08. 03. 2024
Spisová služba - 1.12.12
KEO4 Spisová služba
- Bylo zcela změněno vytváření nového spisového plánu a úpravy stávající spisového a skartačního plánu. Editace spisového a skartačního plánu nyní probíhá v rámci průvodce. Nejprve je třeba vytvořit nový návrh s tím, že lze převzít aktuálně platné věcné skupiny. Následně je možné měnit skartační režimy, spisové znaky či vytvářet úplně nové věcné skupiny. Poté je třeba napárovat věcné skupiny z aktuálně platného spisového plánu, které již nemají vazbu na nově vytvářený návrh. Tímto vás intuitivně provede průvodce. Aktivací návrhu se vytvoří nový spisový a skartační plán a původní plán se stane archivním. V aktuálním spisovém a skartačním plánu lze nyní pouze měnit název věcné skupiny, popis nebo poznámku. Podrobnější informace naleznete v dokumentaci. Také je možné se přihlásit na webinář, kde bude tato problematika blíže vysvětlena – přihlaste se na webinář KEO4 Spisová služba - Spisový a skartační plán.
- Při zaevidování datové zprávy se nyní ukládá i celá datová zpráva ve formátu zfo jako samostatná komponenta. Tato komponenta se zobrazuje v rámci systémových komponent.
- Při zaevidování e-mailu se nyní ukládá i celý e-mail ve formátu eml jako samostatná komponenta. Tato komponenta se zobrazuje v rámci systémových komponent.
- Do společných parametrů SSL jsme přidali nové parametry pro spisový a skartační plán. Je možné nastavit minimální počet znaků pro spisový znak včetně bezvýznamových nul pro hlavní věcnou skupinu a oddělující znak mezi jednoduchými spisovými znaky.
- Rozšířili jsme možnosti kontroly vícečetných záznamu ve jmenném rejstříku. Uživatel s právem na správu jmenného rejstříku (JASADR011) může definovat kritéria pro vyhodnocení vícečetných záznamů a to jak na úrovni upozornění (Kontrola vícečetných záznamů) tak na úrovni zákazu zápisu (Zápis vícečetných záznamů).
- V případě, že máte ve spisovém a skartačním plánu duplicity ve spisových znacích, nepůjde vytvořit nový návrh spisového a skartačního plánu. Je třeba nejdříve duplicity opravit přes akci „Oprava duplicitních spisových znaků“. Tuto akci naleznete v detailu spisového a skartačního plánu.
- V modulu Referent v detailu dokumentu byla přidána záložka „Další metadata“. V této záložce může správce SSL nastavit další údaje, které chcete u dokumentu evidovat. Lze vytvořit pro dokument nové uživatelské číselníky popř. další údaje. Následně je možné dle těchto metadat vyhledávat, nastavovat je do pohledu. Více o využití této funkcionality naleznete v dokumentaci.
- Nyní se místo datumu spouštěcí události zobrazuje a doplňuje pouze rok, kdy spouštěcí událost nastala.
- Přidali jsme nová vstupní pole pro šablony dopisů pro skartační lhůtu, skartační znak, spouštěcí událost a spisový znak a název věcné skupiny.
- V rámci přebírání adresy z ISDS se nově přebírají i další adresní údaje dle kódu adresního místa.
- Do parametrů jmenného rejstříku jsme přidali nové lhůty pro výmaz subjektů ve jmenném rejstříku.
- Do tiskové sestavy transakčního protokolu byla přidána nová informace ke komponentě - hash a název použité hashovací funkce u komponenty.
- Do formuláře žádostí byl přidán jednoznačný identifikátor (JID).