Změny ve jmenném rejstříku

Toto souvisí se změnami legislativních požadavků vyhlášky a NSESSS (Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb) a na jejichž základě jsme upravili některé principy práce se jmenným rejstříkem. Tyto změny jsou důležité zejména pro veřejnoprávní původce.

Ve vyhlášce 259/2012 Sb. v §25 ods.5 se píše: „Veřejnoprávní původce ověří správnost a aktuálnost údajů ve jmenném rejstříku ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti, popřípadě údaje z těchto zdrojů doplňuje vždy nejméně při zaznamenání vazby na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku a při odeslání dokumentu.“

NSESSS nám říká, že v případě, že na základě údajů o osobě nelze jednoznačně určit subjekt ve jmenném rejstříku, je takový subjekt označen jako neztotožněný.

Z toho vyplývá, že při evidování dokumentů ve spisové službě je třeba se pokusit odesílatele ověřit vůči dostupným zdrojům, což jsou v tomto případě zejména základní registry, informační systém datových schránek, popř. lze pro právnické osoby použít vyhledávání v ARES. Totéž platí i pro odesílání dokumentů ve spisové službě.

U fyzických osob je vhodné nejen subjekt ověřit vůči základním registrům, ale následně jej i přihlásit k notifikacím, abyste měli o subjektu vždy aktuální údaje. Pouze když máte vyplněné alespoň jméno, příjmení, datum narození a adresu trvalého pobytu nebo identifikátor datové schránky, pak dle NSESSS víte jistě, „s kým máte tu čest“. Jakmile i jeden z těchto údajů chybí, není možná jednoznačná identifikace fyzické osoby ve jmenném rejstříku.

V případě právnických osob či podnikajících fyzických osob je možné ověřovat osoby v základních registrech, využít informační systém datových schránek nebo ARES. Pro jednoznačnou identifikaci dle NSESSS je třeba evidovat ve jmenném rejstříku pro právnické osoby alespoň tyto údaje: název a právní forma u právnické osoby nebo IČO nebo identifikátor datové schránky. U podnikající fyzické osoby je to navíc jméno, příjmení, datum narození, adresa sídla a právní forma.

Jestliže tedy nemůžete na základě údajů subjekt jednoznačně identifikovat, bude subjekt zavedený ve jmenném rejstříku jako subjekt s nedostatečnými údaji pro ztotožnění, a proto se takový subjekt ani nenabízí v našeptávači v rámci vyhledávání subjektu u zásilky.

Můžeme si to uvést na příkladu. Pokud vám přijde dopis např. od Josefa Nováka bez udání adresy, vy ho na základě údajů musíte zaevidovat ve jmenném rejstříku. Ve jmenném rejstříku bude figurovat jako neztotožněný. Následně přijde další dopis od Josefa Nováka, ale vy byste jej neměli spojit s již pořízeným subjektem, protože nevíte, zda je to tentýž Josef Novák. A abychom zabránili těmto nechtěným omylům, nabízíme v našeptávači pouze ty subjekty, které jsou jednoznačné.

Závěrem uvádíme, že je velmi důležité správně evidovat subjekty, snažit se ověřovat dle dostupných dat a zásilky u dokumentu spojit se správnými subjekty ve jmenném rejstříku.