Formy vedení spisové služby

Spisová služba může být vedena v listinné nebo v digitální formě.

Forma vedení spisové služby v digitální podobě

Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby.

•Dokumenty vlastní jsou evidovány v elektronické podobě. Veřejnoprávní původce vyhotovuje tedy vlastní dokumenty v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.

•Veřejnoprávní původce zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle §69a do dokumentu v digitální podobě.

•Ve společných parametrech SSL by nemělo být nastaveno U odpovědi použít stejné číslo jednací.

•Musí být nastaveny Parametry transakčního protokolu, které umožní vytváření denních svodek transakčního protokolu.

•Digitální dokumenty by měly být uchovávány ve výstupních datových formátech, pokud to povaha věci umožňuje.

•Vlastní komponenty v PDF/A by měly obsahovat textovou vrstvu – OCR (používat program pro skenování, který to umožňuje – např. NAPS2), v případě že dané PDF/A text obsahuje.

•Pro vytváření vlastních dokumentů je doporučeno používání Šablon.

Forma vedení spisové služby v listinné podobě

Veřejnoprávní původci mohou vést spisovou službu v listinné podobě nejpozději do 31.12.2025.

•Dokumenty vlastní jsou evidovány v listinné podobě. Veřejnoprávní původce vyhotovuje tedy vlastní dokumenty v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.

•Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle §69a zákona do dokumentu v analogové podobě.

•Veřejnoprávní původce opatří otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě.

•Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v listinné podobě je podací deník.

Forma vedení spisové služby - dle typu zásilky (nedoporučuje se)

Tento způsob již není podporován.
Odporuje současné vyhlášce.
Vlastní dokumenty musí být evidovány dle formy vedení spisové služby a tato forma je buď digitální nebo listinná. Žádná další možnost jako hybridní forma vedení spisové služby není možná.

Pokud je zvolena tato forma vedení spisové služby je uživatel informován při vstupu do modulu Podatelna žlutým proužkem. Správce SSL je oprávněn změnit formu vedení spisové služby na digitální či analogovou ve Společných parametrech SSL.