Systém KEO-W Účetnictví je postaven na pevné vazbě mezi prvotními doklady a účetními zápisy. Každý účetní zápis je přiřazen prvotnímu dokladu. Prvotní doklady se zapisují do tzv. knih. Účetnictví je vedeno v měsíčních účetních obdobích. Účetní období je ukončeno měsíční uzávěrkou. Účetní operace jsou volně přístupné k pořízení a opravám pouze v aktuálním období. Minulá (uzavřená) účetní období lze pouze prohlížet a provádět z nich výstupy.
Účetní období
Program pracuje s Globálním účetním obdobím, které lze nastavit v Parametrech účetnictví. Toto účetní období se mění automaticky vždy po měsíční uzávěrce. Kromě globálního účetního období, které platí pro všechny uživatele, má konkrétní uživatel možnost nastavit si v případě potřeby tzv. Pracovní účetní období - např. chce-li pořizovat doklady do dalšího měsíce ještě před provedením uzávěrky.
Globální účetní období nastavuje se v parametrech a platí pro všechny uživatele. Po uzávěrce se automaticky změní.
Pracovní účetní období lze nastavit pro jednoho uživatele (na hlavní obrazovce, nahoře). Použití ve výjimečných případech (opravy a pod.) Po návratu na hlavní obrazovku se Pracovní účetní období automaticky vrátí na nastavené Globální účetní období.
Pracovní účetní období obsluha využije při zpracování na přelomu účetního období - např. na konci roku, kdy některé doklady potřebuje pořídit do starého roku a jiné do nového roku. Pracovní účetní období lze přepnout buď na hlavní obrazovce nebo ve formuláři pro pořízení prvotních dokladů nebo ve formuláři pro pořízení finančních operací.
Pozor: Podle vybraného období dojde k přidělení účetního dokladu (Doklad KN pro prvotní doklady, Doklad FO pro banku/pokladnu a Doklad UD pro účetní deník) a POUZE toto, tedy číslo dokladu, určuje, do kterého účetního období doklad patří.
Účetní doklady
Všechna čísla dokladů jsou na deset míst, aby se dala použít jako variabilní symbol pro další identifikaci.
První dvě místa je vždycky rok (11 pro rok 2011), následuje číslo knihy a pořadové číslo.
V programu je zajištěno, že v číslování prvotních dokladů (Doklad KN) a finančních operací (Doklad FO) nevznikne díra, ani nenastane duplicita.
Pozn.: V číslování účetního deníku (Doklad UD) budou vznikat díry (v aktuálním účetním období je dovoleno mazat) a duplicity (jedna účetní operace s jedním číslem dokladu může mít en záznamů rozúčtování).
Všechny základní vazby jsou vidět přímo v účetním deníku:
Účetní doklad z Prvotních dokladů - Doklad KN - zelená barva
Účetní doklad z Finančních operací - Doklad FO - fialová barva
Účetní doklad z Účetního deníku - Doklad UD - tyrkysová barva
Prvotní doklady
Doklad KN - zelená barva
Existují různé typy prvotních dokladů, např.:
Klasické závazky/pohledávky
Například faktura. Tyto doklady se zpravidla pořizují předem. Lze k nim pořídit předpis a přípravu platby. Likvidují se přes finanční operace (banku nebo pokladnu).
Vnitřní doklady
Například úroky na bankovním účtu. Tyto doklady se zjednodušeným postupem pořizují přímo z finančních operací (banky nebo pokladny). Nemají předpis, nýbrž jen platbu (resp. přípravu platby).
Účetní doklady
Například nějaká opravná účetní operace. Tyto doklady se pořídí ve chvíli, kdy je potřeba okamžitě zaúčtovat nějakou operaci. Mají pouze předpis a nelze je likvidovat přes finanční operace.
Finanční operace (banka a pokladna)
Doklad FO - fialová barva
Práce v bance nebo pokladně je téměř totožná, proto hovoříme obecně o "finančních operacích". Finanční operace se pořizují formou příjmů a výdajů a jejich promítnutí do účetnictví (účetního deníku) probíhá okamžitě (neprovádí se uzávěrka banky nebo pokladny). Pokud je položka finanční operace správně zaúčtována, musí být vždy spárována s nějakým prvotním dokladem.
Pokud již prvotní doklad existuje (zpravidla v bance, když se likvidují závazky a pohledávky), musí se nejprve vyhledat, spárovat s danou položkou finanční operace a zlikvidovat (funkce F3-Filtr).
Pokud prvotní doklad dosud neexistuje, musí se vytvořit (funkce F2-Nový).
Samostatnou kapitolou jsou Poplatky a práce s agendou "Za hotové".
Účetní deník
Doklad UD - tyrkysová barva
Toto je doplňující číslo dokladu, které se používá:
1. Pro zjištění, do jakého účetního období obraty v účetním deníku patří (první část ROK+MĚSÍC).
2. Pro ty, kdo exportují měsíční obraty na krajský úřad, se toto číslo exportuje do exportu vět (56Dg, 56Eg). Tedy pouze jeho číselná část na konci, protože ve specifikaci Gordic je 6ti místný číselný kód. Potom tato identifikace (číslo) slouží pro komunikaci s krajem - lze podle něj dohledat příslušný doklad.
