Přehled všech provedených konverzí dokumentů.
Ve výchozím nastavení jsou zobrazeny konverze za poslední měsíc - tento časový úsek lze změnit v poli Vytvořeno.
K dispozici je možnost filtrování dle typu konverze, dle č.j. dokumentu, JID dokumentu, ID konverze (identifikátor záznamu konverze = pořadové číslo konverze dle centrály CZP), nebo vyfiltrovat více typů konverze pomocí filtru Typ (přes tři tečky).
Filtr Typ konverze
| LE | - konverze listinného dokumentu do elektronické podoby dle § 69a zákona č. 499/2004 |
| EL | - konverze komponenty z elektronické do listinné podoby dle § 69a zákona č. 499/2004 |
| EE | - konverze do výstupního datového formátu dle §69a |
| EL KZMU | - autorizovaná konverze z moci úřední z elektronické do listinné podoby |
| LE KZMU | - autorizovaná konverze z moci úřední z listinné do elektronické podoby |
| KZMU | - možnost vyfiltrovat KzMU, které pocházejí z převodu dat z jiné spisové služby (spisová služba KEO4 má k dispozici pouze soubor a nelze rozlišit, o jakou KzMU jde). |
Typy konverzí
| 1) | LE - převedení dokumentu v listinné (analogové) podobě na dokument v digitální podobě podle § 69a zákona o archivnictví a spisové službě. |
Listinný dokument se oskenováním převede do digitální podoby - výsledkem je komponenta (soubor) s Ověřovací doložkou pro převedení dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě podle § 69a.
Převedený dokument má stejné právní účinky ověřené kopie.
Tento způsob konverze se doporučuje pro dokumenty „nižší“ důležitosti, nebo pro dokumenty, u nichž nelze provést KzMU.
Převedené soubory musí obsahovat doložku s elektronickým podpisem nebo pečetí a časovým razítkem.
Po dokončení konverze je dotaz na změnu formy dokumentu z analogového na digitální.
Tato akce je dostupná z detailu dokumentu - ze záložky Komponenty přijatého i vlastního dokumentu.
Digitální komponenta (soubor) se vytiskne včetně Ověřovací doložky pro převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě podle § 69a zákona č. 499/2004.
Převedený dokument má stejné právní účinky jako ověřená kopie.
Tato akce je dostupná z detailu dokumentu - ze záložky Komponenty přijatého i vlastního dokumentu.
Digitální komponenta (soubor) se převede do výstupního datového formátu dle §69a a k dokumentu je připojená Ověřovací doložka změny datového formátu dokumentu podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb.
Pro konverze do PDF/A s doložkou je třeba mít kvalifikovaný elektronický podpis s kvalifikovaným časovým razítkem, protože doložku v digitální podobě musí podepsat osoba odpovědná za převedení nebo změnu datového formátu kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo pečetí a dále musí doložku opatřit kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem.
Tato akce se provádí z detailu dokumentu:
- u přijatého dokumentu tlačítkem Konverze - volba Konverze do PDF/A s doložkou
- u vlastního dokumentu tlačítkem Konverze - volba Konverze do PDF/A s doložkou
•EL KZMU - autorizovaná konverze z moci úřední z elektronické do listinné podoby
•LE KZMU - autorizovaná konverze z moci úřední z listinné do elektronické podoby
Napojení Spisové služby KEO4 na autorizovanou konverzi se týká konverze KzMU (= autorizovaná konverze z moci úřední, sloužící pro vnitřní potřeby úřadu) - dle zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Funkčnost spočívá v těchto bodech:
1.Varianta EL - z elektronické do listinné podoby = úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Ze spisové služby KEO4 se předávají el. dokumenty pro konverzi a ve spisové službě se eviduje záznam o provedené konverzi (ukládá se protokol o konverzi).
2.Varianta LE - z listinné do elektronické podoby = úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Do spisové služby se ukládá výsledek této konverze.
Dokument, který vznikl provedením konverze, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl - právní účinky originálu.
Dokument, který byl tímto způsobem převeden, je možné zničit bez výběru archiválií.
Autorizovaná konverze z elektronické do listinné podoby dokumentu z moci úřední (Konverze EL)
Konvertují se elektronicky podepsané soubory PDF, resp. přílohy datových zpráv ISDS ve formátu PDF (s el. podpisem i bez).
Ve formuláři KEO4 se nabídne konverze EL jen pro komponentu ve formátu PDF a detailní možnost konverze si určí až samotný formulář Form Filler Software602. Klient KEO4 použije odpovídající formulář KzMU, do formuláře (XML schématu) předvyplní údaje o dokumentu a uživateli, a upravený formulář spustí v programu FF602.
U dokumentu, který vznikl z datové zprávy (přijatý elektronický dokument se zásilkou - doručením ISDS) se pro konverzi použije stažená DZ ve tvaru ZFO.
| 1) | Konverzi dokumentů vzniklých z datové zprávy je možné provést: |
•ještě před zaevidováním přijaté datové zprávy - v detailu DZ se použije tlačítko 
:
Otevře se aplikace Form Filler 602, uživatel se přihlásí pomocí uživatelského jména, hesla a certifikátu do prostředí Czech POINTu. Zde provede požadovanou konverzi. Záznam o konverzi se uloží do KEO4.
•po zaevidování datové zprávy lze konverzi EL provést v modulu Podatelna, v nabídce Evidence - Zásilky.
| 2) | Konverzi z moci úřední je možné provést i pro jednotlivé komponenty (ne pro celou datovou zprávu), a to jak v modulu Podatelna (nabídka Doplnit zpracovatele nebo Předávané), tak i v modulu Referent (v nabídkách K převzetí, Přijaté k vyřízení, Vlastní k vyřízení, Dokumenty). |
Konverzi zahájí uživatel buď:
•z detailu dokumentu, na záložce Komponenty, tlačítkem 
,
•nebo z detailu komponenty - na záložce Aut. konverze, tlačítkem .
Autorizovaná konverze z listinné do elektronické podoby dokumentu (Konverze LE)
Změna formy dokumentu - §6 vyhl. 259/2012.
Akci "Konverze LE" lze volat z detailu dokumentu na záložce Komponenty.
Na záložce Komponenty se použije tlačítko
.
Spustí se aplikace Software602 Form Filler, uživatel se přihlásí pomocí uživatelského jména, hesla a certifikátu do prostředí Czech POINTu. Ve Form Filleru se provede oskenování a vlastní konverze dokumentu.
Výsledkem konverze LE je nová komponenta ve formátu PDF/a s elektronickým podpisem pracovníka, který konverzi provedl.
Výsledkem je dokument s právními účinky originálu.
Po provedené konverzi není třeba uchovat původní dokument.