Novela vyhlášky o spisové službě

Na konci minulého roku vyšla ve Sbírce zákonů vyhláška č.283/2014 Sb., kterou se mění vyhláška č.259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Účinnost této novely je od 1. 1. 2015.

Chceme vás upozornit pouze na nejdůležitější změny a doporučujeme pracovníkům odpovědným za spisovou službu se s touto vyhláškou podrobně seznámit. Vyhláška se snaží reagovat na změny, které se v oblasti spisové služby objevily za poslední období a bylo nutné je do legislativy zakomponovat.

Pro příjem analogových a digitálních dokumentů byla upravena problematika určení data podání, obsahu podacího razítka (§3) a kontrola dokumentů včetně zjištění nedostatků při podání (§4).
Novou podobu má i §6, kde si můžete přečíst pravidla týkající se konverze dokumentů při jejich příjmu. Úprava se též dotkla označování dokumentů v §7 a §8.
Informace a procesy týkající se vedení a obsahu podacího deníku naleznete nyní v §9 a §10.
Vytváření čísla jednacího je uvedeno v §11.
V § 12 je třeba se zaměřit na oblast tvorby spisů. Významné je např. nové znění odst. 6, který určuje, co má být spisovou značkou při tvorbě spisu spojováním či pomocí sběrného archu.
Pro zpracování spisového a skartačního plánu byl doplněn §15.
Vyhotovení dokumentu upřesňuje §16 a pravidla pro ukládání a vyřazování dokumentu jsou popsána v §19 a §20. Řadu změn obsahuje §21, který se týká procesu skartačního řízení.
Změnou prošly i údaje týkající se převedení či změny datového formátu dokumentu podle §69a zákona o archivnictví a spisové službě. Tyto úpravy naleznete v §24 vyhlášky.

Více na stránkách Portálu veřejné správy.