V části Příjem, nabídce Příjem datových zpráv se stahují datové zprávy z datové schránky úřadu (organizace).
Po stažení datových zpráv zde zprávy čekají na své zaevidování do Spisové služby.
Po zaevidování je celá originální DZ (= po dekódování obsahu), včetně podpisu, uložena v úložišti KEO4 (z důvodů archivace).
Nad seznamem stažených datových zpráv má obsluha k dispozici tlačítka Detail, Filtr, Přijmout, Zaevidovat, K nahlédnutí, Vyřadit z evidence, Založit subjekt dle ID datové schránky.
Výběr datových zpráv se provede zaškrtnutím check boxu u příslušného záznamu. Může být vybráno více (nebo všechny) datové zprávy v seznamu najednou.
Již při příjmu datové zprávy (před jejím zaevidováním) je možné provést konverzi z moci úřední z elektronické do listinné podoby (tlačítkem Konverze datové zprávy v detailu datové zprávy).
Při použití pravého tlačítka na vybrané datové zprávě se zobrazí menu kontextových nabídek:
| Detail | Zobrazí se detail vybrané datové zprávy. |
| Zaevidovat | Zaevidování datové zprávy na podatelně. |
| Vyřadit z evidence | Vyřazení datové zprávy - zpráva nebude zaevidována na podatelně. |
| Kopírovat | Zkopírování hodnoty daného údaje např. pro vyhledávání ve filtrech. |
| Hledat | Vyhledávání zásilek dle různých kritérií (dle data a času doručení, odesílatele, způsobu doručení, počtu dokumentů, komponent či vlastníka). |
| Třídit | Možnost setřídění zásilek (vzestupně či sestupně) podle vybraných sloupců. |
| Filtr | Možnost filtrování dle kritérií zadaných v okně filtru. |
| Filtrovat podle hodnoty | Možnost filtrovat podle vybrané hodnoty údaje ve vybraném sloupci bez nutnosti použití filtru (vyhledá všechny záznamy, ve kterých se vyskytuje hodnota údaje daného sloupce, na kterém aktuálně stojí kurzor myši). |
| Filtrovat mimo výběr | Inverzní výběr - vybere se vše mimo hodnoty údaje ve vybraném sloupci. |
Označ vše
Odznač vše
Stažení nových datových zpráv
V Parametrech podatelny je možné nastavit automatické stahování datových zpráv. Poté se v určeném časovém intervalu budou automaticky stahovat datové zprávy.
Pro ruční stažení datových zpráv se stiskne se tlačítko Přijmout - dojde k aktualizaci seznamu doručených datových zpráv; obsluze je oznámeno, kolik nových datových zpráv bylo staženo.
Nově doručené datové zprávy jsou označeny tučným písmem. Po zobrazení detailu datové zprávy je označena jako přečtená (již není označena tučně). Při kliknutí pravým tlačítkem myši lze označit datovou zprávu jako nepřečtenou pomocí akce Označit jako nepřečtené.
Podrobnosti o každé datové zprávě se zobrazí tlačítkem Detail.
Formulář detailu vybrané datové zprávy obsahuje následující údaje:
Založení subjektu dle ID datové zprávy
Pokud není adresa odesílatele evidována ve Jmenném rejstříku tzn. neexistuje adresa s daným spojením typu datová schránka je umožněno založit subjekt dle ID datové zprávy (hromadně pro více červeně označených datových zpráv) pomocí akce Založit subjekt dle ID datové zprávy nad seznamem přijatých datových zpráv či v detailu datové zprávy (jednotlivě) kliknutím na ikonku zeleného plus vedle kolonky Odesílatel a vybrat akci Založit subjekt dle ID datové zprávy.
Po dokončení této akce je založen subjekt ve Jmenném rejstříku s vyplněnými údaji, které jsou staženy z ISDS a adresa je vyplněna dle kódu adresního místa.
Může nastat situace, kdy subjekt již máte evidován ve Jmenném rejstříku, ale bez vyplněného spojení typu datová schránka. V tomto případě se pomocí této akce založí nový subjekt, tzn. dojde k zápisu duplicity ve Jmenném rejstříku, kterou ošetříte ručním sloučením daných subjektů v modulu Jmenný rejstřík (zanecháte nově založený subjekt a k němu sloučíte původní). Předcházet této situaci můžete, pokud si nejprve zkontrolujete zda daný subjekt máte založený ve Jmenném rejstříku.
Zaevidování datové zprávy
Zaevidování DZ se provede pomocí tl. Zaevidovat nebo výběrem nabídky Zaevidovat z menu na pravém tlačítku myši. Zpráva musí být vybrána - musí být zaškrtnutý příslušný check box. Může být vybráno více (nebo všechny) zprávy v seznamu najednou. Zaevidování datových zpráv probíhá na pozadí (je možné v programu dále pracovat) – po dokončení zaevidování se zobrazí informace o dokončení.
Při evidování datových zpráv se při výběru subjektu, který obsahuje více adres, útvarů či kontaktů zobrazí výběr všech dostupných adres, včetně útvarů a kontaktů k danému subjektu, s možností vybrat konkrétního odesílatele.
Zaevidovat je možno pouze takové DZ, u kterých je doplněna adresa z Jmenného rejstříku. Pokud není, obsluha je upozorněna a adresa se musí doplnit - vybrat z Jmenného rejstříku KEO4.
Je-li spárovaná adresa odesílatele s Jmenným rejstříkem KEO4 a není zadán zpracovatel, je zpráva zaevidována - přesune se do nabídky Doplnit zpracovatele. Z příloh se stává 1 dokument, ten má tolik komponent, kolik bylo u DZ příloh. Z přílohy "main" je hlavní komponenta.
Pokud je zadán zpracovatel, je zpráva zaevidována a přesune se do nabídky Předávané dokumenty.
U každé zaevidované datové zprávy ve formátu PDF při zaevidování proběhne automatické ověření elektronických podpisů. Toto ověření probíhá ihned při zaevidování datové zprávy a následně znovu po 24 hodinách, z důvodu možného zneplatnění podpisového certifikátu.
Datový formát se vždy automaticky ověří při zaevidování do spisové služby dle formátového registru PRONOM, který je doporučován Národním archivem. Zda je komponenta ve výstupním datovém formátu lze zobrazit v detailu komponenty na záložce Datový formát či v detailu dokumentu na záložce Komponenty.
V případě zaevidování datové zprávy se ukládá celá datová zpráva ve formátu zfo. jako samostatná komponenta. Tato komponenta se zobrazuje v rámci systémový komponent na záložce Komponenty v detailu dokumentu.
V případě, že přijatá datová zpráva bude obsahovat chybnou - nestaženou přílohu není umožněno ji zaevidovat.
Při zaevidování datové zprávy se automaticky vytvoří a zaeviduje i komponenta s obálkou datové zprávy. Toto PDF/A obsahuje:
•Věc,
•ID zprávy,
•Stav zprávy,
•Dodáno,
•Přihlášení do DS,
•ID dat. schránky,
•Typ schránky,
•Zmocnění,
•Odstavec,
•Čj. odesílatele,
•Spisová značka odesílatele,
•K rukám,
•Do vlastních rukou,
•Doručeno fikcí,
•Čj. příjemce,
•Spisová značka, přílohy.
Příjem a zaevidování velkoobjemových datových zpráv (VoDZ)
Všem schránkám bude umožněno odesílat i přijímat tzv. Velkoobjemové datové zprávy (zkráceně VoDZ). Limit velikosti je nyní nastaven na 100 MB. Změna se týká nejen veřejnoprávních zpráv (komunikace s OVM), ale také soukromoprávních Poštovních datových zpráv.
Max. počet příloh v jedné datové zprávě je omezen na 50.
V případě, že bude stažena zpráva typu VoDZ, tak se zobrazí uživateli dotaz zda chce uložit celou VoDZ ve formátu zfo. jako komponentu.
•Pokud zvolí "ANO" - stáhne se celé zfo. a uloží jako komponenta typu kontejner jako u běžné datové zprávy
•Pokud zvolí "NE" - zfo. se nestáhne a zaevidují se pouze přílohy datové zprávy a obálka datové zprávy. Je umožněno dodatečně stáhnout zfo. ve lhůtě do do 90 dnů pomocí tl. Zobrazit datovou zprávu ve Formfilleru v detailu zásilky.
K nahlédnutí
Dokumenty obsažené v datové zprávě mohou být zpřístupněny jiným uživatelům k nahlížení.
Po stisknutí tlačítka K nahlédnutí v detailu datové zprávy (anebo stejného tlačítka nad seznamem stažených datových zpráv) se nabídne okno pro výběr pracovních míst. Zde je možné vybrat jednoho či více uživatelů, kteří budou mít po zaevidování datové zprávy právo nahlížet do dokumentů v ní obsažených a provádět konverzi z moci úřední z elektronické do listinné podoby. Nebudou mít možnost dokumenty vyřídit.
Vyřazení datové zprávy z evidence
Může nastat situace, že se obsluha rozhodne staženou zprávu nezaevidovat. Na označené zprávě použije tlačítko Vyřadit z evidence anebo pravé tlačítko myši a vybere volbu Vyřadit z evidence.
Zobrazí se okno pro zápis důvodu vyřazení zprávy z evidence - jeho vyplnění je povinné.
Vyřazenou zprávu lze následně najít v Evidenci datových zpráv - zde se dají zobrazit pomocí zaškrtnutého check boxu Pouze vyřazené a je možné je vrátit do evidence (tlačítkem Zaevidovat v detailu zprávy anebo použitím pravého tlačítka myši a volby Zaevidovat).