<< Zobrazit obsah >> Navigace:  »Žádné kapitoly před« Předání do spisovny

Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy se předávají do Spisovny, kde čekají na skartační řízení.

 

Příprava dokumentů a spisů před uložením do Spisovny

Před vkládáním dokumentů a spisů do ukládacích jednotek je třeba:

•Zkontrolovat, zda již některé dokumenty/spisy neprošly skartačním řízením a jen nebyly ze spisovky odstraněny - takové dokumenty lze odstranit přes modul Archiv.

•Zkontrolovat, že věcné skupiny mají správné skartační režimy.

•Zkontrolovat, zda jsou opravdu dokumenty a spisy zařazeny ve správných věcných skupinách.

•Vyřešit případné konflikty v křížových odkazech, kdy dokument přijatý a jeho odpověď:

- mají různé věcné skupiny nebo

- mají různé skartační režimy nebo

- jeden dokument je ve spisu a druhý ne nebo je v jiném spisu.

 

Proces přípravy dokumentů a spisů na předání do Spisovny předání spočívá v těchto krocích:

•vytvoření ukládacích jednotek

•rozřazení vyřízených dokumentů a uzavřených spisů do ukládacích jednotek

•uzavření ukládacích jednotek

•předání ukládacích jednotek do Spisovny.