Považuje-li referent dokument za hotový, může jej poslat nadřízené osobě ke schválení a podpis.
Žádost o schválení dokumentu se vytváří z detailu otevřeného či vyřizovaného dokumentu, na záložce Schválení.
Žádost o schválení komponenty se vytváří:
•buď jednotlivě z detailu komponenty, na záložce Žádost o schválení,
•nebo hromadně na záložce Komponenty pomocí akce Schválení - Žádost o schválení komponenty.
1) Žádost o schválení dokumentu
V detailu otevřeného či vyřizovaného dokumentu, na záložce Schválení se použije tlačítko Nový.
Zobrazí se formulář pro vytvoření žádosti o schválení:
•V žádosti je především třeba vybrat uživatele (nebo více uživatelů), pro které bude žádost určena - použije se tlačítko Nový. Zobrazí se okno multiselectu pro výběr uživatelů.
•Dále se vybere se způsob vyřízení žádosti - buď jednoduchý" anebo postupný. Jednoduchý způsob vyřízení žádosti je ten, kdy je žádost poslána všem zadaným "schvalovatelům" najednou. Postupný způsob znamená, že žádost je nejdříve poslána prvnímu z vybraných schvalovatelů a teprve po jejím vyřízení je poslána dalšímu schvalovateli.
•Je možné zapsat vysvětlující text žádosti pro vybrané uživatele.
•Pro vytvoření žádosti je možné použít dříve vytvořený vzor žádosti.
•Po sestavení žádosti je třeba pokračovat tlačítkem Další, zadat požadovaný termín vyřízení žádosti a potvrdit tlačítkem Dokončit.
•Existence žádosti o schválení je v seznamu vlastních dokumentů signalizována žlutou značkou.
•Osoba, která byla určena jako schvalovatel, najde žádost v nabídce Žádosti k vyřízení. Pokud žádost schválí, žlutá značka se změní na zelenou; neschválená žádost má značku červenou. Pokud není žádost vyřízená v termínu, zobrazí se u žádosti vykřičník.
•Dokumenty se schválenými žádostmi je možné odeslat nebo vyřídit.
•Dokument s neschválenou žádostí je třeba "opravit" - autor má možnost dokument otevřít, vyměnit komponentu/y a opakovat žádost o schválení/podpis. Dále musí na zamítnuté žádosti provést akceptaci zamítnutí - na záložce Schválení je nutno pro zamítnutou žádost použít tlačítko Akceptovat zamítnutí a zapsat komentář k akceptaci. Teprve po provedení akceptace se červená značka zmizí a dokument je možné upravit dle instrukcí a poté buď zaslat opět ke schválení nebo odeslat/vyřídit.
•Schválenou komponentu či schválený dokument již nelze editovat. V případě nutnosti editace lze zrušit schválení komponenty/dokumentu pomocí tl. Zrušit schválení a je povinné zadání důvodu.
Vzory žádostí
Žádost je možné vytvořit také použitím dříve uložených vzorů žádosti.
V poli Vyberte vzor je možné využít našeptávače a zadáním např. jen jednoho písmene si vybrat z nabídnutých vzorů žádosti.
Nebo lze použít tlačítko se třemi tečkami vedle údaje Vyberte vzor, vzor vybrat ze seznamu již vytvořených vzorů, a výběr potvrdit tlačítkem Ok.
Vytvoření vzoru žádosti
Pokud požadovaný vzor ještě nebyl vytvořen, pořídí se tlačítkem Nový.
Vzor žádosti je třeba pojmenovat, vybrat uživatele/více uživatelů, kterému/kterým je žádost určena, a zvolit způsob vyřízení žádosti.
Vytvoření vzoru žádosti se potvrdí tlačítkem Uložit a zavřít. Vzor se uloží do seznamu vzorů pro příští využití.
Vzory je možné mazat - tlačítkem Smazat vzor.
2) Žádost o schválení komponenty
Možnost zaslat žádost o schválení komponenty lze pro komponenty ve formátu, který lze v KEO4 převést do PDF/A. Pokud bude komponenta ve formátu, který nelze nebude možné zaslat žádost o schválení komponenty.
Žádost pro jednotlivou komponentu:
V detailu komponenty, na záložce Žádost o schválení se použije tlačítko Nový.
Další postup je stejný, jako v případě žádosti o schválení dokumentu.
Hromadná žádost pro více komponent:
V detailu dokumentu na záložce Komponenty se vyberou komponenty zaškrtnutím a použije se tlačítko Schválení - Žádost o schválení komponenty nad seznamem komponent. Vytvoří se žádost o schválení komponenty (dříve žádost o podpis) pro všechny zaškrtnuté komponenty najednou.
V rámci schválení komponenty v otevřeném dokumentu lze vybrané komponenty upravit, převést do výstupního datového formátu a podepsat. U schvalovaných komponent je vždy „semafor“ se stavem žádosti. V případě, že dojde k zamítnutí schválení komponenty, je třeba, aby bylo akceptováno zamítnutí, jinak nelze daný dokument odeslat. Schválená komponenta již nelze editovat. V případě nutnosti její editace je třeba použít akci Zrušit schválení a je povinné zadání důvodu.