Prvotní doklady se zaznamenávají do tzv. knih. Kniha obsahuje informace o účetním případu (od koho, částka, splatnost, atd.) a další údaje v závislosti na typu knihy. Pro každou zpracovávanou organizaci je možné založit libovolný počet knih. Doporučené členění je dle typů dokladů, které se do nich budou zapisovat. Viz kapitola Uživatelské číselníky / Knihy.
Pracovní okno
Pracovní okno obsahuje v levé horní části seznam založených knih, v pravé části ovládací tlačítka a filtr a dole se zobrazuje seznam dokladů zapsaných v té knize, na které právě stojí kurzor (černý řádek).
Tip: Při výběru knihy naťukejte na klávesnici číslo knihy a kurzor se vám nastaví přímo na danou knihu. Pak už stačí dát jen ENTER a pořizujete nový doklad (také celý pomocí klávesnice).
Popis jednotlivých sloupců v datovém listu - viz agenda Knihy.
Nový doklad
Tlačítko Nový doklad otevře formulář pro pořízení nového dokladu. Typ formuláře je určen typem knihy (ZB,PB, ..).
Nový doklad-šablona
Nabídne se filtr pro výběr ze šablon dle uživatelského členění "Skupina". Toto členění je nepovinné, lze vybrat "vše" a stisknout tlačítko "Pokračovat". Nabídne se seznam šablon určených pro vybranou knihu. Zde lze zaškrtnout libovolné množství šablon, ze kterých se mají vygenerovat prvotní doklady a stiskne se "Pokračovat". Dle vybrané šablony (nebo více šablon) se vygeneruje(í) prvotní doklad(y).
Hlavička dokladu: Doklad se vytvoří do období, které máte nastaveno jako pracovní účetní období (na přelomu roku se můžete rozhodnout, zda vytvořit doklad do starého nebo nového roku).
Zaúčtování: Pokud nastavíte pracovní účetní období vyšší, než je aktuální (globální) účetní období, zaúčtování spadne do období dle nastavení pracovního účetního období. V ostatních případech spadne zaúčtování do období dle globálního účetního období (na přelomu účetního období se tak můžete rozhodnout, zda zaúčtovat doklad do starého nebo nového období).
Datum UUP/UZP, Datum vystavení, Datum došlo, Datum splatnosti: při výběru šablony lze zadat společné datumy, které se použijí do nově vytvořených dokladů.
Ev. číslo DD, VS: při výběru šablony lze zadat společný VS nebo Ev. číslo DD, přičemž přednost mají údaje zadané v šabloně (pokud jsou v šabloně vyplněny).
Dále: nastavení číselníku šablon.
Detail
Zobrazí se detail dokladu, na kterém stojí kurzor (černá šipka). Detail dokladu lze zobrazit také dvojklikem na řádku.
Kopírovat doklad
Vybraný doklad se vám zkopíruje do aktuálního období.
Hlavička dokladu: Doklad se vytvoří do aktuálního (globálního) účetního období bez ohledu na nastavení pracovního období.
Zaúčtování: Pokud nastavíte pracovní účetní období vyšší, než je aktuální (globální) účetní období, zaúčtování spadne do období dle nastavení pracovního účetního období. V ostatních případech spadne zaúčtování do období dle globálního účetního období (na přelomu účetního období se tak můžete rozhodnout, zda zaúčtovat doklad do starého nebo nového období).
Datum UUP, Datum splatnosti, Datum vystavení, Datum došlo: když předvyplněné datumy v tomto formuláři vymažete, na nově vytvořené doklady se použijí datumy zadané v původním dokladu
Ev. číslo DD u kopírování pohledávkových dokladů: zvolte si, zda v nově vytvořené kopii dokladu bude Ev. číslo DD stejné jako je číslo toho nového dokladu. Nebo zda má být v nově vytvořené kopii dokladu Ev. číslo DD zadané v tomto formuláři.
Ev. číslo DD u kopírování závazkových dokladů: když zde Ev. číslo DD vymažete, na nově vytvořené doklady se použije Ev. číslo DD zadané v původním dokladu.
VS: při kopírování dokladu lze zadat společný VS; když zde VS vymažete, na nově vytvořené doklady se použije VS zadaný v původním dokladu.
Tisk nových dokladů
Připraví se tisková sestava s dosud nevytištěnými Likvidačními lístky. Uživatel po tisku na dotaz potvrdí správné vytištění dokladů a ty se již nebudou k tisku nabízet.
Tisk
Nabídka tiskových sestav z prvotních dokladů a účetních dokladů.
F8-označit záznam
Označí se záznam, na kterém stojí datový kurzor. Lze označovat záznamy v různých knihách a pro označený záznam nebo skupinu záznamů vytvořit tiskové sestavy - likvidační lístek, účetní doklad (tlačítko Tisk).
F8-označit vše
Tlačítko funguje jako přepínač - označí, případně odznačí všechny záznamy.
Pořízení na přelomu účetního období
Pokud je potřeba pořizovat doklady do příštího období, nastaví se jiné pracovní účetní období pomocí volby Období.
Během roku: Aktuální období je únor, je těsně před uzávěrkou, probíhají ještě poslední práce na zaúčtování února. Ale protože je kalendářně již březen, je potřeba pořizovat doklady do března. K tomu slouží datumová komponenta Období: pro pořízení března obsluha nastaví 3.
Na přelomu roku: Podobné je to před roční uzávěrkou. Účetní období je 12/2012, ale kalendářně je již 01/2013. Před pořízením do nového roku se nastaví datumová komponenta Období: pro pořízení ledna 2013 obsluha nastaví 1 - 2013.