|
<< Zobrazit obsah >> Navigace: »Žádné kapitoly před« Uloženo ve spisovně |
Přehledy ukládacích jednotek, dokumentů a spisů (případně dílů typového spisu), které jsou uložené ve spisovně.
Nabídka |
Popis |
Ukládací jednotky |
přehled všech ukládacích jednotek čekajících na skartační řízení, které následuje po vypršení skartačních lhůt. |
Dokumenty |
•záložka Dokumenty - přehled všech dokumentů uložených ve spisovně, včetně těch co jsou ve spisech. Slouží hlavně pro snadnější vyhledávání dokumentů ve spisovně. •záložka Komponenty – přehled všech komponent uložených ve spisovně. Lze filtrovat dle formy dokumentu, původu (vlastní, přijatý dokument) nebo zda jde ve výstupním datovém formátu atp.. Slouží pro snadnější vyhledávání komponent ve spisovně. |
Spisy |
přehled všech spisů uložených ve spisovně - pro snadnější vyhledávání ve spisovně. |
Díly typového spisu |
přehled všech dílů typových spisů (pokud je ve společných parametrech SSL používání typových spisů povoleno a daná organizace s nimi pracuje). |
V detailu uložené ukládací jednotky má uživatel k dispozici tlačítka:
| Předat k zapůjčení | - ukládací jednotku je možné na vyžádání zapůjčit mimo spisovnu |
| Pozastavení skartační operace | - možnost dočasně pozastavit skartační operaci pro danou ukládací jednotku |
- Konverze do PDF/A pro vlastní dokumenty bez doložky - u vlastních dokumentů je možné provést konverzi do PDF/A bez doložky.
| Tisk detailu ukládací jednotky | - tisk detailních informací o ukládací jednotce, včetně seznamu obsažených dokumentů a spisů. |
Předat do jiné spisovny - možnost předat do jiné spisovny (pokud je k dispozici), musí se vyplnit Důvod předání.
Nad seznamem uložených ukládacích jednotek jsou k dispozici tato tlačítka:
| Nový | - vytvoření nové ukládací jednotky. |
| Detail | - zobrazení detailu ukládací jednotky. |
| Smazat | - smazat je možné pouze prázdné ukládací jednotky. |
Předat k zapůjčení - ukládací jednotku je možné na vyžádání zapůjčit mimo spisovnu.
Pozastavení skartační operace - možnost dočasně pozastavit skartační operaci pro danou ukládací jednotku.
Zrušení pozastavení skartační operace - pozastavení skartační operace je možné zrušit.
Vrátit zpět referentovi - možnost vrátit ukládací jednotku referentovi, který ji do spisovny předal.
| Tisk štítku | - možnost tisku štítků, určených k označení ukládacích jednotek. |
Předat do jiné spisovny - možnost předat do jiné spisovny (pokud je k dispozici), musí se vyplnit Důvod předání.
V nabídce Ukládací jednotky lze i zde ve spisovně pořídit novou ukládací jednotku. Použije se tlačítko Nový.
Ve formuláři nové ukládací jednotky je předvyplněn JID, uživatel, který UJ založil a číslo UJ vygenerované dle masky a čítače nastaveného v parametrech modulu Spisovna. Toto číslo je možné editovat.
Povinné je dále vyplnění názvu ukládací jednotky a zadání věcné skupiny (vč. skartačního znaku/lhůty).
U analogových a hybridních ukládacích jednotek se zadává Typ UJ - vybere se z číselníku, který je uživatelsky přístupný a editovatelný - menu Číselníky - Typy ukládacích jednotek.
Umístění - přes tlačítko se 3 tečkami se vybere fyzické umístění (lokace) ukládací jednotky.
Ve formuláři nové UJ je dále předvyplněno datum vytvoření, datum převzetí a uložení do spisovny (aktuální datum) a stav (uložená ve spisovně).
U nové UJ má obsluha ihned možnost pozastavit skartační operaci - i tak se UJ bude nabízet pro přeřazení dokumentů a spisů.
Nad seznamem uložených ukládacích jednotek je k dispozici tlačítko Tisk štítku pro tisk štítku ukládací jednotky. Jde o hromadnou akci, je tedy možné tisknout štítky pro více vybraných ukládacích jednotek najednou.
Dokumenty i spisy je možné vyjmout z ukládací jednotky a vložit do jiné.
Provede se to v detailu ukládací jednotky, pomocí tlačítka Přeřadit na záložce Dokumenty nebo Spisy nad seznamem vložených dokumentů nebo spisů. Nabídnou se vhodné ukládací jednotky pro přeřazení označených dokumentů. Pracovník spisovny vybere novou UJ a potvrdí tlačítkem Vybrat.
Pokud žádná odpovídající UJ není k dispozici, je možné ji z tohoto místa vytvořit - použije se tlačítko Nový a vyplní se formulář pro pořízení ukládací jednotky. V něm je předvyplněný název UJ shodný s názvem původní ukládací jednotky, lze jej ale přepsat.
Tlačítko Vrátit zpět referentovi nad seznamem uložených ukládacích jednotek je dostupné pouze uživateli se zapnutým právem "správce SSL". Ukládací jednotku je pak možné vrátit referentovi, který ji do Spisovny předal.
Je třeba vybrat uživatele a zadat důvod tohoto vrácení.
Ukládací jednotka se vrátí do modulu Referent - nabídky Předání do spisovny - Ukládací jednotky. Referent může ukládací jednotku otevřít a např. do ní přidat další dokumenty/spisy.
Pokud má organizace (úřad) více spisoven, je možné mezi nimi předávat ukládací jednotky.
Ve složce Ukládací jednotky se zaškrtne vybraná UJ a použije se tlačítko Předat do jiné spisovny. Toto tlačítko je k dispozici i v detailu ukládací jednotky.
Následně se zobrazí dialog pro výběr spisovny, zde je nutné zapsat důvod předání UJ a potvrdit předání tlačítkem Vybrat.
V detailu dokumentu je možné pomocí tlačítka Změna formy dokumentu provést změnu formy z digitální na analogovou nebo opačně. Tato změna je možná i v rámci skartačního řízení.
Také je zde možnost u jednotlivých dokumentů provádět konverzi do listinné nebo digitální podoby dle §69a či konverzi z moci úřední.