|
<< Zobrazit obsah >> Navigace: »Žádné kapitoly před« Skartační řízení |
Provádět skartační řízení je povinnost každého původce dokumentů.
Skartační řízení může probíhat buď v listinné nebo v elektronické podobě.
Pro určení podoby skartačního řízení není důležitá podoba dokumentů (analogové nebo digitální), ale podoba evidenční pomůcky, v níž jsou dokumenty evidovány.
Pro dokumenty evidované v podacím deníku nebo samostatné evidenci dokumentů vedené v listinné podobě se vede skartační řízení v listinné podobě.
Na dokumenty (analogové i digitální) evidované v ERMS nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě se uplatní skartační řízení v elektronické podobě.
Do skartačního řízení se zařazují všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence.
Komunikace s příslušným archivem (předložení skartačního návrhu, zpětné vyjádření archivu, předání archiválií...) probíhá ve formě "papíru".
Dokumenty a spisy se fyzicky ukládají v ukládacích jednotkách (UJ).
Do ukládacích jednotek se vkládají:
•dokumenty a spisy se stejnou věcnou skupinou,
•dokumenty a spisy se stejným rokem skartačního řízení.
Elektronické skartační řízení probíhá pomocí SIP balíčků.
Do skartačního řízení se zařazují všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence.
Dokumenty a spisy se ukládají v ukládacích jednotkách (UJ).
Do ukládacích jednotek se vkládají:
•dokumenty a spisy se stejnou věcnou skupinou,
•se stejným rokem skartačního řízení,
•nejlépe se stejnou formou (digitální/listinná) - pokud to lze.
Skartační řízení se ve Spisové službě KEO4 skládá se ze čtyř po sobě jdoucích akcí:
•Úpravy skartačního návrhu na základě posouzení archivu
•Příprava dat pro archiv a pro skartaci
•Smazání dat ze spisové služby.
Skartační řízení se zahájí stisknutím tlačítka Nový.
Obsluha je vyzvána k zadání názvu skartačního řízení - např. "SŘ 2018". Stiskne tlačítko Další.
Program automaticky vyhledá všechny UJ, které se mají do skartačního řízení dostat, a to podle vypočítaného roku skartačního řízení (letos nebo dříve).
Uživateli se zobrazí informace o počtu ukládacích jednotek, kterým uplynula skartační lhůta a které budou do skart. řízení zahrnuty. Stiskne se tlačítko Dokončit.
Pozn.:
V dalším kroku se mohou zobrazit křížové odkazy k dokumentům/spisům (ve dvou záložkách Dokumenty a Spisy), které nejsou zahrnuty do skartačního řízení. Tuto situaci je nejlepší vyřešit vyřazením dokumentu či spisu, který má vazbu na jiný dokument/spis, ze skartačního řízení.
Skartační řízení je založeno a je ve stavu "Příprava návrhu".
V detailu připraveného skartačního řízení jsou zobrazené ukládací jednotky, které budou zahrnuty do skartačního návrhu. Ve vedlejších záložkách jsou pak seznamy dokumentů, spisů, dílů, komponent a případně razítek, které tvoří obsah těchto ukládacích jednotek.
Na záložce Ukládací jednotky jsou umístěna tlačítka:
| Nový | - je možné založit novou ukládací jednotku. |
| Detail | - zobrazení detailu vybrané ukládací jednotky |
| Filtr | - filtr pro vyhledávání |
Změna skartačního znaku - u označených ukládacích jednotek je možné hromadně změnit skartační znak
Pozastavení skartační operace - možnost hromadně u více zaškrtnutých UJ pozastavit skartační operaci a dočasně je vyřadit ze skartačního řízení
Vyřadit ze skartačního návrhu - vybrané ukládací jednotky lze (i hromadně) vyřadit ze skartačního návrhu
Vložit do skartačního návrhu - nabídnou se ukládací jednotky, které je možné dodatečně vložit do připraveného skart. řízení (pokud jsou nějaké k dispozici).
Na záložce Přílohy ke skartačnímu řízení se mohou tlačítkem Nový připojit libovolné dokumenty, které se řízení týkají. Zobrazí se formulář, ve kterém se zapíše název nové přílohy a potřebný soubor se vyhledá na disku počítače (přes ikonku se žlutou složkou) nebo je možné oskenovat dokument v listinné podobě (tlačítko s ikonkou skeneru).
V horní části formuláře skartačního řízení jsou umístěna tlačítka:
| Skartační návrh | - Příprava ukládacích jednotek |
| Kontrola křížových odkazů | - kontrola vazeb na jiné dokumenty či spisy. Pokud se u dokumentů/spisů zahrnutých do skartačního řízení vyskytují křížové odkazy na jiné dokumenty/spisy, které naopak nejsou zahrnuté do skartačního řízení, je nutné tuto situaci dořešit - např. vyjmutím dokumentů/spisů s vazbami z aktuálního skart. řízení. |
Ukončit přípravu skartačního návrhu - ukončí se příprava skartačního návrhu, návrh se odešle příslušnému oblastnímu archivu k posouzení. Skartační řízení přechází do další fáze - je třeba vyčkat na vyjádření archivu.
Prvním krokem skartačního řízení je vytvoření skartačního návrhu.
Původci zasílají příslušnému archivu skartační návrh pro všechny dokumenty evidované v SSL, u nichž uplynuly skartační lhůty.
Skartační návrh sestává z průvodního dopisu a z přílohy skartačního návrhu (seznamu dokumentů určených ke skartaci a seznamu dokumentů navržených ke skartačnímu řízení).
V seznamech dokumentů, uspořádaných podle spisových znaků, uvede původce odděleně:
•Dokumenty se skartačním znakem „A“.
•Dokumenty se skartačním znakem „S“.
•Dokumenty se skartačním znakem „V“ se posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.
V seznamu původce uvede zejména:
•Celkový rozsah zařazených dokumentů a spisů.
•Charakteristiku obsahu (Faktury apod.).
•Období, ze kterého roku pocházejí (např. 2000 - 2003).
•Skartační režim.
Pokud jsou do skartačního řízení zahrnuty ukládací jednotky se skartačním znakem V, je nutné rozhodnout, jak bude s těmito UJ dále nakládáno. Je u nich třeba změnit sk. znak na S nebo A, případně pozastavit skartační operaci. K tomu slouží tlačítka Změna skartačního znaku, příp. Pozastavení skartační operace.
Pak teprve je možné vytvořit skartační návrh.
Pokud jde o celou UJ, pak lze změnit skartační znak pro všechny dokumenty a spisy v celé UJ najednou.
Jestliže se změna skartačního znaku týká pouze konkrétního dokumentu či spisu, pak je třeba tento dokument/spis přeřadit do jiné UJ, která bude odpovídat novým požadavkům anebo se musí vytvořit nová UJ s novým skartačním znakem, do které se dokument či spis nově zařadí. To se provede v detailu vložené ukládací jednotky, na záložce Dokumenty - tlačítkem Přeřadit.
Pro skartační řízení vedené v listinné podobě se v detailu skartačního řízení se použije tlačítko Skartační návrh - volba Příprava ukládacích jednotek.
Zobrazí se skartační návrh rozdělený do záložek Skartační znak A a Skartační znak S. Na každé z těchto záložek je seznam ukládacích jednotek s příslušným skartačním znakem.
Pokud byly do skartačního řízení navrženy ukládací jednotky se shodnou věcnou skupinou, spisovým a skartačním znakem, jsou tyto ukládací jednotky sloučeny do jednoho řádku seznamu a ve sloupci Množství je uveden jejich počet. Toto sloučení lze zrušit tlačítkem Zrušit sloučení ukládacích jednotek.
Tlačítkem Tisk skartačního návrhu se vytisknou přílohy skartačního návrhu, což je seznam dokumentů určených ke skartaci a seznam dokumentů určených k předání do archivu. Ty se spolu s průvodním dopisem odešlou příslušnému oblastnímu archivu.
Skartační návrh v el. podobě sestává rovněž z průvodního dopisu a z přílohy skartačního návrhu. Tato příloha je ale tvořena souhrnem tzv. SIP balíčků vytvořených eSSL podle NSESSS.
Soubor SIP balíčků je vlastně seznam dokumentů zahrnutých do sk. řízení ve formě xml souboru.
SIP balíčky, coby elektronická forma skartačního návrhu, vytvořené elektronickou spisovou službou obsahují pouze popisná a doplňující metadata každého dokumentu, bez samotných datových souborů. Metadata jsou záznamy všech operací prováděných s dokumentem.
SIP balíček se vytváří pro každý jednotlivý spis či dokument samostatně, pokud je vložen přímo do věcné skupiny.
Ukládací jednotky se skartačním znakem "V" je možné, na rozdíl od spisové služby vedené v listinné podobě, takto ponechat. Rozhodnutí o jejich následném rozřazení na "S" a "A" provede archiv.
V programu KEO4 je pro skartační řízení v elektronické podobě potřeba použít tlačítko Skartační návrh - volba Příprava SIP balíčku.
Ve formě záložek se zobrazí přehled dokumentů, spisů, příp. dílů typových spisů a komponent zahrnutých do skartačního řízení.
Na záložkách Dokumenty, Spisy a Díly lze pro jednotlivé dokumenty/spisy/díly nebo hromadně pro všechny označené provádět následující operace - tlačítko Akce:
Kontrola metadat - kontrola struktury metadat dokumentů
SIP pro skartační návrh - vytvoření a uložení datových balíčků (bez komponent) jako souborů xml do zvoleného místa na disku počítače
Kompletní SIP - vytvoření a uložení datových balíčků včetně komponent (např. v případě, že si digitální archiv vyžádá předložení kompletního SIP balíčku pro posouzení hodnoty určitého dokumentu).
Export SIP balíčků
Smazat xml se skartačním návrhem včetně ZAF
Na záložce Komponenty je možné provést:
Konverzi do PDF/A s doložkou nebo pro vlastní dokumenty bez doložky.
Ověřit datový formát
Ověřit el. podpis u PDF souborů
Komunikace probíhá přes portál archivu eSkartace Výběr a předání archiválií původcem – NARP (nacr.cz).
Příprava skartačního návrhu, ať už v listinné či elektronické podobě, se ukončí tlačítkem Ukončit přípravu skartačního návrhu. Skartační řízení přechází do fáze "Úpravy dle rozhodnutí".
2) Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí archivu
Příslušný archiv provede na základě předloženého skartačního návrhu odbornou archivní prohlídku dokumentů, spisů a úředních razítek navrhovaných k vyřazení.
Při odborné archivní prohlídce se posoudí dokumenty a spisy:
•zda „A“ odpovídají archiváliím a tudíž mají trvalou hodnotu, nebo budou přesunuty,
•zda „S“ naopak nemají trvalou hodnotu,
•správnost rozdělení „V“ na „A“ nebo „S“.
Následně se stanoví v součinnosti s veřejnoprávním původcem doba a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu.
Archiv vyhotoví protokol (rozhodnutí) se soupisy dokumentů, které byly vybrány za archiválie, které lze zničit, případně které je potřeba blíže posoudit (vyřadit ze skartačního řízení).
Do 15 dnů od doručení rozhodnutí lze podat námitky.
Na základě vydaného rozhodnutí archivu je někdy potřeba změnit skartační znak některého dokumentu/spisu nebo celé ukládací jednotky.
V případě skartačního řízení v listinné podobě obsluha použije tlačítko Změna skartačního znaku.
Pokud jde o celou UJ, pak se změní skartační znak pro všechny dokumenty a spisy v celé UJ najednou.
Jestliže se změna skartačního znaku týká pouze konkrétního dokumentu či spisu, pak je třeba tuto akci provést na záložce Dokumenty a vyhledat konkrétní dokument.
Archiv zašle na základě zaslaných SIP balíčků XML soubor se seznamem dokumentů a spisů a jejich zařazení dle skartačních znaků.
Spisová služba KEO4 umožňuje načtení tohoto xml souboru - změny dle rozhodnutí archivu se pak provedou automaticky.
„Rozhodnutí“ obsahuje skartační znaky „A“ (ve skartačním řízení vybráno k trvalému uložení) a „S“ (ve skartačním řízení určeno ke zničení). Prostřednictvím „V“ se označují spisy a dokumenty, které je nutno před definitivním rozhodnutím předložit k nahlédnutí. V případě dokumentů v digitální podobě lze toto nahlížení realizovat pouze v systému elektronické spisové služby původce nebo jiným s ním dohodnutým způsobem. Označení „X“ je určeno k zaznamenání vyřazení dokumentu nebo spisu ze skartačního řízení.
Skartační znaky A, S a označení V a X mají mezi sebou následující vztahy:
| 1. | skartační znak je odvozen od skartačního znaku ve skartačním návrhu, lze ho ručně změnit, |
| 2. | rozhodnutí o celém spisu se promítne i na dokumenty do něj vložené, |
| 3. | vždy se rozhoduje o spisu jako celku, jednotlivý dokument vybrat nelze, |
| 4. | při různém rozhodnutí u jednotlivých dokumentů obdrží spis jako celek označení vyšší závažnosti v pořadí X-A-V-S (jestliže jeden dokument má vyznačeno rozhodnutí „A“, bude celý spis označen také „A“, leda by některý jeho dokument byl vyřazen ze skartačního řízení – v takovém případě bude ze skartačního řízení vyřazen celý spis). |
Při kliknutí na tlačítko Nahrát změny rozhodnutí archivu v XML se zobrazí okno, ve kterém lze přes tlačítko Nový vyhledat a vložit příslušný soubor xml.
Vybrané xml lze zobrazit kliknutím na ikonku sponky ve sloupečku XML. Lze ho zobrazit i ve formě PDF dokumentu ve vedlejším sloupečku PDF.
V dalším kroku je třeba stisknout tlačítko Provést změny dle rozhodnutí archivu - skartační znaky dokumentů/spisů se změní v souladu s vybraným xml souborem.
Obsluha si může zobrazit protokol o změnách skartačních znaků pomocí ikonky se sponkou ve sloupečku Protokol o změnách anebo může vytisknout Změny dle rozhodnutí archivu tlačítkem Protokol o změnách.
| a) | Pro skartační řízení v listinné podobě je nad seznamem ukládacích jednotek k dispozici tlačítko Vyřadit ze skartačního návrhu. Po jeho použití se ukládací jednotka vrátí zpět do spisovny. Je vyžadován zápis důvodu vyřazení. |
| b) | Provádí-li se skartační řízení v elektronické podobě, dochází k vyřazení dokumentu/spisu automaticky na základě xml rozhodnutí archivu. |
Po provedených změnách končí tato fáze skartačního řízení a lze postoupit k třetímu kroku. Použije se tlačítko Příprava dat pro archiv a skartaci. Skartační řízení přejde do stavu "Příprava pro archiv".
| a) | Je-li skartační řízení vedeno v listinné podobě, dokumenty a spisy se skartačním znakem A se fyzicky předají příslušnému oblastnímu archivu. |
Příslušný archiv vyhotoví o předání úřední záznam.
Součástí úředního záznamu je soupis předávaných dokumentů, spisů a úředních razítek vybraných jako archiválie.
Dokumenty a spisy se skartačním znakem S se na základě povolení skartují (fyzicky zničí).
| b) | V případě elektronického skartačního řízení se dokumenty a spisy se skartačním znakem A předávají do digitálního archivu v podobě kompletních SIP balíčků. |
Příslušný archiv převezme od původce balíčky SIP a předá je k uložení digitálnímu archivu Národního archivu. Archiv postoupí původci záznam o předání s přílohou vytvořenou podle NSESSS, která obsahuje identifikátory převzatých spisů a dokumentů ze SSl a identifikátory digitálního archivu. Tento soubor lze nahrát do SSL.
Dokumenty a spisy se skartačním znakem S se musí nenávratně smazat z elektronického systému spisové služby.
V programu KEO4 je v této fázi k dispozici tlačítko Data pro archiv a skartaci:
•volba Příprava ukládacích jednotek - zobrazí se stejný přehled ukládacích jednotek, jako při vytváření skartačního návrhu. Na záložkách Skartační znak A a Skartační znak S jsou seznamy ukládacích jednotek s příslušným skartačním znakem. Pokud byly do skartačního řízení navrženy ukládací jednotky se shodnou věcnou skupinou, spisovým a skartačním znakem, jsou tyto ukládací jednotky sloučeny do jednoho řádku seznamu a ve sloupci Množství je uveden jejich počet. Toto sloučení lze zrušit tlačítkem Zrušit sloučení ukládacích jednotek.
•volba Kompletní SIP - vytvoření a uložení datových balíčků včetně komponent.
Při vytváření SIP balíčku pro předání do archivu se kontroluje, zda jsou všechny komponenty ve výstupním datovém formátu nebo mají do výstupního datového formátu ztvárnění. V případě, že jsou nalezeny komponenty, které nejsou ve výstupním datovém formátu a nemají ztvárnění, zobrazí se uživateli tisková sestava s těmito komponentami.
Po předání dokumentů/spisů do archivu se soubor xml s identifikátory digitálního archivu nahraje do SSL prostřednictvím tlačítka Záznam o převzetí archiválií v XML. V následně otevřeném okně se pomocí tlačítka Nový vyhledá a načte příslušný xml soubor.
Vybrané xml lze zobrazit kliknutím na ikonku sponky ve sloupečku XML. Lze ho zobrazit i ve formě PDF dokumentu ve vedlejším sloupečku PDF.
PDF soubor Záznam o převzetí archiválií se také automaticky uloží na záložce Přílohy ke skartačnímu řízení.
Načtené identifikátory jsou vidět až v modulu Archiv SSL, tzn. až po smazání dat.
Je-li vše vypořádáno a uplynula 15 denní lhůta pro případné podání námitky proti rozhodnutí archivu, může se přistoupit k poslednímu kroku skartačního řízení - použije se tlačítko Smazání dat ze Spisové služby. Skartační řízení přechází do stavu "Ukončení řízení".
Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem S zabezpečí organizace jejich zničení. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny, a to ani po provedeném skartačním řízení.
Veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů, které nebyly vybrány za archiválie, a úředních razítek, která nebyla vybrána za archiválie tak, že dokumenty v analogové podobě nebo úřední razítka znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu.
Rovněž musí dojít ke smazání dat i ze spisové služby
Ze spisové služby se smažou i dokumenty se skartačním znakem A, a to nejdříve 15 dní po doručení záznamu o převzetí archiválií.
Metadata smazaných dokumentů, spolu s identifikátory archivu, zůstanou v modulu Archiv SSL .
Obsluha použije tlačítko Smazání dat.
Zobrazí se okno s rekapitulací počtu vybraných dokumentů a spisů určených ke smazání. Seznamy těchto dokumentů i spisů je možné ještě zobrazit pomocí tlačítka Přehled.
Následuje dotaz "Chcete pokračovat?" - pokud se stiskne tl. ANO, dojde k nevratnému smazání vybraných dokumentů i spisů. Metadata o těchto dokumentech budou přenesena do Archivu spisové služby.
Po smazání dat bude skartační řízení ve stavu "Ukončeno - smazáno".