|
<< Zobrazit obsah >> Navigace: Příjem > E-maily ručně |
Zde je možné evidovat i e-maily, které byly doručeny mimo spisovou službu.
Tato nabídka je dostupná pouze v případě, že bylo v parametrech podatelny povoleno ruční evidování e-mailů.
Uživatel má k dispozici tlačítko Nový - s nabídkami:
Ruční zápis e-mailu
Ze souboru .eml/.msg
E-mail se zapíše ručním vyplněním všech požadovaných údajů.
| 1) | Zadají se údaje Předmět, Odesílatel, Komu, případně Kopie. Pro pokračování se stiskne tlačítko Další. |
| 2) | Vybere se adresa odesílatele z Jmenného rejstříku KEO4 a zadá zpracovatel přijatého dokumentu. Zadání těchto údajů není v tomto kroku povinné, je možné je zadat později. Bez spárování adresy odesílatele ale nepůjde e-mail zaevidovat. Pro přechod k dalšímu kroku se opět použije tlačítko Další.hiuhuhiuh |
| 3) | Vyplní se datum a čas odeslání e-mailu odesílatelem a datum a čas přijetí e-mailu. Stiskne se tlačítko Další. |
| 4) | Zkopíruje se obsah (tělo) e-mailu a stiskne tlačítko Další. |
| 5) | Pořídí se komponenty (přílohy) přijatého e-mailu. |
•Pokud jsou přílohy stažené a uložené na disku počítače, je třeba je vyhledat a načíst. To se může provést:
| a) | buď pomocí tlačítka Nový a následně stisknutím tlačítka Vybrat (tlačítko s ikonkou žluté složky). Komponentu je nutné pojmenovat. |
| b) | anebo pomocí tlačítka Import komponent, díky kterému je možné vybrat více souborů najednou. |
•Pokud byly přílohy e-mailu vytištěné, je možné komponenty vytvořit oskenováním těchto vytištěných příloh - tlačítko Nový a následně tlačítko Skenovat (tlačítko s ikonkou skeneru).
| 6) | Zápis e-mailu se potvrdí tlačítkem Dokončit. |
| 7) | Pro zaevidování e-mailu do SSL je třeba použít tlačítko Zaevidovat. |
Případně je možné použít akci Zaevidovat bez automatické odpovědi - pokud nemá být automatická odpověď odeslána.
Pokud byl v průběhu zápisu e-mailu zadán zpracovatel, dokument se zařadí do nabídky Předávané dokumenty.
Pokud zpracovatel zadán nebyl, přesune se do nabídky Doplnit zpracovatele.
E-mail, který byl doručen do e-mailové schránky, která není navázána na Spisovou službu KEO4, je většinou možné uložit včetně příloh na disk počítače ve formátu .eml nebo v případě e-mailové zprávy vytvořené v programu Microsoft Outlook ve formátu .msg.
Takovýto soubor je možné nahrát do spisové služby bez nutnosti ručního vyplňování povinných údajů.
Použije se k tomu již výše zmíněné tlačítko Nový - volba Ze souboru .eml/.msg. Soubor je třeba vyhledat na disku počítače a pomocí tlačítka Otevřít načíst do SSL.
Automaticky se vyplní údaje Věc, Odesílatel, Komu, případně Kopie, Datum a čas odeslání e-mailu odesílatelem, Datum a čas přijetí e-mailu a převezme se Tělo e-mailu. Zároveň se z příloh e-mailu (pokud je e-mail obsahoval) vytvoří komponenty dokumentu.
Uživatel musí pouze vybrat adresu odesílatale z Jmenného rejstříku KEO4.
Může zadat zpracovatele vzniklého přijatého dokumentu.
Stejně, jako u ručně zapsaného e-mailu, se e-mail zaeviduje do SSL pomocí tlačítka Zaevidovat nebo Zaevidovat bez automatické odpovědi (pokud nemá být automatická odpověď odeslána).
Pokud byl již zadán zpracovatel, dokument se zařadí do nabídky Předávané dokumenty, pokud zpracovatel zadán nebyl, přesune se do nabídky Doplnit zpracovatele.