Předání do spisovny > Nezařazené dokumenty

Seznam všech vyřízených dokumentů, které nejsou dosud zařazené do žádného spisu anebo ukládací jednotky.

Filtrovat zde lze podle:

•roku vzniku spouštěcí události,

•roku, od kterého běží skartační lhůta,

•roku skartačního řízení,

•původu dokumentu (vlastní x přijatý),

•formy dokumentu (analogový x digitální),

•skartačního znaku (A, S, V) nebo

•věcné skupiny (zde lze využít našeptávač anebo tlačítko se třemi tečkami).

Zařazení dokumentů do ukládacích jednotek

Dokumenty, které mají nastavený rok spouštěcí události, můžete vkládat do ukládacích jednotek, a to i hromadně. Je možné např. vyfiltrovat dokumenty dle věcné skupiny, všechny je vybrat (hromadným zaškrtnutím) a vložit je najednou do ukládací jednotky (pomocí tlačítka Zařadit do ukládací jednotky). Pokud neexistuje vhodná ukládací jednotka s odpovídající věcnou skupinou, pomocí tlačítka Nový je možné ji z tohoto místa vytvořit a vybrané dokumenty do ní vložit.

Kontrola metadat

Hromadná akce, která provede kontrolu struktury metadat u všech vybraných dokumentů. Výsledek kontroly zobrazí zda byly nalezeny chyby ve struktuře metadat či nikoliv.

Změna věcné skupiny

U nezařazených dokumentů je možné pomocí tlačítka Změnit věcnou skupinu - změnit věcnou skupinu. Tuto akci lze provést i hromadně, po zaškrtnutí příslušných dokumentů. Při změně věcné skupiny dojde i ke změně skartačního režimu dle nové věcné skupiny. Věcná skupina se změní i u dokumentů, které jsou s vybranými dokumenty spojené křížovými vazbami typu odpověď.

Doplnění spouštěcí události

V seznamu nezařazených dokumentů se mohou vyskytnout i dokumenty se skartačním režimem s externí událostí, které ale nemají nastavené rok vzniku spouštěcí události. U těchto dokumentů je pak je buňka ve sloupečku Rok vzniku spouštěcí události zvýrazněna červenou barvou.

Uživatel může tento údaj doplnit jednotlivě v detailu dokumentu v záložce Skartační řízení anebo hromadně pomocí tlačítka Doplnit rok vzniku spouštěcí události.

Teprve po doplnění roku vzniku spouštěcí události lze dokument vložit do ukládací jednotky a následně předat do Spisovny.

Zrušení roku vzniku spouštěcí události

U dokumentů s externí spouštěcí událostí je možné rok vzniku spouštěcí události hromadně odstranit - tlačítkem Zrušit rok vzniku spouštěcí události.