Definice čísla jednacího
Číslo jednací je evidenční znak dokumentu v rámci evidence dokumentů, jehož tvar vychází z požadavků právního předpisu upravujícího podrobnosti výkonu spisové služby upřesněných ve spisovém řádu původce.
Definice je uvedena ve Vyhlášce 259/2012 v §11:
Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
(1) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v základní evidenční pomůcce číslo jednací.
(2) Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě dále označení nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Číslo jednací může být rovněž odvozeno ze spisové značky s uvedením pořadového čísla dokumentu ve spisu nebo čísla listu dokumentu ve spisu.
(3) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů musí splňovat alespoň podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor.
Popis z Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby:
Číslo jednací dokumentu je vždy tvořeno pořadovým číslem dokumentu v rámci určeného časového období a rokem vzniku společně se zaznamenáním označení organizace nebo jejího útvaru v předponě (v prefixu). V případě, že struktura čísla jednacího vychází ze spisové značky je struktura čísla jednacího doplněna pořadovým číslem dokumentu ve spisu. Při vložení dokumentu do spisu automaticky přiřadí dokumentu pořadové číslo ve spisu a číslo jednací.
Přidělování čísel jednacích v IS KEO4
V IS KEO4 je generátor čísel jednacích, který automaticky přiděluje číslo jednací dle správcem připravené masky pro konstrukci č.j.
Správce systému může připravit více řad čísel jednacích.
Každé číslo jednací se skládá ze tří částí - prefixu, základu a suffixu.
Základ je část č.j., kterou nemůže uživatel editovat. Pro prefix a suffix platí, že je uživatel může editovat (měnit), je-li toto správcem v parametrech povoleno.
Celková délka č.j. může být maximálně 50 znaků.
Maska pro čísla jednací
Obsluha (= správce systému) spustí modul Administrace.
Vybere záložku Databázové schéma, vybere Moduly - Spisová služba - Společné parametry SSL a stiskne tlačítko Nastavit u návěští Číslo jednací.
Zobrazí se seznam masek č.j.
Po použití tlačítka Nový se zobrazí formulář masky č.j., v něm je nutné vyplnit Účel (název masky) a Základ masky – např. ve tvaru {zkrpuvodce}-{pcd,000}/{zkrobdobi}. V souladu s vyhláškou musí zahrnovat označení nebo zkratku veřejnoprávního původce, pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v podacím deníku (pcd), a označení časového období.
Číslo jednací může obsahovat také prefix a suffix a je možné zaškrtnutím příslušného políčka nastavit, zda budou uživatelsky editovatelné. Do prefixu či suffixu se dává např. jméno, příjmení referenta nebo název organizační jednotky či zkratka OJ. Tyto součásti č.j. se přegenerovávají v souladu s tím, jak je dokument předáván z podatelny referentovi nebo mezi jednotlivými referenty.
Masku č.j. lze jednoduše sestavit zkopírováním (Ctrl+C) požadovaných součástí ze spodní tabulky vzorů.
Tlačítkem Náhled se č.j. zobrazí.
Pomocí tlačítka Nastavit přístup se v okně multiselectu vybírají organizační jednotky nebo pracovní místa, která budou mít k řadě č.j. přístup.
Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v listinné podobě je podací deník; podací deník se vede jako kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů.
Maska pro čísla evidenční pro dokumenty ze samostatné evidence dokumentů
Pro případnou další samostatnou evidenci dokumentů (např. pro výpisy z Czech POINT, pokud je někdo nechce evidovat v podacím deníku), je třeba založit také masku pro čísla evidenční - postup vytváření masky je stejný pro čísla jednací. Rozdíl je v tom, že se pro tyto dokumenty místo pořadového čísla (pcd) používá číslo evidenční (evdc).
V parametrech evidenčních čísel lze nastavit (zaškrtnutím check boxu), zda se budou čítače s novým časovým obdobím nulovat.
Maska č.ev. může vypadat například takto: CzechPOINT {evdc,000}/{zkrobdobi}.
Přidělování čísel jednacích
1) Číslo jednací na podatelně
Jsou dvě možnosti:
•č.j. je přiřazeno automaticky na podatelně - doplní se automaticky podle masky čísla jednacího podatelny.
•č.j. se nepřiřazuje automaticky na podatelně - č.j. zadává až referent (podle masky, kterou vytvořil):
2) Číslo jednací v modulu Referent
a) dokumenty přijaté
•Pokud maska čísla jednacího obsahuje název odboru, zkratku příjmení či příjmení, pak při převzetí dokumentu referentem dojde k přegenerování čísla jednacího.
Příklad:
Na podatelně se dokumentu přiřadí č.j.: 
V modulu Referent, po převzetí dokumentu referentem, se přegeneruje ta část č.j., která je tvořena zkratkou příjmení či příjmení a názvem odboru (OJ):
Při případném předání dokumentu jinému zpracovateli se opět, po převzetí novým zpracovatelem, č.j. přegeneruje:
•Pokud maska čísla jednacího neobsahuje název odboru, zkratku příjmení či příjmení, k přegenerování č.j. nedochází.
b) dokumenty vlastní
- č.j. se vytvoří podle masky, kterou zadá referent.