Ovládání a uživatelské rozhraní je v KEO4 shodné ve všech modulech. Pokud se chcete seznámit se základním ovládáním programu, věnujte prosím pozornost dokumentaci KEO4 Ovládání programu.
Základní funkcí modulu Podatelna je příjem a zápis veškeré doručené pošty.
K tomu je určena část Příjem.
Druhou základní částí modulu Podatelna je Evidence, ve kterém jsou k dipozici přehledy veškerých entit spisové služby - evidence dokumentů, spisů, zásilek, komponent, e-mailů, datových zpráv, doručenek, ověření podpisů, časových razítek, typových spisů, dokumentů určených k nahlédnutí, konverzí atd.).
Na podatelně musí být evidovány všechny dokumenty, které podle spisového rádu původce podléhají evidenci ve spisové službě.
Kromě klasické došlé pošty v analogové (listinné) podobě umí podatelna přijímat i elektronická podání ze systému datových schránek a e-maily.
Zapisují se zde rovněž doručenky k odeslaným dokumentům.
Každý dokument je při svém vzniku (podání) označen JID (jednoznačným identifikátorem), který je neměnný po celou dobu životního cyklu dokumentu.