Parametry

Parametry Podatelny

Parametry pro modul Podatelna nastavuje správce systému v modulu Administrace / Databázové schéma / Moduly / Podatelna/Výpravna / Parametry / Parametry podatelny/výpravny.

Parametry jsou dostupné k editaci uživatelům s oprávněním SSLJDR011 Spisová služba - správce přímo v modulu Podatelna.

Tlačítko Nastavit přístup	Možnost omezit přístup k podatelně pouze na vybraná pracovní místa či organizační jednotky.
Hlavní podatelna organizace	V případě existence dvou či více podatelen se zatržením políčka nastaví, že jde o hlavní podatelnou.
Název	Pojmenování podatelny.
Hlavní maska č.j.	Maska pro formát čísel jednacích, která budou na Podatelně přidělována přijatým dokumentům. Pomocí tlačítka se třemi tečkami se otevře okno se seznamem již existujících řad čísel jednacích, z nich se vybere řada č.j. pro podatelnu. Řady čísel jednacích a masky jejich formátu se nastavují ve Společných parametrech SSL.
Další masky pro č.j.	Možnost nadefinovat masky pro více řad čísel jednacích.
Datová schránka	Pomocí tlačítka se třemi tečkami se vybere datová schránka organizace.
Druh dokumentu	Výběr z číselníku Druhy dokumentů - vybraný druh se bude automaticky dosazovat do nového dokumentu zapsaného na podatelně.
E-mail - odesílat automatickou odpověď při zaevidování dokumentu	Možnost zapnutí/vypnutí automat[ických odpovědí při zaevidování e-mailu.
E-mail - automatické pečetění automatických odpovědí	Při podepisování automatických odpovědí na e-mail se vyvolá akce pro vzdálené pečetění. Pokud je zaškrtnuto k automatické odpovědi na e-mail se bude automaticky připojovat el. pečeť.
E-mail - povolit ruční evidování e-mailů	Možnost povolit ruční zápisy došlých e-mailů do evidence podatelny - viz kap. E-maily ručně.
Minimalizovat počet listů při tisku předávacího protokolu	Předávací protokol se nebude tisknout pro každé pracovní místo (či OJ) na samostatné stránce.
V předávacím protokolu zobrazovat výběr org. jednotek a pracovních míst	V případě zaškrtnutí tohoto parametru se do nabídky Předávací protokoly vstupuje přes dialog pro výběr přebírajícího pracovníka a organizační jednotky, pro kterou poštu přebírá.
Automatické stahování datových zpráv a e-mailů:	Zde si uživatel nastaví parametry pro automatické stahování datových zpráv a e-mailů.
zatržítko Automaticky stahovat	Pokud je zaškrtnuto, budou se automaticky stahovat datové zprávy a e-maily při spuštění modulu Podatelna.
Časový interval pro stahování v minutách	Je potřeba vyplnit časový interval pro stahování v minutách. Dle nastavené hodnoty bude probíhat automatické stahování datových zpráv a e-mailů.
Výpravna:
Číslo zákaznické karty	Je-li úřad držitelem Zákaznické karty České pošty, zapíše sem její číslo - bude použito v Podacím archu.
E-mailový účet pro odeslání	Pomocí tlačítka se třemi tečkami se vybere e-mailový účet výpravny.
Poštovní podací arch
Podavatel	Zadání podavatele tak, jak má být uveden v poštovním podacím archu.
Odesílatel	Zadání odesílatele tak, jak má být uveden v poštovním podacím archu.
check box Použít Elektronický podací arch	Jeho zaškrtnutím se povolí používání ePA - v modulu Výpravna, v nabídce K odeslání - Zásilky pro ČP, se zpřístupní tlačítko ePA.
check box PPA - do poznámky generovat čj.	Při jeho zaškrtnutí se do sloupce Poznámka v Podacím archu bude dosazovat č.j.
Záložka E-mailové účty podatelny	Seznam e-mailových účtů - pomocí tlačítko Nový lze seznam upravit.
Záložka Umístění	Adresa podatelny. Je-li stejná, jako adresa organizace, stačí zatrhnout políčko "Umístění je shodné s adresou organizace" - adresa se sama doplní. V opačném případě je třeba adresu zapsat ručně.
Záložka Poznámka	Textové pole pro zápis libovolné poznámky.

Společné parametry SSL

Uživatel má zde možnost nahlížet nebo přímo nastavovat společné parametry Spisové služby - v závislosti na úrovni uživatelských práv.

Běžný uživatel má společné parametry pouze k nahlížení.

Uživatel s právem Správce SSL může parametry nastavovat a měnit.

Nastavení společných parametrů Spisové služby

•Zkratka označení původce pro číslo jednací a JID - je třeba zadat zkratku, která bude používána jako součást čísla jednacího a JIDu.

•U odpovědi použít stejné číslo jednací - bude-li zaškrtnut tento parametr, budou odpovědi na přijaté dokumenty mít stejné číslo jednací jako dokument, na který se odpovídá.

•Masky - čísla jednací - pro přidělování čísel jednacích musí být nadefinována maska pro jejich tvar. Stiskne se tlačítko Nastavit. Nová maska pro tvar čísla jednacího se vytvoří pomocí tl. Nový.

Ve formuláři masky č.j. je nutné vyplnit Účel (název masky) a Základ masky – např. ve tvaru {zkrpuvodce}-{pcd,0000}/{zkrobdobi}. V souladu s vyhláškou musí zahrnovat označení nebo zkratku veřejnoprávního původce, pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v podacím deníku, a označení časového období.

Číslo jednací může obsahovat také prefix a suffix a je možné zaškrtnutím příslušného políčka nastavit, zda budou uživatelsky editovatelné. Do prefixu či suffixu se dává např. zkratka příjmení, příjmení, zkratka organizační jednotky, název organizační jednotky, zkratka pracovního místa nebo osobní číslo zaměstnance. Tyto součásti č.j. se přegenerují v souladu s tím, jak je dokument předáván z podatelny referentovi nebo mezi jednotlivými referenty.

Masku č.j. lze jednoduše sestavit zkopírováním (Ctrl+C, Ctrl+V) požadovaných součástí ze spodní tabulky vzorů.

Tlačítkem Náhled se č.j. zobrazí.

Hodnota pomocného čítače - do masky č.j. je možné zahrnout nějaké další pořadové číslo (pomocný čítač) - nejedná se o číslo podacího deníku. V tomto poli je možné nastavit výchozí číselnou hodnotu. S novým časovým obdobím vynulovat čítač - při zaškrtnutí tohoto parametru bude s novým rokem začínat číselná řada znovu od čísla 1.

Pomocí tlačítka Nastavit přístup se v okně multiselectu vybírají organizační jednotky nebo pracovní místa, která budou mít k řadě č.j. přístup.

•Masky - čísla evidenční - možnost nastavení masek čísel evidenčních pro dokumenty ve vedlejší evidenci (např. pro výpisy z CzechPOINTu, dokumenty transakčních protokolů...). Dokumenty s evidenčními čísly se neevidují v podacím deníku. Způsob vytvoření masek č. evid. je stejný jako pro masky č.j., rozdíl je pouze v tom, že se pro tyto dokumenty místo pořadového čísla (pcd) používá číslo evidenční (evdc).

•Masky - spisové značky - obdobná možnost nastavení masek pro tvar spisových značek. Po stisknutí tl. Nastavit se zobrazí okno, ve kterém je třeba použít tlačítko Nový.

Pozn.: V případě, že spis vzniká na základě iniciačního dokumentu, spisová značka se nesestavuje dle masky, ale použije se číslo jednací tohoto dokumentu.

•Číslo jednací je automaticky přidělováno na podatelně - pokud je vybrána tato možnost, není možné vytvářet a používat sběrné archy.

•Číslo jednací může přidělit až referent - čísla jednací nejsou automaticky přidělována podatelnou a je možné používat sběrné archy.

•Automaticky vkládat číslo jednací k novému konceptu - při vytváření vlastního dokumentu se automaticky přidělí novému konceptu číslo jednací. Pokud existuje více řad čísel jednacích, uživatel je hned v prvním kroku vyzván k výběru masky č.j.

•Spisy

Povolit sběrný arch - pokud mají být spisy vedeny metodou sběrných archů, musí se zaškrtnout tato volba (a pro čísla jednací musí být nastaveno, že je přiděluje až referent v modulu Referent).

Povolit typové spisy - zaškrtne se, pokud organizace chce používat typové spisy.

Přístup ke spisu automaticky nastavit pro všechny uživatele - možnost všem uživatelům povolit přístup k nově vzniklým spisům.

Při odpovědi na dokument automaticky založit spis - pokud dokument zatím není vložen do spisu, program automaticky založí nový spis.

Dále je možné nastavit způsob přidělení spisové značky při založení spisu nad dokumentem:

"Při založení spisu nad dokumentem použít jako spisovou značku"

- číslo jednací iniciačního dokumentu

- spisovou značku dle masky (pro tuto volbu musí být nastavena maska pro tvar spisové značky a nelze ji použít pro spisy typu sběrný arch)

- na dotaz (musí být nastavena maska pro tvar spisové značky a nelze použít pro spisy typu sběrný arch).

•Kontroly a řízení pracovních postupů

Validace metadat - nastavení pro kontrolu duplicit u přijatých dokumentů.

Přímé odesílání všech zásilek referentem - všechny dokumenty se budou odesílat přímo z modulu Referent, bez použití modulu Výpravna.

Přímé odesílání datových zpráv a e-mailů referentem - po zapnutí tohoto parametru budou odesílány datové zprávy a e-maily přímo z modulu Referent, analogové zásilky jsou klasicky předávány na výpravnu.

Jednouživatelská spisová služba - spisová služba bude používána ve zjednodušené podobě - toto nastavení je možné využít, pokud SSL obsluhuje pouze jeden pracovník. Při zapnutí tohoto parametru je třeba ještě vybrat vlastníka dokumentů.

•Forma vedení spisové služby

- elektronická (digitální) - dokumenty vlastní budou prioritně digitální, bez ohledu na typ zásilky. U přijatých analogových dokumentů je doporučeno provést konverzi z moci úřední a tím je převést do formy digitální. Odpověď by měla mít jiné číslo jednací než dokument přijatý. Musí být nastaveny parametry transakčního protokolu a vytvářeny denní svodky.

- analogová (listinná) - dokumenty vlastní budou prioritně v listinné (analogové) podobě bez ohledu na typ zásilky. U přijatých digitálních dokumentů je třeba provést konverzi z moci úřední, případně konverzi dle §69a zákona 499/2004. V parametrech transakčního protokolu bude vypnuto generování denních svodek.

- dle typu zásilky (formu určí uživatel) - forma dokumentu se určuje dle typu zásilky. Generování denních svodek transakčního protokolu určuje uživatel.

•Spisový plán - nastavení spisového plánu organizace.

Po stisknutí tl. Nastavit se zobrazí okno, ve kterém je třeba použít tlačítko Nový.

Ve formuláři Spisový a skartační plán je nutné vyplnit název.

Vlastní spisový plán je možné buď sestavit ručně vytvořením věcných skupin (tl. Nový) nebo je možné převzít vzorový spisový plán - pomocí tlačítka Akce - Převzít z distribučního číselníku.

Podrobněji v příručce k modulu Referent, v kapitole Spisový a skartační plán.

•Časové období – stiskne se tlačítko Nastavit a v následně otevřeném okně tlačítko Nový.

Ve formuláři pro nové časové období je nutné vyplnit Název období a jeho zkratku. Dále se nastaví počáteční pořadové číslo dokumentů a pořadové číslo spisů.

Při prvním zadání časového období se nastavuje datum začátku období a dle zvolené jednotky období (rok, měsíc, týden, den…) se automaticky dopočítá konec období. Při pozdějším zadávání dalších období se datum začátku již automaticky nastaví tak, aby navazovalo na předchozí.

Správce systému může vytvořit i uzavřené časové období – např. kvůli doručenkám starších datových zpráv. K tomu slouží tlačítko Vytvořit uzavřené čas. období. Tím se vytvoří období předcházející prvnímu, již zadanému, čas. období.

•Časová razítka - přes tlačítko se 3 tečkami se vybere časová autorita (přihlašovací údaje) pro odběr časových razítek.

Parametry pro časová razítka

Uživatel s právy správce SSL zde může zadávat (měnit) přístupové údaje pro odběr časových razítek a nastavovat počet zakoupených časových razítek, které jsou aktuálně k dispozici.

Běžný uživatel může pouze upravit aktuální počet razítek, která jsou dané organizaci k dispozici.