<< Zobrazit obsah >> Navigace:  »Žádné kapitoly před« Spisový a skartační plán

Spisový a skartační plán je přehled hierarchicky uspořádaných věcných skupin označených spisovým znakem.

Věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie obsahují skartační režim.

Dokumenty a spisy musí být zařazeny do věcných skupin nejpozději při vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu - toto je důležité pro následné skartační řízení.

Původce by měl konzultovat svůj spisový a skartační plán s příslušným archivem.

 

Důležité je správné zařazení do věcné skupiny a správně nastavený skartační režim.

Skartační režim se skládá ze:

•Skartačního znaku (A, V, S).

•Skartační lhůty (skartační lhůta začíná běžet 1. lednem následujícího roku po spouštěcí události).

•Spouštěcí události (počátek plynutí skartační lhůty).

 

Spouštěcí událost může být:

•Vyřízení dokumentu a uzavření spisu - datum spouštěcí události se nastaví automaticky.

•Externí událost - datum události musí vyplnit uživatel (v detailu dokumentu/spisu na záložce Skartační řízení).

 

 

Spisový a skartační plán je v programu k dispozici ve dvou podobách - ve stromové struktuře anebo v řádkovém seznamu věcných skupin.

Záložka Spisový a skartační plán - stromová struktura

Ve stromové struktuře spisového plánu má uživatel s právem správce spisového a skartačního plánu možnost editovat spisový a skartační plán. Běžný uživatel má spisový a skartační plán pouze k nahlížení.

Jsou zde k dispozici tlačítka:

 

Změnit příznak oblíbená/neoblíbená - často používané věcné skupiny je možné označit jako "oblíbené" - tyto věcné skupiny budou odlišené zeleným písmem a při výběru věcné skupiny pro nový dokument budou zařazené na začátku seznamu věcných skupin.

 

Pro vyhledávání ve spisovém a skartačním plánu je zde k dispozici standardní filtr (tlačítko ) a k tomu rychlé filtry:

 

 

Spisový plán je možné upravovat pomocí tzv. "Průvodce".

Věcná skupina můře být nadřízená nebo podřízená.

•Nadřízená věcná skupina je taková, která neobsahuje dokumenty či spisy - obsahuje podřízené věcné skupiny. Nemá přiřazený skartační znak a lhůtu a nelze tudíž vybrat pro dokument/spis.

•Podřízené věcné skupiny již mají přiřazený skartační znak a lhůtu a je možné je vybírat pro dokumenty či spisy.

 

Úprava věcné skupiny

V detailu věcné skupiny je možné provádět některé změny:

•Změnit název věcné skupiny.

•Tlačítkem Nastavit přístup povolit vybranému uživateli/uživatelům přístup k dané věcné skupině.

•Tlačítkem Změnit příznak oblíbená/neoblíbená přidat věcnou skupinu do "oblíbených" anebo naopak jí tento příznak odebrat.

•Trvalý skartační souhlas - uplatnit trvalý skartační souhlas po zaškrtnutí zatržítka Na obsah věcné skupiny je uplatněn trvalý skartační souhlas a poté lze dle potřeby zvolit zda chcete kontrolovat výstupní datové formáty při uzavření spisu pomocí zatržítka Kontrolovat výstupní datové formáty při uzavření spisu. Toto lze upravit pro každou věcnou skupinu zvlášť.

Trvalý skartační souhlas
Pouze ke koncovým věcným skupinám se skartačním režimem lze uplatnit Trvalý skartační souhlas a případně Kontrolovat výstupní datové formáty při uzavření spisu. Trvalý skartační souhlas umožní smazat dokumenty a spisy bez skartačního řízení. Tento atribut je možné zaškrtnout pouze pro věcné skupiny se skartačním režimem S. Používejte jej pouze v případě, že na konkrétní věcnou skupinu máte souhlas příslušného archivu.

V případě, že chcete i přes uplatněný trvalý skartační souhlas kontrolovat výstupní datový formát je třeba zaškrtnout Kontrolovat výstupní datové formáty při uzavření spisu.

Na základě zaškrtnutí tohoto parametru se dokumenty a spisy v ukládacích jednotkách nezařazují do klasického skartačního řízení. Ve spisovně je pro ně určena nová nabídka Skartace dle trvalého skartačního souhlasu, kde je možné tyto dokumenty a spisy s uplynulou skartační lhůtou smazat.

 

Tisk spisového plánu

Po stisknutí tlačítka Tisk si může uživatel vybrat, jestli chce tisknout všechny věcné skupiny nebo pouze otevřené či pouze uzavřené. Kromě toho může ovlivnit zaškrtnutím check boxu, jestli má sestava obsahovat sloupce Spouštěcí událost, Popis a Poznámka.

Záložka Spisový a skartační plán

Jiná varianta zobrazení spisového a skartačního plánu.

Dále je na této záložce možné nastavit přístupy k věcným skupinám pro vybrané pracovníky (tlačítko Nastavit přístup nebo Hromadně nastavit přístup).

Spisový a skartační plán je odsud také možné exportovat do Excelu - tlačítkem s ikonou Excelu .

Uživatel má možnost zobrazit pouze své "oblíbené" věcné skupiny.