentu vloženého do spisu omylem

Pokud byl dokument do spisu vložen omylem a nemá po něm zůstat ve spisu "stopa", lze použít tlačítko Vyřadit - vloženo omylem. Dokument bude ze spisu vyjmut, ze seznamu vložených dokumentů zcela zmizí a následující vložené dokumenty budou přečíslovány. O této akci zůstane záznam pouze v transakčním protokolu.

Vložení dokumentů

Po stisknutí tlačítka Vložit dokumenty se zobrazí nabídka dokumentů, které lze do spisu vložit. Přednostně se zobrazují dokumenty se stejnou věcnou skupinou za poslední rok. Lze ale zobrazit všechny dokumenty, a to zrušením přednastaveného filtru. Vybrané dokumenty po vložení získají věcnou skupinu dle spisu.

Přeřazení dokumentů

Tlačítko Přeřadit umožňuje přímé přeřazení dokumentu z jednoho spisu do druhého. Dokument po přeřazení získá automaticky věcnou skupinu z nového spisu. Program KEO4 hlídá křížové odkazy.

 

 

•Záložka Zásilky

Přehled všech zásilek obsahujících dokumenty vložené do daného spisu.

 

 

•Záložka Doručenky

Přehled doručenek ke všem odeslaným dokumentům zařazeným do daného spisu. Lze tisknou doručenky pomocí tlačítka Tisk doručenky nebo vytisknout přehled doručenek pomocí tlačítka Tisk přehledu.

 

•Záložka Komponenty

Přehled komponent všech dokumentů vložených do spisu. Komponenty ze spisu je možné hromadně vytisknout, vyexportovat na disk, ověřit u nich datový formát nebo ověřit el. podpis u PDF souborů.

Dále lze komponenty filtrovat dle formátů - zda se jedná o výstupní formát, bez zjištěného formátu nebo zda není ve výstupním datovém formátu.

Kromě tohoto lze komponenty filtrovat i dle ztvárnění do PDF/A (zda má či nemá, nebo obojí)

 

•Záložka Schválení

Žádost o schválení spisu vytvoříte v detailu spisu na záložce Schválení pomocí tl. Nový. Dále vyberete schvalovatele, do kdy je potřeba spis schválit/vyřídit či vyplnit informace k žádosti. Pomocí tlačítka Dokončit odešlete žádost o schválení spisu vybranému schvalovateli.

Spis je možné schválit vždy jen jedním schvalovatelem.

V rámci schvalování spisu lze spis buď pouze schválit či schválit a vyřídit, případně spis uzavřít. Spis bude vyřízen schválením spisu. Při uzavření spisu lze také provést kontrolu na výstupní datové formáty.

 

•Záložka Křížové odkazy

Přehled odkazů na jiný související spis nebo dokument (křížové odkazy). Mohou se zde zaznamenat všechny vztahy k jiným dokumentům či spisům.

Nový odkaz se vytvoří pomocí tlačítka Nový.

Lze zobrazit také detail křížového odkazu (např. dokumentu, spisu, dílu) pomocí tl. Detail.

Křížové odkazy typu např. odpověď na dokument nelze smazat. Ručně vložené křížové odkazy na dokument/spis/ díl je možné smazat pomocí tl. Smazat.

 

•Záložka Související subjekty

Možnost zaznamenat vazbu mezi subjektem ve Jmenném rejstříku a spisem, pomocí tlačítka Nový.

Vložené související subjekty lze smazat či zobrazit detail subjektu.

 

•Záložka Vyřízení

Jedná-li se o vyřízený spis, jsou na této záložce všechny informace o způsobu a datu vyřízení spisu.

Je možné zde zapsat datum nabytí právní moci, doplnit Obsah vyřízení a Odůvodnění nebo uvést informace o související právní normě (zákonu). Vyplněný datum nabytí právní moci rozhodnutí program kontroluje a v případě, že dojde k jeho vypršení se zobrazí uživateli červeně, pokud je přidán sloupeček  "Datum nabytí právní moci" v nabídce přijatých dokumentů.

Dále v sekci Automatické obnovení a uzavření spisu je možné upřesnit výběr pro uzavírání či automatickou obnovu pro jednotlivé spisy.

Jsou zde následující možnosti:        

•        Neuzavírat spis automaticky - pokud je zaškrtnuta tato volba spis nebude automaticky uzavírán s novým časovým obdobím. Uzavírání spisu bude na volbě uživatele - pomocí akce vyřídit/uzavřít spis.

•        Automaticky uzavřít spis s novým časovým obdobím - pokud je zaškrtnuta tato volba spis bude automaticky uzavřen s novým časovým obdobím. Musí být splněny podmínky pro uzavření spisu.        Pokud podmínky splněny nebudou, uzavření spisu bude na volbě uživatele - pomocí akce vyřídit/uzavřít spis.

•        Automaticky uzavřít a obnovit spis s novým časovým obdobím - pokud je zaškrtnuta tato volba spis bude automaticky uzavřen s novým časovým obdobím, a také bude vytvořen spis nový. Je        povinné vyplnit masku spisové značky (dle této spisové značky se založí v novém časovém období nový spis). Musí být splněny podmínky pro uzavření spisu. V případě, že nebudou splněny podmínky, nový spis se        založí, ale původní spis zůstane otevřený a o uzavření bude na volbě uživatele.
       Na nově založený spis se podmínka pro automatické uzavření a obnovení spisu s novým časovým obdobím dědí.

 

•Záložka Skartační řízení

U uzavřených spisů jsou zde informace: datum spouštěcí události; rok, od kterého plyne skartační lhůta a rok skartačního řízení.

 

•Záložka Ostatní

Zde mohou být uvedeny tyto údaje:

Období - časové období vzniku spisu (dle nastavení ve společných parametrech Spisové služby v modulu Administrace).

Počty listů, příloh

Klíčová slova - klíčová slova se mohou vybrat pomocí tlačítka se 3 tečkami - nabídne se okno multiselectu pro výběr možných klíčových slov - ta se vybírají z číselníku klíčových slov, který je možné editovat - viz nabídka Číselníky v modulu Referent.

Bezpečnostní kategorie - stupeň případného utajení spisu - může se přiřadit pomocí tlačítka se 3 tečkami - nabídne se okno multiselectu pro výběr možných kategorií - viz číselník Bezpečnostní kategorie v nabídce Číselníky v modulu Referent. Číselník nelze editovat.

Datum nabytí právní moci  - lze vyplnit datum nabytí právní moci.
V případě, že datum nabytí právní moci uplyne a spis nebude uzavřený je zobrazeno datum nabytí právní moci červeně v přidaném sloupci Datum nabytí právní moci v nabídce Spisy

•Záložka Pracovní soubory

Zde je možné mít ke spisu připojené různé pomocné soubory (nejedná se o komponenty dokumentů). Vložíte je pomocí tl. Nový nebo hromadně pomocí tl. Import souborů.
Pracovní soubory lze vytisknout či exportovat na disk PC.

•Záložka Transakční protokol

Zde se zobrazí všechny transakce (události), které s daným spisem proběhly.

 

Oblíbené spisy

V nabídce Spisy je možné zvolit si oblíbené spisy. Stačí si do pohledu přidat sloupec "Oblíbené" a v něm kliknout na křížek u daného spisu. Křížek se změní na zelené zatržítko. Oblíbené spisy jsou zvýrazněné zelenou barvou a tučným písmem. Stejným způsobem, tedy opětovným kliknutím, lze tento příznak zrušit.

Oblíbené spisy lze poté vyfiltrovat zaškrtnutím políčka "Oblíbené" nad seznamem spisů.

 

Ikony pro rozlišení možných stavů spisu: