Dokumenty přijaté k vyřízení > Zaevidování přijatého dokumentu v modulu Referent

Ve speciálních případech je možné přijatý dokument (přijatý e-mail mimo spisovou službu, osobní předání) zaevidovat ručně i v modulu Referent.

Jde o případy, kdy má referent na starosti agendu, v rámci které osobně přijímá dokumenty (např. žádosti) od občanů a není pro něj přijatelné, aby je nosil na podatelnu k zaevidování (např. matrikářky).

Takovému uživateli je možné přiřadit právo na evidenci dokumentů v modulu Referent (SSLJDR018).

V přijatých dokumentech pak může použít akci Zaevidovat přijatý dokument.

V rámci této akce lze zaevidovat přijatý dokument:

•Osobní předání,

•E-mail ručně (Ruční zápis e-mailu, Ze souboru ".eml/.msg".

Osobní předání

Nabídne se formulář pro vytvoření nové zásilky, kde je třeba nejdříve vybrat odesílatele a stisknout tlačítko Další.

Následně je nutné zadat Věc a Počet listů a pokračovat tlačítkem Dokončit.

Zobrazí se klasický formulář přijatého dokumentu, zde je třeba doplnit další údaje (č.j., věcnou skupinu, spis...). Pokud je používáno více řad čísel jednacích, referent musí vybrat svoji řadu (pomocí tlačítka se 3 tečkami - výběr masky č.j.).

K dokumentu se připojí komponenty jsou dvě možnosti:

- referent použije tlačítko Konverze - vybere buď Konverzi z moci úřední (získá originál v digitální podobě) nebo Konverzi dle §69a (získá ověřenou kopii v digitální podobě)

- referent použije tlačítko Elektronický obraz. Zobrazí se formulář pro připojení komponenty. Zde má obsluha možnost komponentu vytvořit:

•oskenováním přijatého dokumentu (tlačítko s ikonou scanneru)

•nebo vyhledáním souboru uloženého v počítači nebo např. na přenosném USB disku (tlačítko s ikonou žluté složky).

E-mail ručně

Stejná funkcionalita jako v modulu Podatelna v případech ručního evidování e-mailů. Lze pořídit přijatý dokument - ručně nebo nahráním souboru .eml/.msg.

Podrobnější popis naleznete v dokumentaci modulu Podatelna.