V nabídce Listinné zásilky se zapisují došlé analogové (neboli listinné) zásilky. Analogovými zásilkami se rozumí všechny zásilky mimo e-mailů a datových zpráv. Mohou být doručeny např. poštou, formou osobního doručení, kurýrní službou...
V seznamu zásilek čekají zásilky na předání k vyřízení. K tomu slouží tlačítko Předat ke zpracování nad seznamem zásilek anebo v detailu každé zásilky.
K zásilce (lze říci obálce) je nutno pořídit vlastní obsah (jeden či více dokumentů) - jinak ji nelze předat ke zpracování. Dokumentu lze pořídit komponenty (není povinné). Komponenta může být jedna, ale i více (například průvodní dopis s přílohami).
K zásilce je možné vytisknout štítek dokumentu a ten použít místo podacího razítka. Štítek se vytiskne pomocí tlačítka Tisk štítku nad seznamem zásilek. Štítky je možné tisknout i hromadně pro více zásilek najednou. Na výběr je mnoho variant štítků dokumentu, např. s čárovým kódem.
K zásilce je možné vytisknout potvrzení o převzetí – pomocí tlačítka Tisk potvrzení o převzetí nad seznamem zásilek.
Dokumentu lze rovnou při pořízení dokumentu zadat zpracovatele (údaj Zpracovatel). Nebo je možné zpracovatele vybrat až později (hromadně) - v nabídce Doplnit zpracovatele.
•Pokud má zásilka pořízen dokument bez určeného zpracovatele, přesune se po stisknutí tlačítka Předat ke zpracování do nabídky Doplnit zpracovatele.
•Pokud již byl k dokumentu zadán zpracovatel, přesune se po stisknutí tlačítka Předat ke zpracování do nabídky Předávané dokumenty. Určený zpracovatel si může dokument převzít v modulu Referent.
V seznamu zapsaných zásilek lze na označené zásilce použít pravé tlačítko myši - nabídne se menu kontextových nabídek:
| Detail | Zobrazí se detail vybrané zásilky. |
| Smazat | Smazání zásilky - lze pouze v případě, že zásilka nemá dokument. |
| Předat ke zpracování | Předání dokumentů obsažených v zásilce k dalšímu zpracování. |
| Další akce | - Do nepřijatelných - zásilce (+ dokumentům v zásilce) se přiřadí stav "nepřijatelná/ý". |
- Stornovat - provede se storno zapsané zásilky, zásilce se přiřadí stav "stornovaná". Pokud zásilka obsahuje dokument, znepřístupní se spolu se zásilkou i její dokument.
- Výběrové řízení bez odesílatele - možnost zaevidovat listinnou zásilku bez zadání odesílatele (výběrová řízení).
| Kopírovat | Zkopírování hodnoty daného údaje např. pro vyhledávání ve filtrech. |
| Hledat | Vyhledávání zásilek dle různých kritérií (dle data a času doručení, odesílatele, způsobu doručení, počtu dokumentů, komponent či vlastníka). |
| Třídit | Možnost setřídění zásilek (vzestupně či sestupně) podle vybraných sloupců. |
| Filtr | Možnost filtrování dle kritérií zadaných v okně filtru. |
| Filtrovat podle hodnoty | Možnost filtrovat podle vybrané hodnoty údaje ve vybraném sloupci bez nutnosti použití filtru (vyhledá všechny záznamy, ve kterých se vyskytuje hodnota údaje daného sloupce, na kterém aktuálně stojí kurzor myši). |
| Filtrovat mimo výběr | Inverzní výběr - vybere se vše mimo hodnoty údaje ve vybraném sloupci. |
Označ vše Označí všechny zásilky v seznamu.
Odznač vše Zruší označení všech zásilek v seznamu.
Příjem listinné zásilky – stručný pracovní postup
1.Stisknout tlačítko Nový.
2.Vybrat odesílatele.
3.Vybrat Vzor vypravení.
4.Pořídit dokument – tl. Nový na záložce Dokumenty.
5.Vyplnit Věc.
6.Vyplnit podací informace (počet listů/počet příloh) - netýká se doručených nabídek do výběrových řízení - u těch se podací informace zadávat nemusí
7.Pořídit komponenty (přílohy) – na záložce Komponenty - tl. Nový - s nabídkami Elektronický obraz (prostý sken), Konverze z moci úřední do elektronické podoby (Konverze LE), Konverze do digitální podoby dle §69a,.
8.Po připojení komponent/y zavřít formulář komponenty tlačítkem Uložit a zavřít.
9.Vybrat zpracovatele.
10.Ve formuláři přijatého dokumentu použít tlačítko Předat ke zpracování. Dokument se přesune do nabídky Předávané, zpracovatel si jej může převzít v modulu Referent – K převzetí.
Zápis nové došlé listinné zásilky
Obsluha stiskne tlačítko Nový.
Zobrazí se formulář pro pořízení nové zásilky.
Ve formuláři jsou předvyplněny údaje:
JID (jednoznačný identifikátor) - nelze přepsat
Vlastník = jméno a příjmení pracovníka, který zásilku zapsal
Odesláno (aktuální datum - 1) - lze změnit výběrem data z kalendáře
Doručeno (aktuální datum) - lze změnit výběrem data z kalendáře
Je třeba doplnit:
| Odesílatel | - povinný údaj - bez zadání odesílatele nelze k zásilce zapsat dokumenty. |
Nejjednodušším způsobem je, začít psát do pole Odesílatel jméno (nebo obchodní název) odesílatele a využít "našeptávače", který nabízí odpovídající záznamy Jmenného rejstříku. Hledá se podle údajů Příjmení, Název subjektu, IČO, ID datové schránky.
Nebo je možné prostřednictvím tlačítka se třemi tečkami vstoupit do Jmenného rejstříku a zde v poli Hledat vyhledat adresu odesílatele.
Pokud odesílatel dosud vůbec ve Jmenném rejstříku není, musí se adresa nejdříve pořídit. Nejrychlejším způsobem je použití tlačítka se zeleným symbolem "plus" vedle pole Odesílatel. Nabídnou se dlaždice pro výběr typu pořizovaného subjektu a následně klasický formulář pro nový subjekt. Další možností je použít tlačítko se třemi tečkami vedle pole Odesílatel a v následně otevřeném Jmenném rejstříku přes tlačítko Nový adresu do Jmenného rejstříku pořídit.
Pokud je potřeba místo adresy trvalého pobytu či sídla zadat jinou adresu (doručovací či fakturační) a pokud tyto adresy ve Jmenném rejstříku jsou evidované, vybere se správná adresa pomocí tlačítka Vybrat typ adresy - nabídne se seznam adres k dotyčnému subjektu. Výběr požadované adresy se potvrdí tlačítkem Ok.
Pokud je třeba zadat doručovací nebo fakturační adresu, ale ta ještě ve Jmenném rejstříku evidována není, má obsluha možnost použít tlačítko s lupičkou vedle pole Odesílatel a adresu přímo z tohoto místa pořídit a následně vybrat.
Ve výjimečných případech při evidování listinné zásilky (zejména při výběrovém řízení) není nutné doplnit odesílatele. Je možné v detailu listinné zásilky využít akci Výběrové řízení bez odesílatele. Odesílatele je nutné vyplnit později, v rámci vyřizování daného dokumentu. Dále není povinný počet listů.
| Způsob | - způsob doručení - vyberte z nabídky roletového menu |
| Druh | - druh zásilky - vyberte z nabídky roletového menu |
| Služba | - druh poštovní služby - po použití tlačítka se 3 tečkami se zobrazí okno, ve kterém je možné z Číselníku služeb vybrat jednu nebo více služeb. |
Nebo pro zadání údajů Způsob, Druh a Služba vyberte některý z předem nadefinovaných vzorů vypravení (údaj Vzor) a položky budou dle vzoru naplněny.
Nepovinně je možné vyplnit Číslo zásilky nebo zapsat libovolnou poznámku.
Na záložce Dokumenty se k zásilce připojí vlastní dokument(y).
Pořízení dokumentu
Po stisknutí tlačítka Nový na záložce Dokumenty se zobrazí formulář pro pořízení dokumentu.
Ikona přijatého dokumentu: 
Popis údajů ve formuláři nového dokumentu:
JID |
Jednoznačný identifikátor - automaticky předvyplněn, nelze změnit. |
Vlastník |
Automaticky předvyplněn dle aktuálně přihlášeného uživatele, nelze změnit. |
Čj. |
Číslo jednací - doplňuje se v souladu s nastavením Společných parametrů SSL. Dokumenty je možné evidovat nejen pod číslem jednacím, ale také pod číslem evidenčním ze samostatné evidence (např. evidence faktur). Pro použití čísel evidenčních je třeba mít v parametrech vytvořené masky řad čísel evidenčních - ty se poté nabízejí při evidování nových dokumentů. Pokud se pro nový dokument zvolí maska čísel evidenčních, ve formuláři dokumentu se údaj č.j. změní na č.evid. Ve Společných parametrech SSL je možné nastavit tyto možnosti přidělování čísel jednacích: - automatické přidělování čj. na podatelně - čj. dokumentu přiřazuje povinně pracovník podatelny, a to tlačítkem Přidělit Čj. Pokud je ve Společných parametrech SSL k dispozici více masek č.j. nebo č.evid., musí se v dalším kroku vybrat správná maska pro přidělení č.j. nebo č.evid. - čj. může přidělit až referent - čj. se nemusí přiřadit na podatelně - přidělí jej až zpracovatel v modulu Referent po stisknutí tlačítka Přidělit Čj. Pozn.: Pokud dojde k nesprávnému výběru masky, je možné daný dokument dodatečně přeevidovat (v detailu dokumentu tlačítkem Další akce - Přeevidovat dokument). Toto je možné ale max. měsíc od zaevidování dokumentu. |
Věc |
Povinná položka, musí být vyplněna. |
Odesílatel |
Automaticky se přebírá ze zásilky. |
Zpracovatel |
Zpracovatel dokumentu. Stačí zadat první písmeno (nebo několik) - "našeptávač" nabídne odpovídající možné uživatele. Nebo lze použít tlačítko se 3 tečkami a vybrat uživatele ze seznamu. Dokument může také být předán organizační jednotce (resp. vedoucímu OJ). To se provede pomocí tlačítka |
Forma |
Analogový x digitální - automaticky doplněno. |
Popis, Poznámka |
Textová pole k zápisu popisu obsahu dokumentu nebo libovolné poznámky. |
Druh dokumentu |
Druh obsahu dokumentu - vybírá se z roletového menu. Pro usnadnění výběru stačí zadat první písmeno zadávané položky - kurzor se nastaví na odpovídající položku. |
Umístění |
Umístění - zde se nezadává. |
Věcná sk. |
Věcná skupina - položka spisového plánu - vybírá se pomocí tlačítka se 3 tečkami. Je-li dokument vložen do spisu, přebírá se věcná skupina ze spisu. |
Skartační znak/lhůta |
Dosadí se dle vybrané věcné skupiny. Lze zadat i nezávisle na věcné skupině pomocí tlačítka se 3 tečkami. |
Listinná podoba Počet listů dokumentu Počet příloh |
Doručené množství u dokumentu v analogové podobě, uvádí se počet listů dokumentu a počet příloh.
|
Nelistinná podoba Počet příloh Popis příloh |
Doručené množství a popis příloh (druh) v nelistinné podobě. |
Čj. původní |
Číslo jednací přiřazené původcem dokumentu. |
Spis. zn. pův. |
Spisová značka přiřazená původcem písemnosti. |
Ze dne |
Datum vytvoření původního dokumentu. Pokud se zde zadá datum „ze dne“, automaticky se doplní i k odpovědi na tento dokument. |
Doručeno |
Datum a čas doručení zásilky - nelze přepsat. |
Zaevidováno |
Datum a čas zaevidování dokumentu do KEO4. |
Vyřídit do |
Možnost nastavení termínu vyřízení - datum se může zadat ručně nebo vybrat z kalendáře (tlačítko s ikonkou kalendáře). |
Stav |
Stavové informace - tlačítkem s lupou je možné zobrazit podrobnější informace. |
Záložka Komponenty |
Zde se připojí k dokumentu jednotlivé komponenty (přílohy dokumentu). Na záložce Komponenty je také k dispozici tlačítko Akce s nabídkou Export komponent - možnost uložení komponenty na disk počítače. |
Záložka Zásilky |
Informace o zásilce, která je součástí daného dokumentu. |
Záložka Ztvárnění |
Pokud byla/y k dokumentu připojena/y komponenta/y, je zde možné pomocí tlačítka Nový provést jejich "ztvárnění" - převod do výstupního datového formátu. |
Záložka Související subjekty |
K dokumentu je možné přidat související subjekty - tedy subjekty, které jsou např. v dokumentu zmíněny. Standardně jsou zde automaticky zobrazené subjekty ze zásilek. |
Záložka Transakční protokoly |
Standardní záložka s výpisem akcí evidovaných v transakčního protokolu. |
Tlačítko Předat ke zpracování |
Pokud dokumentu není zadán zpracovatel, změní se po použití tohoto tlačítka stav dokumentu z "K zaevidování" na "Zaevidovaný" a přesune se do nabídky Doplnit zpracovatele. Pokud je zadán zpracovatel, rovněž se dokumentu změní stav a přesune se do nabídky Předávané dokumenty. |
Tlačítko K nahlédnutí |
Zpřístupnění dokumentu jiným uživatelům k nahlížení. |
Tlačítko Akce: - Přeevidovat dokument
- Do nepřijatelných
- Znepřístupnění (storno)
|
Po přidělení č.j. možnost přeevidování dokumentu, pokud byla chybně vybrána maska č.j. nebo č.evid. (v době do 1 měsíce po zaevidování dokumentu).Dojde k přeevidování dokumentu do jiné evidence.
Označení dokumentu za nepřijatelný. Po stisknutí tlačítka se nabídne dialog pro zapsání důvodu. Je zde předvyplněn aktuálně přihlášený uživatel a aktuální datum a čas (= údaj Zapsal kdo/kdy). Tyto informace budou k dohledání v Evidenci dokumentů - v detailu dokumentu, ve stavových informacích (pod tlačítkem s lupou vedle údaje Stav).
Znepřístupnění dokumentu. Po stisknutí tlačítka následuje dialog pro zapsání důvodu. Je zde předvyplněn aktuálně přihlášený uživatel a aktuální datum a čas (= údaj Zapsal kdo/kdy). Po zápisu důvodu a stisknutí tlačítka Uložit a zavřít bude dokumentu přiřazen stav znepřístupněný. Pokud byl dokument jediným dokumentem u zásilky, vystornuje se tímto i zásilka. |
Tlačítko Tisk - Detailu dokumentu - Detailu dokumentu s transakčním protokolem - Štítky |
Možnost tisku podrobných informací o dokumentu. Tisk detailu dokumentu včetně výpisu z transakčního protokolu. Tisk štítku dokumentu. |
Po pořízení dokumentu se mohou připojit komponenty tohoto dokumentu.
Doplnění komponent dokumentu
Komponentou se rozumí příloha dokumentu v podobě počítačového souboru.
Komponenta se pořídí v detailu dokumentu, na záložce Komponenty, pomocí tlačítka Nový a následným výběrem jedné ze čtyř nabízených možností.
| 1) | Elektronický obraz (prostý sken) |
Pořízení komponenty oskenováním přijatého dokumentu (pomocí tlačítka s ikonou scanneru 
).
V detailu takto pořízené komponenty bude v údaji Původ uvedeno "Elektronický obraz".
| 2) | Konverze LE |
Vytvoření komponenty cestou provedení Konverze z moci úřední z listinné do elektronické podoby.
Původ komponenty bude "Autorizovaná konverze".
| 3) | Konverze do digitální podoby dle §69a |
Vytvoření komponenty cestou konverze listinného dokumentu do digitální podoby dle §69a.
Je třeba naskenovat nebo vybrat dokument, zapsat označení vstupu a datum sepsání a poté dojde k převedení souboru do výstupního datového formátu PDF/A.
Původ komponenty bude "Ruční".
Popis údajů ve formuláři nové komponenty:
Úprava zapsané zásilky - formulář detailu zásilky
Obsluha vybere v seznamu zásilek zásilku a použije na ní dvojklik nebo stiskne tl. Detail.
Zobrazí se formulář detailu zásilky, v něm je možné provést požadované úpravy (kromě údajů JID, Vlastník, Forma).
K zásilce musí být pořízen dokument(y), pak teprve je možné použít tlačítko Předat ke zpracování.
Jestliže obsluha ve formuláři pro dokument vybere PM nebo OJ pro předání (pomocí tlačítka se třemi tečkami za položkou Zpracovatel), poté se dokument pomocí tlačítka Předat ke zpracování přesune do nabídky Předávané dokumenty.
Pokud se k dokumentu nezadá zpracovatel, dokument se přesune do sekce Doplnit zpracovatele).
Obsluha může použít tlačítko Další akce - s nabídkami:
| Do nepřijatelných | - zásilce se přiřadí stav "nepřijatelná"  . |
Nabídne se dialog pro zapsání důvodu. Je zde předvyplněn aktuálně přihlášený uživatel a aktuální datum a čas (= údaj Zapsal kdo/kdy). Tyto informace budou k dohledání v Evidenci zásilek - v detailu zásilky, ve stavových informacích (pod tlačítkem s lupou vedle údaje Stav). Pokud byly k zásilce pořízené dokumenty, je i dokumentům přiřazen stav "nepřijatelný". K dohledání budou v Evidenci dokumentů.
| Výběrové řízení bez odesílatele | - možnost zaevidovat listinnou zásilku bez zadání odesílatele (výběrová řízení). |
Smazání zásilky
Smazat lze pouze zásilku, ke které ještě nebyly pořízeny dokumenty.
Smazání se provede pomocí tlačítka Smazat 
.
Všechny zapsané zásilky ve všech stavech jsou k dohledání v nabídce Evidence - zásilky.
Předání zásilky na jinou podatelnu
V případě existence více podatelen v rámci jedné organizace (úřadu), lze použít tl. Předat na jinou podatelnu. Po zadání důvodu předání se zásilka se přesune na jinou vybranou podatelnu.
Přeevidování dokumentu do jiné evidence
V případě, že je dokumentu na podatelně omylem přiřazeno nesprávné číslo jednací (výběrem nesprávné masky č.j. nebo č.evid.), je možné dokument za splnění určitých podmínek dodatečně přeevidovat.
Přeevidování lze provést z detailu dokumentu (v nabídkách Příjem listinných zásilek, Doplnit zpracovatele, Předávané dokumenty, Odmítnuté dokumenty) - použitím tlačítka Další akce - volba Přeevidovat dokument.
Uživatel je následně vyzván k výběru jiné masky č.j. nebo č.evid.
Aby šel dokument přeevidovat, nesmí být zaevidován dříve než před měsícem.