Určení umístění a uložení UJ

V nabídce Určení umístění je seznam převzatých ukládacích jednotek (analogových nebo hybridních), které čekají na uložení ve spisovně. Digitální ukládací jednotky se zařazují automaticky.

U všech analogových ukládacích jednotek je nutné přiřadit umístění (lokaci), tzn. údaj o fyzickém umístění ve spisovně. Lokační místa se definují v číselnících modulu Spisovna - Číselník "umístění".

Po stisknutí tlačítka Určení umístění se zobrazí přehled lokačních míst a zde se vybere konkrétní místo uložení (místnost, regál, skříň, police...).

Umístění lze přiřadit i pomocí pravého tlačítka myši na ukládací jednotce - volba Určení umístění anebo v detailu ukládací jednotky pomocí tlačítka se třemi tečkami vedle údaje Umístění.

Určení lokace je u ukládací jednotky signalizováno zatržítkem ve sloupci Umístění.

Teprve po přiřazení umístění je možné ukládací jednotku uložit (tlačítkem Uložit ve spisovně) - ukládací jednotka se tím přesune do nabídky Uloženo ve spisovně.

Tlačítkem Tisk štítku je možné vytisknout štítek, určený k označení ukládací jednotky.

Všechny tyto akce je možné provádět hromadně pro více vybraných (zaškrtnutých) ukládacích jednotek.

V detailu ukládací jednotky je možné:

•změnit Typ ukládací jednotky,

•tisknout detail ukládací jednotky (tlačítko Tisk detailu ukládací jednotky),

•přeřadit vybrané dokumenty či spisy do jiné UJ. Po stisknutí tlačítka Přeřadit nad seznamem vložených dokumentů a spisů se nabídnou vhodné ukládací jednotky pro přeřazení označených dokumentů. Pracovník spisovny vybere UJ a potvrdí tlačítkem Vybrat. Pokud žádná odpovídající UJ není k dispozici, je možné ji z tohoto místa vytvořit - použije se tlačítko Nový a vyplní se formulář pro pořízení ukládací jednotky. V něm je předvyplněný název UJ shodný s názvem původní ukládací jednotky, lze jej ale přepsat.

•pozastavit skartační operaci u vybraných dokumentů či spisů. Po stisknutí tlačítka Pozastavení sk. operace nad seznamem vložených dokumentů a spisů se nabídnou vhodné ukládací jednotky, do kterých budou z důvodu pozastavení skartační operace vybrané dokumenty či spisy přemístěny. Není-li žádná odpovídající UJ k dispozici, je třeba ji vytvořit. Použije se tlačítko Nový a vyplní se formulář pro pořízení ukládací jednotky. Obsluha stiskne tlačítko Vybrat a následně je vyzvána k zapsání důvodu pozastavení skartační operace.

U ukládacích jednotek, které obsahují dokumenty či spisy s pozastavenou skartací zmizí údaj Skartační řízení od roku. Tyto ukládací jednotky lze poté v nabídce Uloženo ve spisovně vyfiltrovat zaškrtnutím zatržítka Pozastavena skartace.

•určit umístění - tlačítkem Určení umístění.

Pozn.:

Pokud časem vznikne potřeba hromadně změnit umístění ukládacích jednotek, může být provedena tzv. reorganizace umístění, a to v nabídce Číselníky - Umístění.