|
<< Zobrazit obsah >> Navigace: Uloženo ve spisovně > Pozastavení skartační operace |
Jde o institut, kterým příslušný uživatel s dostatečným oprávněním může zajistit dokumentům ochranu před vyřazením. Její zavedení nemá vliv na příslušný skartační režim, který platí dál, avšak dokumenty nemohou být vyřazeny a ani na ně nemůže být uplatněn jiný skartační režim do konce platnosti tohoto pozastavení. Pokud během pozastavení uběhla skartační lhůta, je po odstranění tohoto pozastavení okamžitě vyvolána skartační operace. V naší praxi tomu odpovídá situaci, kdy původce nenavrhne do skartačního návrhu dokumenty, kterými ze zásadních důvodů, např. probíhajícího soudního řízení, musí i nadále disponovat. To však neznamená, že je opatří novým skartačním režimem, respektive prodlouží skartační lhůtu, ale pouze fakt, že pozastaví tuto operaci na dobu nezbytně nutnou.
K zadání tohoto příkazu slouží tlačítko Pozastavení skartační operace:
•Toto tlačítko je umístěné jednak nad seznamem uložených UJ - při jeho použití pak pozastavení platí pro všechny dokumenty a spisy ve vybrané ukládací jednotce. Pozastavení se může uplatnit pro jednu vybranou (zaškrtnutou) ukládací jednotku anebo hromadně pro více UJ najednou, a to se stejným odůvodněním.
•Nebo v detailu ukládací jednotky v horní části formuláře - zde jeho použití také platí pro všechny dokumenty a spisy ve vybrané ukládací jednotce.
•Nebo jej lze použít v detailu ukládací jednotky na záložce Dokumenty - zde pouze pro vybraný dokument či spis (nebo více zaškrtnutých dokumentů či spisů najednou). Při tomto postupu se nabídnou vhodné ukládací jednotky, do kterých budou vybrané dokumenty či spisy přemístěny. Není-li žádná odpovídající UJ k dispozici, je třeba ji vytvořit. Použije se tlačítko Nový a vyplní se formulář pro pořízení ukládací jednotky. Obsluha stiskne tlačítko Vybrat a následně je vyzvána k zapsání důvodu pozastavení skartační operace.
U ukládacích jednotek, které obsahují dokumenty či spisy s pozastavenou skartací zmizí údaj "Skartační řízení od roku". V seznamu uložených ukládacích jednotek zčervená příslušná buňka ve sloupci Skartační řízení od roku.
Ukládací jednotky s pozastavenou skartační operací lze také vyfiltrovat zaškrtnutím zatržítka Pozastavena skartace.
Pozastavení sk. operace je možné zrušit tlačítkem Zrušení pozastavení skartační operace, a to u jedné nebo více zaškrtnutých ukládacích jednotek najednou.