Jak využít možnost externí konverze dle § 69a do PDF/A s doložkou

Může se stát, že dokument přijatý na podatelnu nebo odeslaný z organizace obsahuje komponenty, které nesplňují požadavky § 23 vyhlášky o výstupních datových formátech. Co s takovými dokumenty dál? Pokud jde o dokumenty, na které je aplikován trvalý skartační souhlas, tak tam není třeba výstupní datový formát vůbec řešit. Ale u ostatních dokumentů bychom neměli přivírat oči, zejména pokud jde o dokumenty, které mohou být budoucími archiváliemi. Abyste zabránili případným budoucím problémům se skartací či možné nečitelnosti v pozdější době, je třeba tyto soubory převést do výstupního datového formátu přes akci „Konverze do PDF/A“.

Některé dokumenty však mohou obsahovat soubory, které nelze běžně dostupnými nástroji v KEO4 Spisové službě převést do PDF/A. Týká se to např. různých editovatelných formulářů v PDF. V tomto případě lze využít novou akci „Externí konverze dle § 69a“, která je dostupná uživateli s právem správce SSL a nově i posuzovateli skartační operace ve spisovně.

Jak na to? Problematický soubor je třeba nejprve převést do výstupního datového formátu PDF/A nástroji mimo KEO4, popř. jej vytisknout a naskenovat. Následně může správce SSL v detailu komponenty přes akci „Externí konverze dle § 69a“ převedený soubor vložit. Po dokončení celé akce získáte ztvárnění souboru do výstupního datového formátu s doložkou, která musí obsahovat podpis nebo pečeť s časovým razítkem.

Tímto způsobem můžete i u těchto problematických dokumentů zajistit jejich dlouhodobou čitelnost a hladký průběh skartačního řízení.