Dokument lze vyřídit:
1.odpovědí,
2.vzetím na vědomí,
3.jiným způsobem,
4.záznamem na dokumentu,
5.postoupením.
1. Vyřízení dokumentu odpovědí
| 1.1 | Dokument musí být vložen do spisu (případně typového spisu) nebo mu musí být přiřazena věcná skupina. |
Vložení dokumentu do spisu - popsáno je v kap. Vložení dokumentu do spisu.
Věcná skupina se vybírá: - buď v detailu daného dokumentu přes tlačítko se 3 tečkami
- anebo lze přiřadit hromadně více přijatým dokumentům najednou - nad seznamem přijatých dokumentů k vyřízení je k dispozici tlačítko Přiřadit věcnou skupinu - tím je možné přiřadit stejnou věcnou skupinu všem zaškrtnutým dokumentům, které zatím nejsou vložené do žádného spisu.
Vyřídit dokument lze pouze pokud je zařazen do otevřené věcné skupiny. V případě, že bude zařazen do uzavřené věcné skupiny je nutné jej přeřadit do otevřené věcné skupiny, před vyřízením dokumentu.
Zařazení do otevřené věcné skupiny/spisu lze po kliknutí na tlačítko vyřídit, pokud se tak nestalo již před tímto okamžikem.
| 1.2 | Použije se tlačítko Vyřídit - nabídka Odpověď. |
| 1.3 | Zobrazí se nové okno - formulář pro vytvoření nového dokumentu (tedy odpovědi na přijatý dokument). |
Ve formuláři jsou automaticky dosazené údaje z přijatého dokumentu (Věc, Adresát, Věcná skupina, Spis, Č.j. původní, Spis.zn. původní). Číslo jednací se přebírá pouze, pokud je ve společných parametrech spisové služby zaškrtnuto "U odpovědi použít stejné číslo jednací".
Dle odesílatele a použitého způsobu doručení je automaticky založená nová zásilka (tedy např. na došlou datovou zprávu se vytvoří zásilka se způsobem odeslání rovněž datovou schránkou). Je ale možné u nové zásilky vybrat jiný způsob odeslání.
Kromě toho je, jako u každého nového dokumentu, vyplněn JID a Vlastník, Datum a čas založení dokumentu. Stav je "otevřený".
| 1.4 | Obsluha vyplní potřebné údaje a připojí komponenty (dopis, přílohy...). |
| 1.5 | Pokud bude odpověď odesílána formou e-mailu, musí se vyplnit text e-mailu na záložce Tělo e-mailu. |
| 1.6 | Stiskne se tlačítko Odeslat. Uživateli se nabídne přehled komponent se zaškrtávátky pro jejich převod do formátu PDF/A, připojení elektronického podpisu a časového razítka. Po provedení těchto akcí se dokument uzamkne pro editace a bude ve stavu "Vyřizovaný" a původní přijatý dokument bude vyřízen. |
| 1.7 | Následuje okno Vypravení dokumentu - viz kap. Vypravení dokumentu. |
| 1.8 | Po použití tlačítka Předat na výpravnu se vypravený dokument změní na vyřízený a zásilka se přesune do nabídky Zásilky vypravené. V tomto okamžiku je zároveň připravená na Výpravně k odeslání. Po spuštění modulu Výpravna referentovi zásilka z nabídky Zásilky vypravené zmizí. |
| 1.9 | V detailu dokumentu (nabídka Dokumenty) je možné následně na záložce Vyřízení doplnit Obsah vyřízení a Odůvodnění, případně datum nabytí právní moci a další údaje. Vyplněný datum nabytí právní moci rozhodnutí program kontroluje a v případě, že dojde k jeho vypršení se zobrazí uživateli červeně, pokud je přidán sloupeček "Datum nabytí právní moci" v nabídce Dokumenty. |
Vytvoření a odeslání odpovědi na přijatý dokument - stručný pracovní postup
1.Nabídka Přijaté k vyřízení - tl. Detail.
2.V detailu dokumentu tl. Vyřídit - Odpověď.
3.Doplnit spis (případně typový spis) nebo věcnou skupinu.
4.Formulář nového vlastního dokumentu - připojit komponenty (soubory) a vyplnit podací informace.
5.V případě e-mailu vyplnit tělo e-mailu.
6.Ve formuláři nového vlastního dokumentu tl. Odeslat.
7.Dle potřeby převést do formátu PDF/A a elektronicky podepsat.
8.V okně Vypravení dokumentu použít tl. Předat na Výpravnu.
9.Na Výpravně - tl. Odeslat/Zpracovat.
2. Vyřízení dokumentu vzetím na vědomí
| 2.1 | Dokument musí být vložen do spisu (případně typového spisu) nebo mu musí být přiřazena věcná skupina. |
| 2.2 | Vyřídit dokument tímto způsobem lze: |
•tlačítkem Vyřídit na vědomí nad seznamem dokumentů k vyřízení (toto není hromadná akce, lze ji použít pouze pro vybraný přijatý dokument)
•nebo v detailu dokumentu tlačítkem Vyřídit - nabídka Vzít na vědomí.
| 2.3 | Zobrazí se formulář pro vyřízení přijatého dokumentu - na vědomí. |
| 2.4 | Jako datum vyřízení se zde nabízí aktuální datum - lze jej změnit. |
| 2.5 | Je možné ručně zapsat Obsah vyřízení a Odůvodnění nebo je možné použít již dříve vytvořený Vzor vyřízení (výběr pomocí našeptávače anebo přes tlačítko se 3 tečkami). |
Vzor vyřízení se vytvoří jednoduše pomocí tlačítka se 3 tečkami vpravo a poté použitím tlačítka Nový. V následujícím formuláři se zadá libovolný název vzoru a vyplní pole Obsah vyřízení a Odůvodnění a stiskne tlačítko Uložit a zavřít.
| 2.6 | Ve spodní části formuláře lze dokumentu změnit skartační režim (přes tlačítko se třemi tečkami), a to v případě, že je dokument vložen do spisu. Pokud dokument není ve spisu a má pouze přiřazenou věcnou skupinu, lze změnit i věcnou skupinu. |
| 2.7 | Vlastní akce vyřízení se provede tlačítkem Vyřídit. |
| 2.8 | Dokumentu je přiřazen stav vyřízený a z nabídky Dokumenty přijaté k vyřízení zmizí. K dohledání bude v nabídce Dokumenty. |
3. Vyřízení jiným způsobem
| 3.1 | Dokument musí být vložen do spisu (případně typového spisu) nebo mu musí být přiřazena věcná skupina. |
| 3.2 | Použije se tlačítko Vyřídit - nabídka Vyřídit jiným způsobem. |
| 3.3 | Zobrazí se formulář pro vyřízení dokumentu jiným způsobem. |
| 3.4 | Jako Datum vyřízení se zde nabízí aktuální datum - lze jej změnit. |
| 3.5 | Musí se vybrat Způsob vyřízení - na výběr je vyřízení Telefonem, Osobně, Jinak anebo Spisem. Pokud byl dokument vyvěšen na úřední desce, nabízí se i možnost vyřízení "Úřední deska". |
| 3.6 | Zapíše se Obsah vyřízení a Odůvodnění nebo je možné použít již dříve vytvořený vzor vyřízení (výběr pomocí našeptávače anebo přes tlačítko se 3 tečkami). |
| 3.7 | Pokud je dokument vložen do spisu, je ve spodní části formuláře možné změnit skartační režim (přes tlačítko se 3 tečkami). Pokud dokument není ve spisu a má pouze přiřazenou věcnou skupinu, lze změnit i věcnou skupinu. |
| 3.8 | Vlastní akce vyřízení se provede tlačítkem Vyřídit. |
| 3.9 | Dokumentu je přiřazen stav vyřízený a z nabídky Dokumenty přijaté k vyřízení zmizí. K dohledání bude v nabídce Dokumenty. |
4. Vyřízení záznamem na dokumentu
V rámci vyřízení dokumentu je možné k dokumentu přidat záznam ve formě poznámky nebo přiloženého souboru.
| 4.1 | Dokument musí mít přiřazenou věcnou skupinu nebo být vložen do spisu (případně typového spisu). |
| 4.2 | V detailu dokumentu se stiskne tlačítko Vyřídit - nabídka Vyřídit záznamem na dokumentu. |
| 4.3 | Doplní se text poznámky nebo vybere soubor, který se k vyřizovanému dokumentu připojí. Stiskne se tlačítko Ok. |
| 4.4 | Je možné zapsat Obsah vyřízení a Odůvodnění nebo je možné použít již dříve vytvořený vzor vyřízení (výběr pomocí našeptávače anebo přes tlačítko se 3 tečkami). |
| 4.5 | Stiskne se tlačítko Vyřídit. |
| 4.6 | Dokument se stane vyřízeným a přesune se do nabídky Dokumenty. V detailu dokumentu, na záložce Vyřízení, je možné zobrazit soubor, který byl k dokumentu v rámci vyřízení záznamem připojen. Je zde vidět i vyřizující poznámka. |
5. Postoupení dokumentu
Postoupení dokumentu je postup podle Správního řádu, zák. 500/2004 Sb., § 12. Uživatel určí, komu se má dokument postoupit - zároveň se vždy pošle oznámení odesílateli.
Poznámka: neplést s přeposláním. Přeposlání chybně zaslané / doručené zásilky se většinou odchytí na úrovni zásilky.
| 5.1 | Dokument musí mít přiřazenou věcnou skupinu nebo být vložen do spisu (případně typového spisu). |
| 5.2 | V detailu dokumentu se stiskne tlačítko Vyřídit - nabídka Postoupit. |
| 5.3 | Následuje výběr adresáta ze Jmenného rejstříku. |
| 5.4 | Založí se nový vlastní dokument, kde v adresátech bude vždy odesílatel vyřizovaného dokumentu + nově vybraný adresát (komu se dokument postupuje). Konceptu se přidělí číslo jednací podle pravidel pro odpovědi na přijatý dokument a naplní se další udaje z došlého dokumentu. Údaj Věc se přebírá z došlého dokumentu a je doplněn textem "Postoupení dokumentu:". |
Pokud byl přijatý dokument doručen datovou zprávou, bude jako příloha (komponenta) připojena originální datová zpráva ve formátu ZFO (nikoliv jednotlivé přílohy doručené DZ).
Pokud byl přijatý dokument doručen e-mailem, bude jako příloha (komponenta) připojeno mailbody (tělo originálního e-mailu). V případě e-mailu musí být vyplněna položka Popis!
V případě přijatého analogového dokumentu platí, že k vlastnímu dokumentu musí být připojena alespoň jedna komponenta a musí mít vyplněné podací informace.
| 5.5 | Odeslání vlastního dokumentu - stiskne se tl. Odeslat vlevo nahoře. Dokument se uzamkne pro editaci a bude ve stavu "Vyřizovaný". |
| 5.6 | Zobrazí se formulář pro vyřízení přijatého dokumentu postoupením. |
| 5.7 | Jako datum vyřízení přijatého dokumentu se zde nabízí aktuální datum - lze jej změnit. |
| 5.8 | Je možné zapsat Obsah vyřízení a Odůvodnění nebo je možné použít již dříve vytvořený vzor vyřízení (výběr pomocí našeptávače anebo přes tlačítko se 3 tečkami). |
| 5.9 | Po stisknutí tlačítka Vyřídit je původní přijatý dokument vyřízen. |
| 5.10 | Následuje vypravení nově vzniklého dokumentu, resp. dvou nových zásilek - zásilka pro odesílatele vyřizovaného dokumentu a zásilka pro nově vybraného adresáta (komu se dokument postupuje). Stiskne se tlačítko Předat na výpravnu. Zásilky přecházejí na Výpravnu. V modulu Referent se nacházejí v nabídce Zásilky - Vypravené. |
Dokumenty vyřízené (jakýmkoli způsobem) jsou označené touto ikonkou: 
Informace o způsobu vyřízení jsou k dispozici v detailu dokumentu pod záložkou Vyřízení.
Zrušení vyřízení
Vyřízení dokumentu lze zrušit.
V nabídce Dokumenty, v detailu dokumentu, se použije tlačítko Vyřídit - volba Zrušit vyřízení.
Zobrazí se okno Zrušit vyřízení dokumentu.
V něm je nutné vyplnit důvod zrušení vyřízení, poté se použije tlačítko Zrušit vyřízení.
Dokumentu se vrátí stav Vyřizovaný.