<< Zobrazit obsah >> Navigace:  »Žádné kapitoly před« Dokumenty

V nabídce Dokumenty je k dispozici seznam všech dokumentů, na které má aktuálně přihlášený uživatel "právo", což znamená, že jsou zde pohromadě:

•všechny přijaté a vlastní dokumenty, u kterých je vlastníkem, a to ve všech možných stavech. Tyto dokumenty se zobrazují ve výchozím nastavení se zaškrtnutým checkboxem Moje dokumenty. Po odškrtnutí tohoto checkboxu se zobrazí také:

•dokumenty, které mu byly zpřístupněny jinými pracovníky k nahlížení,

•dokumenty podřízených pracovníků - to pouze v případě nadřízeného pracovníka, kterému bylo nastaveno uživatelské právo přístupu k dokumentům organizace.

 

 

V seznamu dokumentů se pomocí ikonek snadno rozliší dokumenty přijaté a vlastní:

 

 

 

Vyhledávání a filtrování dokumentů

Ve výchozím nastavení jsou zde zobrazeny všechny dokumenty vytvořené v období posledního roku.

Období lze změnit zadáním data (nebo intervalu dat) v poli Vytvořeno.

Vyhledávat v dokumentech lze kromě standardního filtru také pomocí rychlých filtrů:

• Věc,

•JID (jednoznačný identifikátor dokumentu),

• Vlastník, Původ (vlastní x přijatý),

•Druh dokumentu (např. běžná písemnost, podání, žádost...),

•Čj./Spis. značka,

•Stav ,  

•Odesílatel/adresát,

•Věcná skupina.

 

Při hledání dokumentů podle odesílatele/adresáta lze vyhledávat v seznamech dokumentů i dle subjektů.

Do filtru pro vyhledávání podle odesílatele/adresáta je možné pomocí tlačítka se třemi tečkami zadat i více subjektů a filtrovat tak více subjektů najednou.

V základním zobrazení se nezobrazují znepřístupněné dokumenty.

 

Moje dokumenty

Zaškrtnutí checkboxu Moje dokumenty znamená, že v seznamu jsou zobrazeny pouze dokumenty, u kterých je daný uživatel vlastníkem. Má-li uživatel povolené k nahlédnutí dokumenty jiného vlastníka, po odškrtnutí tohoto checkboxu vidí v seznamu i dokumenty jiného vlastníka. Může si zobrazit i komponenty těchto dokumentů.

 

Dokumenty bez spisovny

Zaškrtnutí checkboxu Dokumenty bez spisovny znamená, že v seznamu jsou zobrazeny pouze dokumenty, které ještě nebyly předány do Spisovny. Odškrtnutím tohoto checkboxu se zobrazí (šedivým písmem a kurzívou) i dokumenty, které byly předány do Spisovny. U těchto dokumentů je možné zobrazit jejich detail, nikoli však jednotlivé komponenty.

 

Moje dokumenty nezařazené do spisu

Po zaškrtnutí checkboxu Moje dokumenty nezařazené do spisu se zobrazí všechny dokumenty nezařazené do spisu. Tento filtr lze použít pro případ hromadného vkládání dokumentů do spisu s použitím  akce Zařadit do spisu. Dokumenty zařazené do vybraného spisu převezmou vždy věcnou skupinu ze spisu.

 

Externí aplikace

Po zaškrtnutí checkboxu Externí aplikace se zobrazí všechny dokumenty ve výhradní správě externí aplikace.

 

Tlačítka nad seznamem dokumentů

 

Na každém dokumentu je možné použít pravé tlačítko myši - nabídne se menu kontextových nabídek, které jsou použitelné na konkrétním dokumentu.

Sloupec se symbolem kancelářské sponky - možnost přímého otevření komponenty (souboru) bez nutnosti vstupovat do detailu dokumentu.

 

Nabídky (akce) dostupné na jednotlivých dokumentech

Veškeré akce, které je možné s dokumenty provádět, závisí na tom, jde-li o dokument přijatý nebo vlastní, a zároveň v jakém stavu se nachází - viz příslušné kapitoly:

1) Přijaté dokumenty

Přijaté dokument vyřizované:

Vzít na vědomí

Vyřídit jiným způsobem

Vyřídit záznamem na dokumentu

Postoupit

Předat

Založit spis / Vyřadit ze spisu - vloženo omylem / Vyjmout ze spisu

Vytvořit kopii

Přeevidovat dokument - možnost přeevidování dokumentu, pokud byla chybně vybrána maska č.j. nebo č.evid. (v době do 1 měsíce po zaevidování dokumentu).

Znepřístupnění (storno) přijatého dokumentu - pouze analogové

Zničení/ztráta - pouze analogové

Tisk detailu dokumentu s transakčním protokolem

Štítek dokumentu

 

Akce nad komponentami

Detail

Smazat

Filtr

Konverze - Konverze z moci úřední do elektronické podoby (Konverze LE) - v případě analogového dokumentu

Konverze - Konverze z moci úřední do listinné podoby (Konverze EL) - v případě digitálního dokumentu

Konverze - Konverze komponenty do digitální podoby dle §69a - v případě analogových dokumentů

Konverze - Konverze komponenty do listinné podoby dle §69a - v případě digitálních dokumentů

Elektronický obraz (prostý sken) - pouze u analogových dokumentů

Akce - Export komponent

Akce - Vytisknout komponenty

Akce - Ověřit datový formát

Akce - Ověřit el. podpis u PDF souborů.

 

Přijaté dokumenty vyřízené:

Předat

Založit spis / Vyřadit ze spisu - vloženo omylem / Vyjmout ze spisu

Vytvořit kopii

Přeevidovat dokument - možnost přeevidování dokumentu, pokud byla chybně vybrána maska č.j. nebo č.evid. (v době do 1 měsíce po zaevidování dokumentu).

Zničení/ztráta - pouze analogové

Tisk detailu dokumentu s transakčním protokolem

Štítek dokumentu

K nahlédnutí

 

Akce nad komponentami

Detail

Filtr

Konverze - Konverze z moci úřední do elektronické podoby (Konverze LE) - v případě analogového dokumentu

Konverze - Konverze z moci úřední do listinné podoby (Konverze EL) - v případě digitálního dokumentu

Konverze - Konverze komponenty do digitální podoby dle §69a - v případě analogových dokumentů

Konverze - Konverze komponenty do listinné podoby dle §69a - v případě digitálních dokumentů

Elektronický obraz (prostý sken) - pouze u analogových dokumentů

Akce - Export komponent

Akce - Vytisknout komponenty

Akce - Ověřit datový formát

Akce - Ověřit el. podpis u PDF souborů.

 

2) Vlastní dokumenty otevřené a vyřizované

Vlastní dokumenty otevřené:

Odeslat

Připravit k vypravení

Vyřídit jiným způsobem

Vyřídit záznamem na dokumentu

Předat

Vytvořit dokument

Hromadná korespondence

Znepřístupnit (storno)

Zničení/ztráta - pouze analogové

Přegenerovat šablony

Rozdělovník

Tisk detailu dokumentu s transakčním protokolem

Štítek dokumentu

K nahlédnutí

 

Akce nad komponentami

Nový -

•        ze souboru,

•        ze šablony,

•        z importu souborů,

•        Konverze - Konverze z moci úřední do elektronické podoby (Konverze LE),

•        Konverze - Konverze do digitální podoby dle §69a - v případě analogových dokumentů,

•        Načíst z původního dokumentu (pokud otevřený dokument vznikl jako odpověď na přijatý dokument),

•        Načíst z pracovních souborů.

Detail

Smazat

Filtr

Podepsat

Žádost o podpis

 

Akce - Export komponent

Akce - Vytisknout komponenty

Akce - Ověřit datový formát

Akce - Ověřit el. podpis u PDF souborů

 

 

Vlastní dokumenty vyřizované:

Odeslat

Vyřídit jiným způsobem

Vyřídit záznamem na dokumentu

Předat

Žádost o vyvěšení na úřední desce

Založit spis / Vyřadit ze spisu - vloženo omylem / Vyjmout ze spisu

Přeevidovat dokument - možnost přeevidování dokumentu, pokud byla chybně vybrána maska č.j. nebo č.evid. (v době do 1 měsíce po zaevidování dokumentu).

Znepřístupnit (storno)

Zničení/ztráta - pouze analogové

Tisk detailu dokumentu s transakčním protokolem

Štítek dokumentu

K nahlédnutí

 

Akce nad komponentami

Nový -

•        Elektronický obraz (prostý sken),

•        Konverze z moci úřední do elektronické podoby (Konverze LE) - v případě analogových dokumentů, nebo - Konverze z moci úřední do listinné podoby (Konverze EL) - v případě digitálních dokumentů,

•        Konverze do digitální podoby dle §69a - v případě analogových dokumentů, nebo - Konverze do digitální podoby dle §69a - v případě digitálních dokumentů,

Detail

Filtr

Podepsat

Žádost o podpis

 

Akce - Export komponent

Akce - Vytisknout komponenty

Akce - Ověřit datový formát

Akce - Ověřit el. podpis u PDF souborů

 

Vlastní dokumenty vyřízené:

Odeslat

Předat

Žádost o vyvěšení na úřední desce

Založit spis / Vyřadit ze spisu - vloženo omylem / Vyjmout ze spisu

Zničení/ztráta - pouze analogové

Tisk detailu dokumentu s transakčním protokolem

Štítky

K nahlédnutí

 

Akce nad komponentami

Nový -

•        Elektronický obraz (prostý sken) - pouze u analogových dokumentů,

•        Konverze do digitální podoby dle §69a - v případě analogových dokumentů, nebo Konverze do digitální podoby dle §69a - v případě digitálních dokumentů,

•        Konverze - Konverze z moci úřední do elektronické podoby (Konverze LE) - v případě analogových dokumentů

Detail

Filtr

Podepsat

Konverze - Konverze z moci úřední do listinné podoby (Konverze EL) - v případě digitálních dokumentů

 

Akce - Export komponent

Akce - Vytisknout komponenty

Akce - Ověřit datový formát

Akce - Ověřit el. podpis u PDF souborů.

 

Další ikony používané pro rozlišení vlastních a přijatých dokumentů a jejich možných stavů

Ikonky předávaných dokumentů:

 

Ikonky vyvěšených dokumentů:

 

Ikonky sejmutých dokumentů:

 

 

 

Ikonky ztracených/zničených dokumentů: