Práce se zálohovými fakturami
Dodržením tohoto postupu obsluha získá přehled o zaplacených zálohách a o tom zda byly již všechny zálohové platby vypořádány.
Vlastní práce se zálohovými fakturami se skládá z několika kroků:
1.Zápis zálohové faktury (typ knihy ZZ nebo PZ).
2.Zápis potvrzení o přijaté platbě (může být přeskočen) (typ knihy ZP nebo PP).
3.Vyúčtování přijatých plateb (typ knihy ZU nebo PU).
V některých případech nemusí být potvrzení a přijaté platbě k dispozici - v tomto případě se provede jen zápis zálohové faktury a následovat bude vyúčtování přijatých plateb.
Před zahájením vlastní práce je potřeba založit příslušné knihy. Viz. nabídka Číselníky - Knihy a přidělit přístupová práva.
Zálohová faktura - Prvotní doklad - kniha ZZ nebo PZ
Když dojde k přijetí zálohové faktury, je potřeba vyplnit částku, která je na faktuře.
V poli zbývá zlikvidovat je uvedena částka, kterou je potřeba následně vypořádat.
Do polí uhrazeno a zbývá uhradit se následně promítne zaplacení fakturované částky.
Potvrzení o přijaté platbě - Prvotní doklad - kniha ZP nebo PP
Po přijetí dokladu o zaplacení je potřeba založit prvotní doklad.
Když dojde k přijetí zálohové faktury, tak je potřeba vyplnit částku, která je na faktuře.
Potom je nutné spárovat doklad o přijetí platby se zálohovou fakturou:
A. Obsluha vybere záložku Likvidace a s pomocí tlačítka F7 - vyhledat doklad vyhledá příslušnou zálohovou fakturu.
B. Tlačítkem F8-označit/odznačit (nebo stiskem klávesy F8) položku označí příslušnou fakturu (nebo faktury).
C. Výběr potvrdí tlačítkem F12-potvrdit výběr (nebo stiskem klávesy F12).
Uhrazenou částku zkontroluje v poli částka na záložce Likvidace.
Po přiřazení likvidovaného dokladu je vidět, že došlo k uhrazení plné částky a není již potřeba nic platit.
Také je vidět, že tento doklad je potřeba ještě zlikvidovat s konečným vyúčtováním.
V případě, že není k dispozici potvrzení o přijaté platbě, je nutné provést likvidaci zálohové faktury až ve vyúčtování zálohových plateb.
V detailu přijaté zálohové faktury je vidět, že tato faktura už byla zlikvidována a je zde uveden odkaz na potvrzení o přijaté platbě.
Vyúčtování zálohových plateb - Prvotní doklad - kniha ZU nebo PU
Jako poslední krok zbývá provést vypořádání zálohových plateb - a to buď s potvrzením o přijaté platbě nebo přímo se zálohovou fakturou. V obou případech je postup naprosto identický.
A. Do pole Částka se uvede celková částka faktury.
B. Vybere se záložka Likvidace a s pomocí tlačítka vyhledat doklad se vyhledá příslušná zálohová faktura.
C. Tlačítkem F8-označit/odznačit (nebo stiskem klávesy F8) položku se označí příslušná faktura (nebo faktury).
Výběr se potvrdí tlačítkem F12-potvrdit výběr (nebo stiskem klávesy F12).
D. V poli Částka se zkontroluje a potvrdí částka zaplacená zálohovou fakturou.
E. V poli zbývá uhradit se provede kontrola částky, kterou zbývá uhradit.
Pokud souhlasí, zadané údaje odpovídají údajům na faktuře a jsou zlikvidované všechny zálohové faktury.
Takto přiřazené vyúčtování je následně zobrazeno v potvrzení o přijaté platbě. Zde jsou vidět vazby jak na zálohovou fakturu, tak i na její vyúčtování.
Úhrada doplatku zálohové faktury
Vlastní úhrada doplatku faktury se provede obvyklým způsobem v pokladně nebo bance - vybere se příslušný doklad.
V prvotním dokladu je potom vidět, že celková částka byla 64 000,-Kč. Finančními operacemi bylo uhrazeno 34 000,-Kč tímto dokladem a 30 000,-Kč bylo zaplaceno zálohovými fakturami.
