<< Zobrazit obsah >> Navigace:  Vlastní dokumenty k vyřízení > Dokument otevřený > Vytvoření zásilky

Zásilka je vlastně souhrn informací o tom, kdo dokument poslal (u přijatých dokumentů), komu byl dokument odeslán (u vlastních dokumentů) a jakým způsobem byl dokument doručen nebo odeslán.

U vlastních dokumentů lze vytvořit libovolný počet zásilek - tzn., že stejný dokument lze odeslat libovolnému počtu adresátů.

Zásilku je možné vytvořit již u dokumentu otevřeného nebo i později u dokumentu vyřizovaného a dokonce i u vyřízených dokumentů lze dodatečně vytvořit další zásilku a dokument odeslat nějakému dalšímu adresátovi.

Zásilku u vlastního dokumentu lze vytvořit buď:

1.pomocí tlačítka s obálkou vedle údaje Adresát

2.nebo na záložce Zásilky, pomocí tlačítka Nový

3.nebo na záložce Zásilky lze založit najednou větší počet zásilek použitím Sady adres - použitím tlačítka Převzít ze sady. Sadou adres je myšlen soubor adres, které se opakovaně používají k nějakému konkrétnímu účelu a uživatel si je může nadefinovat v modulu Jmenný rejstřík. Při tomto způsobu založení zásilek se nesmí zapomenout také na výběr vzoru vypravení.

4.nebo na záložce Zásilky lze využít možnosti vytvoření zásilek z dokumentů v daném spisu (tlačítko Převzít ze spisu), čímž se založí zásilky převzetím zásilek všech dokumentů, které jsou vložené do spisu, do kterého patří i aktuálně vytvářený dokument. K takto založeným zásilkám je rovněž nutné vybrat vzory vypravení.

 

Při zakládání zásilky prvním nebo druhým způsobem se otevře formulář nové zásilky.

Ve formuláři jsou předvyplněny údaje:

JID (jednoznačný identifikátor) - nelze přepsat

Vlastník = jméno a příjmení pracovníka, který zásilku vytvořil

Stav = Založená

E-mailový účet pro odeslání = e-mailový účet, ze kterého bude zásilka odeslána

 

Je třeba doplnit adresáta a vybrat vzor vypravení:

a) Výběr adresáta, který již existuje v modulu Jmenný rejstřík:

Nejjednodušším způsobem je, začít psát do pole Adresát jméno (nebo obchodní název) odesílatele a využít "našeptávače". Hledá se podle údajů Příjmení, Název subjektu, IČO, ID datové schránky.

Nebo je možné prostřednictvím tlačítka se třemi tečkami vstoupit do Jmenného rejstříku a v něm vyhledat adresu adresáta (pole Hledat).

Po zadání subjektu - v případě, že má subjekt více adres, nebo kontaktů, bude pod adresou aktivní tlačítko Výběr adresy nebo kontaktu, kde lze zvolit konkrétní adresu či kontakt k uvedenému subjektu.

Pokud je potřeba místo adresy trvalého pobytu či sídla zadat jinou adresu (doručovací či fakturační) a pokud tyto adresy ve Jmenném rejstříku jsou evidované, vybere se správná adresa pomocí tlačítka Vybrat typ adresy - nabídne se seznam evidovaných adres k dotyčnému subjektu. Výběr požadované adresy se potvrdí tlačítkem Vybrat.

Pokud je třeba k vybranému adresátovi zadat doručovací nebo fakturační adresu, ale ta ještě ve Jmenném rejstříku evidována není, má obsluha možnost použít tlačítko s lupičkou vedle pole Adresát a adresu přímo ze zobrazeného detailu subjektu pořídit a následně vybrat.

b) Zadání adresáta, který ve Jmenném rejstříku ještě není:

Adresu je nutno nejdříve pořídit.

Nejrychlejším způsobem je použití tlačítka se symbolem plus vedle pole Adresát . Nabídnou se dlaždice pro výběr typu pořizovaného subjektu a následně klasický formulář pro nový subjekt.

Další možností je použít tlačítko se třemi tečkami vedle pole Adresát, vstoupit do Adresáře a zde pomocí tlačítka Nový adresu pořídit.

Způsob - způsob odeslání - pokud není zadán automaticky výběrem vzoru vypravení, může se vybrat z nabídky roletového menu.

 

Pozn.:

•Pokud se vybere způsob odeslání "e-mail" a adresát má ve Jmenném rejsříku zadáno více e-mailových adres, zobrazí se nejdříve okno Seznam spojení, kde je třeba vybrat požadovanou e-mailovou adresu

•Pokud se vybere adresát, který má ve Jmenném rejstříku KEO4 zadanou datovou schránku, nastaví se způsob odeslání automaticky na datovou schránku (vzhledem k tomu, že orgány veřejné moci jsou povinny posílat dokumenty adresátům přednostně do datové schránky, mají-li ji zřízenu).

Z toho samého důvodu vyplývá pro pracovníky úřadů povinnost ověřit si, zda adresát má nebo nemá zpřístupněnu datovou schránku. Vyhledat datovou schránku (a ověřit si její přístupnost) lze buď hned při výběru adresáta nebo dodatečně v detailu dokumentu, na záložce Zásilky.

•Česká pošta zavedla dva režimy doručování: ekonomický a prioritní. Pokud chcete používat ekonomické doručování, použijte naše standardní vzory vypravení. V případě, že budete chtít využít službu prioritního doručení, je třeba zvolit vzor vypravení, který obsahuje slovo „prioritně“. Takové zásilky je pak nutné viditelně označit zkratkou D+1.

•V případě způsobu vypravení "Osobně" lze vytisknout Potvrzení o převzetí (záložka Zásilky u vlastního dokumentu a v seznamu zásilek k odeslání). Po podepsání „potvrzení o převzetí“ je možné jej zaevidovat na Podatelně jako listinnou doručenku.

•Adresáta je možné ověřit v základních registrech (tlačítkem s ikonou základních registrů ).

 

Nepovinně je do formuláře nové zásilky možné zapsat hmotnost zásilky, vyplnit K rukám osobě anebo libovolnou poznámku.

Editace zásilky se dokončí tlačítkem Uložit a zavřít nebo Uložit a nový.

 

Nově založená zásilka se zobrazí v detailu dokumentu na záložce Zásilky. Zde je možné rovnou vytisknout obálky nebo štítky (tlačítko Tisk nad seznamem zásilek dokumentu).

 

Nastavení spojení

Může se stát, že zásilka má být odeslána e-mailem a adresát má ve Jmenném rejstřéku uvedeno více spojení typu e-mail. Pro výběr správné e-mailové adresy je třeba použít tlačítko Vybrat spojení v detailu zásilky. Zobrazí se seznam možných spojení, z nich se vybere konkrétní e-mailová adresa a potvrdí tlačítkem Vybrat. Ve formuláři zásilky se použije vybrané e-mailové spojení.

Výběr typu adresy

Má-li být zásilka odeslána na jinou adresu, než je adresa sídla či trvalého pobytu, zadá se pomocí tlačítka Vybrat typ adresy v detailu zásilky - zde se vybere např. doručovací adresa. Vybraný typ adresy je poté zobrazen v závorce za zvolenou adresou.

Vyhledání datové schránky

a)        K vyhledávání datových schránek při výběru adresáta slouží tlačítko s logem informačního systému datových schránek u údaje Adresát:

Po stisknutí tohoto tlačítka se zobrazí formulář pro vyhledávání datových schránek. V závislosti na výběru adresy (PO, PFO, FO) se vyhledávací formulář trochu liší.

V případě právnických osob je nejspolehlivější a nejjednoznačnější vyhledávání podle IČO. Po stisknutí tlačítka Vyhledat datovou schránku dojde k vyhledávání datové schránky v systému ISDS dle zadaného kritéria.

Nebo, pokud je uživatel již zná ID schránky a chce datovou schránku vyhledat za účelem pořízení spojení do Jmenného rejstříku, je nejvhodnější vyhledávat dle ID datové schránky.

b)        Dodatečné vyhledání či ověření datové schránky před odesláním:

V detailu dokumentu na záložce Zásilky je možné označit zaškrtnutím více zásilek nebo všechny (pokud jsou) a použít tlačítko Vyhledat datovou schránku. Dojde k vyhledání (ověření přístupnosti) datové schránky pro všechny vybrané zásilky najednou.

Pokud je již u daného subjektu datová schránka uvedena, pak se pouze ověří. Jestliže datová schránka u subjektu uvedená není, pak se vyhledává dle dostupných informací u subjektu. Pouze při jednoznačné identifikaci (dle IČO nebo dle jména, příjmení, obce a data narození) se spojení vyhledá.

Pokud pro některého adresáta byla nalezena datová schránka a u zásilky nebyl zvolen vzor vypravení "Datová zpráva", automaticky se po této akci nastaví.

Výběr e-mailového účtu pro odesílání

Pokud je v Administraci SSL zadáno více e-mailových účtů pro odesílání e-mailů, může si referent zvolit pro odesílání jiný e-mailový účet, než je nastavený jako výchozí v parametrech Podatelny/Výpravny anebo v parametrech pracovního místa.

Při vytváření zásilky je po výběru vzoru vypravení "e-mailem" možné přes tlačítko se 3 tečkami vybrat požadovaný e-mailový účet: