Podmínky pro vyřízení spisu:
•Vyřídit spis může jeho vlastník, popřípadě jím pověřená osoba (zpracovatel či schvalovatel spisu), a to buď dokumentem, záznamem na dokumentu anebo jiným způsobem.
•Spis může být vyřízen, i když jsou dokumenty do něj vložené nevyřízené.
•Na dokumentech nesmí být nevyřízené nebo zamítnuté žádanky.
•Pokud jsou ve spisu zařazené otevřené dokumenty (s číslem jednacím), musí být nejdříve povýšeny na dokument ve stavu vyřizovaný/vyřízený nebo znepřístupněný.
•Vyřídit spis lze pouze pokud je zařazen do otevřené věcné skupiny. V případě, že bude zařazen do uzavřené věcné skupiny je nutné jej přeřadit do otevřené věcné skupiny, před vyřízením spisu.
Vyřízení se provede:
•v detailu spisu pomocí tlačítka Vyřídit a uzavřít - Vyřídit - volbami:
- Na vědomí,
- Dokumentem,
- Postoupením,
- Záznamem na dokumentu,
- Jiným způsobem.
•nad seznamem dokumentů pomocí tlačítka Vyřídit a uzavřít - volbami:
- Na vědomí,
- Dokumentem,
- Postoupením,
- Záznamem na dokumentu,
- Jiným způsobem.
•pomocí schválení spisu - spis bude vyřízen/uzavřen v rámci procesu schválení spisu
Nejde o hromadnou akci - vyřídit je tak možné pouze aktuálně označený spis.
Vyřízení spisu na vědomí
Pokud spis pouze založíte, není potřeba s ním nijak dále nakládat lze využít možnosti vyřízení spisu na vědomí.
1. Obsluha zvolí tlačítko Vyřídit a uzavřít - nabídka Vyřídit - Na Vědomí.
2. Otevře se formulář pro vyřízení spisu: Vyřízení spisu - Vzetím na vědomí
•Jako Datum vyřízení se zde nabízí aktuální datum - lze jej změnit
•Je možné zapsat Obsah vyřízení a Odůvodnění nebo je možné použít již dříve vytvořený vzor vyřízení (výběr pomocí našeptávače anebo přes tlačítko se třemi tečkami).
•Ve spodní části formuláře je možné změnit věcnou skupinu a s ní skartační režim (přes tlačítko se třemi tečkami).
Vlastní akce vyřízení se provede tlačítkem Vyřídit.
Poté bude spis ve stavu "vyřízený".
Vyřízení spisu dokumentem
Spis je možné vyřídit, i když obsahuje nevyřízené dokumenty. Nevyřízené dokumenty budou vyřízeny společně se spisem.
1. Obsluha zvolí tlačítko Vyřídit a uzavřít - nabídka Vyřídit - Dokumentem.
| 2. | Nabídne se seznam dokumentů vložených do spisu, z nich se vybere vyřizující dokument. Stiskne se tlačítko Vybrat. |
Pozn.: Pokud se zvolí nevyřízený dokument, bude nejdříve vyřízen tento dokument (a všechny ostatní nevyřízené dokumenty ve spisu). Následně, na základě vyřízení dokumentu, bude vyřízen i spis.
3. Zobrazí se formulář pro vyřízení spisu dokumentem.
•Jako Datum vyřízení se zde nabízí aktuální datum - lze jej změnit.
•Je možné zapsat Obsah vyřízení a Odůvodnění nebo je možné použít již dříve vytvořený vzor vyřízení (výběr pomocí našeptávače anebo přes tlačítko se třemi tečkami).
•Ve spodní části formuláře je možné změnit věcnou skupinu a s ní skartační režim (přes tlačítko se třemi tečkami).
Vlastní akce vyřízení se provede tlačítkem Vyřídit.
Vyřizující dokument bude v seznamu vložených dokumentů tučným písmem a ve sloupci Poznámka bude uvedeno "vyřizující".
Druhá možnost vyřízení spisu dokumentem: V seznamu dokumentů vložených do spisu se vybere a označí vyřizující dokument a použije se tl. Vyřizující dokument. Dokument je tímto označen jako vyřizující a při vlastní akci vyřízení (tlačítko Vyřídit a uzavřít - nabídka Vyřídit - Dokumentem) se již program neptá, kterým dokumentem má být spis vyřízen.
Do vyřízeného spisu lze vkládat další dokumenty, ty mohou být i nevyřízené - musí se vyřídit nejpozději při uzavření spisu.
Vyřízení spisu postoupením
1. Obsluha zvolí tlačítko Vyřídit a uzavřít - nabídka Vyřídit - Postoupení.
2. Otevře se formulář pro vyřízení spisu: Vyřízení spisu - Postoupením
•Jako Datum vyřízení se zde nabízí aktuální datum - lze jej změnit
•Je možné zapsat Obsah vyřízení a Odůvodnění nebo je možné použít již dříve vytvořený vzor vyřízení (výběr pomocí našeptávače anebo přes tlačítko se třemi tečkami).
•Ve spodní části formuláře je možné změnit věcnou skupinu a s ní skartační režim (přes tlačítko se třemi tečkami).
Vlastní akce vyřízení se provede tlačítkem Vyřídit.
Poté bude spis ve stavu "vyřízený".
Vyřízení spisu záznamem na dokumentu
1. Obsluha zvolí tlačítko Vyřídit a uzavřít - nabídka Vyřídit - Vyřídit záznamem na dokumentu.
| 2. | Nabídne se seznam dokumentů vložených do spisu, z nich se vybere vyřizující dokument. Stiskne se tlačítko Vybrat. |
3. Následuje dialog pro doplnění textové poznámky nebo připojení souboru. Stiskne se tlačítko OK.
4. Zobrazí se formulář pro vyřízení spisu záznamem na dokumentu.
•Jako Datum vyřízení se zde nabízí aktuální datum - lze jej změnit.
•Je možné zapsat Obsah vyřízení a Odůvodnění nebo je možné použít již dříve vytvořený vzor vyřízení (výběr pomocí našeptávače anebo přes tlačítko se třemi tečkami).
•Ve spodní části formuláře je možné změnit věcnou skupinu a s ní skartační režim (přes tlačítka se třemi tečkami).
Vlastní akce vyřízení se provede tlačítkem Vyřídit.
Vyřizující dokument bude v seznamu vložených dokumentů tučným písmem a ve sloupci Poznámka bude uvedeno "vyřizující".
Vyřízení spisu jiným způsobem
1. Obsluha zvolí tlačítko Vyřídit a uzavřít - nabídka Vyřídit - Jiným způsobem.
2. Zobrazí se formulář pro vyřízení spisu záznamem na dokumentu.
•Jako Datum vyřízení se zde nabízí aktuální datum - lze jej změnit.
•Je třeba vybrat z roletového menu Způsob vyřízení (Jinak, Na vědomí...).
•Je možné zapsat Obsah vyřízení a Odůvodnění nebo je možné použít již dříve vytvořený vzor vyřízení (výběr pomocí našeptávače anebo přes tlačítko se třemi tečkami).
•Ve spodní části formuláře je možné změnit věcnou skupinu a s ní skartační režim (přes tlačítka se třemi tečkami).
Vlastní akce vyřízení se provede tlačítkem Vyřídit.
Zrušení vyřízení
Vyřízení spisu je možné zrušit - pomocí tlačítka Vyřídit a uzavřít - volba Zrušit vyřízení a otevřít.
Musí se zapsat důvod této akce. Stav spisu se vrátí na "otevřený".
Dokumenty ve spisu zůstanou vyřízené.
Pokud byl spis předtím vyřízený dokumentem, bude tomuto dokumentu odebrán příznak "vyřizující".
Uzavření spisu
Vyřízený spis je možné uzavřít a po jeho uzavření vložit do ukládací jednotky a předat do spisovny. To může provést pouze vlastník nebo zpracovatel spisu, a to pomocí tlačítka Vyřídit a uzavřít - volba Uzavřít.
Spis může být také uzavřen v jednom kroku s jeho vyřízením. V otevřeném spisu při akci vyřízení (ať už dokumentem nebo jiným způsobem) se může zaškrtnout zatržítko Uzavřít spis:
•Aby mohl být spis uzavřen, nesmí obsahovat dokumenty, ke kterým existují neodeslané zásilky a dokumenty ve stavu "Otevřený"
•Spis lze uzavřít pouze pokud je zařazen do otevřené věcné skupiny. V případě, že bude zařazen do uzavřené věcné skupiny je nutné jej přeřadit do otevřené věcné skupiny, před uzavřením spisu.
•Při uzavírání spisu program kontroluje, že jsou všechny dokumenty s pevným křížovým odkazem vložené ve spisu. V případě konfliktu křížových odkazů není povoleno spis uzavřít.
Před uzavřením spisu je uživatel dotázán, jestli má být provedena kontrola výstupního datového formátu všech digitálních dokumentů do spisu vložených. Doporučujeme kontrolu provést. Jsou-li nalezené komponenty, které nejsou ve výstupním datovém formátu, je uživatel dotázán, jestli chce i přesto spis uzavřít. Pokud zvolí Ne, je zobrazen seznam komponent, které je potřeba převést - k tomu slouží tlačítko Konverze do PDF/A (s volbami Konverze do PDF/A s doložkou nebo Konverze do PDF/A pro vlastní dokumenty bez doložky) v detailu spisu. Pokud zvolí Ano, spis bude uzavřen, ale nepřevedené komponenty budou muset být převedeny později - před provedením skartačního řízení.
Před uzavřením je uživatel informován: "Spisu byl nastaven skartační režim .... (dosazen dle vyřizujícího dokumentu)".
Do uzavřeného spisu již nelze vkládat ani z něj vyjímat dokumenty. Spis se může vložit do ukládací jednotky a předat do spisovny.
Dále je v případě potřeby možné upravit datum uzavření spisu - toto smí pouze uživatel s oprávněním "správce SSL" a spis nesmí být ještě vložen do ukládací jednotky. Změnu lze provést v detailu spisu pomocí tlačítka Další akce - Změna data uzavření spisu.
Zrušení uzavření spisu
Zrušit uzavření může pouze vlastník nebo zpracovatel spisu, a to tlačítkem Vyřídit a uzavřít - volba Zrušit uzavření.
Je nutné uvést důvod této akce. Stav spisu se znovu nastaví jako vyřízený a do spisu je možné vkládat (nebo z něj vyjímat) další dokumenty.
Uzavření spisu nelze zrušit, pokud byl spis již vložen do ukládací jednotky.
Otevření uzavřeného spisu
V případě nutnosti je možné uzavřený spis rovnou otevřít, a to tlačítkem Vyřídit a uzavřít - volba Zrušit vyřízení a otevřít.
Je nutné zapsat důvod této akce.
Otevření spisu nelze provést, pokud spis byl vložen do ukládací jednotky.