Záznam je poplatek, o kterém ještě není proveden zápis do účetnictví. V případě, že je záznam převeden uzávěrkou nebo finanční operací do účetnictví stává se z něj poplatek.
Na záznamu můžeme provádět změny a úpravy, které se následně promítnou do prvotního dokladu. Poplatek můžeme opravit pouze účetní změnou, tzn. vystavit dobropisnou položku nebo provést doúčtování do správné výše.
Řádkový přehled
Úvodní tabulka obsahuje všechny záznamy, které byly pořízeny.
Je uspořádána dle čísla a typu poplatku.
Řádkový přehled obsahuje informace, které se vztahují k jednotlivým záznamům, je zde možno zobrazovat jednotlivé záznamy dle zvolených kritérií (filtr), jsou zde obsaženy informace o chybách při zpracování, informace o zvláštnostech jednotlivých poplatků při vzniku nebo zániku, nebo označení, že poplatek si nese zvláštní informaci i do dalšího zpracování.
Položky řádkového záznamu |
|
Modrý čtvereček |
Položka umožňuje ruční označit záznamy, nebo jsou označeny v případě, že odpovídají kritériím pro vyhledávání, označení rovněž slouží k zařazení záznamu evidence do následného zpracování - Akce. Pro lepší práci s označenými záznamy, byla rozšířena funkčnost tohoto sloupce. V případě, že klikneme na malý modrý čtvereček v levém horním rohu, dojde k filtrovanému zobrazení evidenčních záznamů. Postupným klikáním dosáhneme zobrazení Označených, Neoznačených nebo Všech bez rozdílu. Stav je označen žlutou popiskou. |
Záznam |
Položka obsahuje číslo poplatku, typ poplatku a jeho název |
IDP |
Identifikační číslo poplatníka, je to číslo, které má poplatník automaticky přiděleno a které jednoznačně poplatníka identifikuje. V případě, že neprovedeme úpravu tvorby variabilního symbolu na číselníku, je toto číslo součástí variabilního symbolu a tvoří jeho druhou pětimístnou část. (První část je tvořena VS z číselníku - číslem a typem poplatku.) |
Poplatník |
Položka obsahuje příjmení, jméno a adresu poplatníka. |
Rok narození |
Položka obsahuje rok narození poplatníka, a slouží k lepší identifikaci poplatníka a umožňuje i třídění poplatníků podle věku resp. podle data narození |
Datum U |
Datum rozhodující pro vygenerování poplatku - tzn. datum, které je rozhodné pro zařazení záznamu do uzávěrky, hodnota se dosazuje do účetních položek a to buď jako datum uskutečnění účetní operace nebo jako datum uskutečněného zdanitelného plnění u plátců DPH, v případě, že před tímto datem neproběhla platba. Záznam je zařazen do uzávěrky v případě, že měsíc v datumu U = účetnímu období. |
Rok |
Položka obsahuje rok, na který je záznam připraven |
Ob |
Položka obsahuje rok, na který je záznam připraven |
Cena celkem |
Položka obsahuje celkovou částku záznamu na dané období |
S |
Položka oznamuje počet splátek na záznamu |
Err |
Položka oznamuje, že na záznamu se vyskytuje chyba. Každá chyba má své číslo, aby uživatel věděl, kde je nutné hledat a co je nutné opravit Seznam chyb: •1 - Celkový rozpis splátek se nerovná částce na záznamu
•2 - U některých splátek je datum splatnosti větší než datum splatnosti zadané na záznamu
•3 - U některých splátek je datum splatnosti menší než datum UUP/UZP zadané na záznamu
•4 - Existují splátky se shodným datem splatnosti
•5 - Datum na předpisu nesmí být menší než datum účetního období (nastaveno v Parametrech)
•6 - U plátců DPH: Datum na záznamu nesmí být menší něž je aktuální daňové období DPH (nastaveno v Parametrech)
•7 - Datum splatnosti je menší než datum UUP/UZP
•8 - Výše splátky není celé číslo (není zaokrouhlená na koruny)
•9 - U plátců DPH: Existují položky u kterých není vyplněna sazba nebo typ daně. |
S |
Položka byla stornována - v případě, že jsme poplatek vystornovali a stal se z něj zpátky evidenční záznam, nese si příznak storno a opravit. Takový evidenční záznam nebude vstupovat do žádné uzávěrky a nebude se nabízet ani na záložce neuhrazené k zaplacení. Je nutné rozhodnout, jak se stornovaným záznamem naložit. Máme dvě možnosti : a) smazat - možnost smazat v detailu evidenčního záznamu nebo hromadně pomocí akce b) opravit - v tom případě je nutné odznačit v detailu příznak storno a opravit a znovu nastavit údaje v evidenčním záznamu - částka, datum U, datum splatnosti, splátky... Další věc, kterou je nutno udělat, v případě, že jsme provedli storno poplatku, je rozhodnout, co uděláme s následným evidenčním záznamem, který se vytvořil při vzniku poplatku. |
P |
Položka oznamuje, zda se následný evidenční záznam, který vzniká na další období, bude vytvářet podle číselníku nebo zda se bude vytvářet podle současného poplatku. |
K |
Položka oznamuje, zda je nutné na záznamu provést před uzávěrkou nebo účetní operací kontrolu - Označení v tomto poli vzniká, v okamžiku, kdy evidenční záznam zahrneme do některé akce, nebi v případě, že pořídíme evidenční záznam pomocí hromadného pořízení. |
U |
Položka oznamuje, že záznam je něčím specifický a před uzávěrkou je potřeba provést jeho kontrolu a zjistit, zda i pro budoucí období bude mít generovaný poplatek svá specifika |
Doplňující informace
V případě, že kurzorem (černá šipka v modrém poli) označíme konkrétní záznam, objeví se nám ve spodní části obrazovky další doplňující údaje o záznamu
Poplatek - číslo, typ a název poplatku,
Plátce - Příjmení, Jméno, Adresa, Rok narození
A doplňující údaje k samotnému záznamu - variabilní symbol a specifický symbol.
Hledat a označit
V tomto poli můžeme zadat Příjmení a jméno poplatníka, datum narození, rodné číslo nebo IČ nebo ID poplatníka a v seznamu všech záznamů se označí ty, které splňují zadaná kritéria.
Další možností vyhledání je dle čísla popisného, VS a SS, - vyhledávání se provádí následovně:
do pole Hledat zadáme cpCISLOPOPISNE a čárka na konci, vyhledá všechny evidenční záznamy nebo poplatky, kde poplatník má zadané číslo popisné. Stejný postup
Funkční tlačítka
po stisknutí tohoto tlačítka, se objeví zadávací formulář nového záznamu.
Jen je potřeba upozornit uživatele, aby před tím, než začne pořizovat nový záznam, pečlivě zkontroloval, zda v již připravených záznamech nebo v poplatcích neexistuje pro stejného poplatníka a stejnou poplatkovou povinnost již jiný záznam či poplatek. Program provádí kontrolu, ale v adresáři mohou existovat duplicitní záznamy např. změna jména po svatbě.
Nový - příslušenství - v případě, že poplatník neplní své povinnosti, a je potřeba vytvořit příslušenství poplatku - navýšení, pokuta, exekuční náklady - provedeme pořízení tohoto příslušenství právě stisknutím tlačítka Nový- příslušenství. Vytvoří se záznam tohoto příslušenství a to k záznamu, na kterém je kurzor.
Oprava - po stisknutí tohoto tlačítka se objeví detail již připraveného záznamu a je možné provést opravu položek tohoto formuláře, podrobněji se této problematice budeme věnovat v samostatné kapitole. Opravy provádějte vždy uváženě a s řádnou péčí.
Filtr - po stisknutí tohoto tlačítka, se objeví obrazovka
Na této obrazovce zvolíme kriteria, a po stisknutí tlačítka OK se objeví záznamy, které odpovídají vybraným kritériím, podrobněji se této problematice budeme věnovat v samostatné kapitole.
Akce - po stisknutí tohoto tlačítka se zobrazí seznam akcí, které je možno u vybraných záznamů provést, například hromadná změna čísla a typu poplatku, hromadná změna datumu UUP/UZP, hromadná změna plátce. Všem jednotlivým akcím bude věnována samostatná kapitola, kde si podrobně probereme, jak akci spustit a jaké výsledky nám přinese.
Tisk - po stisknutí tohoto tlačítka je umožněn tisk zobrazených nebo vybraných záznamů, tisk složenek, tisk sestav.
Příprava uzávěrky - po stisknutí tohoto tlačítka se zobrazí všechny záznamy, které jsou připraveny na vygenerování poplatků, uživatel bude mít možnost si sestavu vytisknout, provést kontrolu záznamů, a provést případně jejich opravu nebo je vyloučit ze zpracování (provést změnu data U). Do přípravy jsou zahrnuty všechny záznamy, které odpovídají podmínce, že měsíc generování záznamu je shodný s nastaveným účetním obdobím. Jsou zde i záznamy, které mají chyby nebo je potřeba u nich provést kontrolu, ať splátek nebo datumu UUP/UZP nebo datumu splatnosti. Dokud jsou takové záznamy zobrazeny nelze uzávěrku provést a je nutné takové záznamy opravit nebo zkontrolovat a odstranit závadu nebo je vyloučit změnou data UUP/UZP ze zpracování. Zpracování uzávěrky nelze provést rovněž nad omezeným výběrem dat pomoci filtru, dokud není filtr vynulován, nelze uzávěrku spustit.
Uzávěrka - po stisknutí tohoto tlačítka se spustí generování všech připravených záznamů, je proveden zápis do účetnictví, záznamy jsou přeneseny do souboru poplatků a jsou v případě cyklických poplatků vytvořeny nové záznamy pro další období. Uzávěrka se spouští vždy nad všemi daty bez rozdílu přístupových práv k jednotlivým poplatkovým řadám. Ke spuštění uzávěrky je nutná součinnost všech správců daně. Jednou spuštěná uzávěrka již nelze vrátit.
Úhrada záznamu v evidenci
Pokud je záznam v okamžiku úhrady v Bance či Pokladně dosud v evidenci (dosud nevstoupil do uzávěrky poplatků), poznáte jej při úhradě žlutým podkladem pod zaškrtávátkem:
Pokud vyberete evidenční záznam k úhradě, v tu chvíli projde uzávěrkou - je proveden zápis do účetnictví a všechny ostatní akce, které dělá uzávěrka poplatků.