|
<< Zobrazit obsah >> Navigace: Předání do spisovny > Ukládací jednotky |
V této nabídce probíhá příprava dokumentů a spisů pro přenos do spisovny. Pokud jsou ve spisové službě vedené typové spisy, pak i uzavřených dílů typových spisů.
Do spisovny jsou ukládány veškeré uzavřené spisy, vyřízené dokumenty, případně uzavřené díly typových spisů určeného původce na dobu trvání skartační lhůty.
Dokumenty/spisy/díly se do spisovny ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení/uzavření, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený/uzavřený dokument/spis/díl u sebe déle.
Dokumenty/spisy/díly se do spisovny ukládají podle spisového a skartačního plánu.
Každý referent musí své vyřízené/uzavřené dokumenty/spisy/díly zařadit do ukládacích jednotek. Ukládací jednotka (archivní krabice, pořadač) musí mít přiřazenou věcnou skupinu.
Dokumenty a spisy se vkládají do ukládacích jednotek:
•dle věcné skupiny,
•dle roku skartačního řízení,
•dle formy dokumentů a spisů.
Do ukládací jednotky lze zařadit pouze vyřízené dokumenty a uzavřené spisy s vyplněným rokem vzniku spouštěcí události.
Uzavřené ukládací jednotky se předají do Spisovny.
V rámci vkládání dokumentů do ukládacích jednotek se kontroluje, zda jsou všechny dokumenty s pevným křížovým odkazem v jedné ukládací jednotce, aby nedošlo ke konfliktům v rámci skartačního řízení.
V závislosti na typu vložených dokumentů/spisů/dílů mohou ukládací jednotky být:
•analogové (obsahující pouze analogové dokumenty/spisy/díly),
•digitální (pouze digitální dokumenty/spisy/díly),
•hybridní (obsahují analogové i digitální dokumenty/spisy/díly).
Uživatel v tomto místě vidí ukládací jednotky, které:
•sám založil (je jejich vlastníkem),
•u kterých byl určen zpracovatelem,
•ke kterým mu byl nastaven jiným uživatelem přístup.
Lze zde použít filtrování dle roku, od kterého běží skartační lhůta a dle roku skartačního řízení.
Filtrovat je možné také dle stavu ukládací jednotky, tedy je možné zobrazit si pouze ukládací jednotky připravené, uzavřené, odmítnuté, případně vrácené ze spisovny.
Nad seznamem ukládacích jednotek jsou k dispozici tlačítka:
| Nový | - pořízení nové ukládací jednotky |
| Detail | - zobrazení detailu ukádací jednotky |
| Smazat | - smazání ukládací jednotky |
| Filtr | - filtr pro vyhledávání |
| Uzavřít | - možnost hromadně uzavřít vybrané ukládací jednotky |
| Otevřít | - možnost hromadně otevřít vybrané uzavřené ukládací jednotky |
| Předat do spisovny | - předání uzavřených (nebo odmítnutých) ukládacích jednotek do spisovny |
| Nastavit přístup | - možnost hromadného nastavení přístupu jiným pracovníkům k vybraným ukládacím jednotkám |
| Tisk štítku | - možnost hromadného tisku štítků ukládacích jednotek. |
K založení ukládací jednotky se použije tlačítko Nový - volba Nový ručně.
Uživatel je vyzván k:
•zadání čísla ukládací jednotky - číslo se může přiřadit výběrem masky pro čísla ukládacích jednotek (pomocí tlačítka se třemi tečkami) anebo může zapsat číslo ručně. Masky pro čísla UJ se vytváří v modulu Administrace, v parametrech spisovny.
•výběru věcné skupiny (přes tlačítko se třemi tečkami),
•zadání názvu ukládací jednotky - název se přebírá z věcné skupiny, ale lze přepsat.
Stiskne se tlačítko Dokončit.
Zobrazí se formulář detailu nové ukládací jednotky.
Ve formuláři je vyplněn JID, název a věcná skupina ukládací jednotky (vč. skartačního znaku), dále uživatel, který UJ založil, pod jakou organizační jednotkou (OJ), byla založena a číslo UJ. Toto číslo je možné přes tlačítko se třemi tečkami editovat.
Je třeba zadat zpracovatele ukládací jednotky (přes tlačítko se třemi tečkami či pomocí našeptávače) a může se nastavit přístup k UJ i dalším referentům (tlačítko Nastavit přístup). Pracovník, kterému byl udělen přístup k UJ, může do této jednotky vkládat své dokumenty a spisy a může je také vyjmout. Nemůže ale vyjmout dokumenty a spisy jiných pracovníků. Nemůže také ukládací jednotku uzavřít a předat do spisovny.
V případě, že nejsou vložené komponenty ve výstupním datovém formátu, je možné provést konverzi do PDF/A přes akci Konverze do PDF/A a poté vybrat:
•konverzi do PDF/A s doložkou (všechny komponenty, které nejsou ve výstupním datovém formátu, budou převedeny do PDF/A s doložkou, která musí být podepsána s časovým razítkem),
•konverzi do PDF/A pro vlastní dokumenty bez doložky (komponenty pro vlastní dokumenty, které nejsou v PDF/A, budou převedeny bez doložky, ostatní komponenty budou převedeny s doložkou).
U analogových a hybridních ukládacích jednotek se zadává Typ UJ - vybere se z číselníku, který je uživatelsky přístupný a editovatelný v modulu Referent, v menu Číselníky - Typy ukládacích jednotek.
Umístění - přes tlačítko se třemi tečkami se vybere fyzické umístění ukládací jednotky (lokace). Pokud referent nemá lokační místa vytvořená, jednoduše si je vytvoří pomocí tlačítka Nový nebo s použitím pravého tlačítka myši a nabídky Nový.
Pozn.: Po předání ukládací jednotky do spisovny se údaj o umístění vymaže a pracovník spisovny přiřadí nové umístění.
Ve spodní části formuláře jsou umístěné záložky:
| Dokumenty | - přehled dokumentů vložených do UJ - dokumenty lze do UJ vložit několika způsoby - viz odst. Naplnění ukládací jednotky. |
Dokumenty je možné také z UJ vyjmout (tlačítko Vyjmout) anebo přeřadit do jiné ukládací jednotky (tlačítko Přeřadit).
Je možné zkontrolovat metadata dokumentu (tlačítko Kontrola metadat). Pokud je vše v pořádku, zobrazí se hláška: Při kontrole nebyly nalezeny chyby ve struktuře metadat.
| Spisy | - přehled spisů vložených do UJ - spisy lze do UJ vložit stejnými způsoby jako dokumenty - viz odst. Naplnění ukládací jednotky. |
Spisy je možné také z UJ vyjmout (tlačítko Vyjmout) anebo přeřadit do jiné ukládací jednotky (tlačítko Přeřadit).
Je možné zkontrolovat metadata spisu (tlačítko Kontrola metadat). Pokud je vše v pořádku, zobrazí se hláška: Při kontrole nebyly nalezeny chyby ve struktuře metadat.
| Komponenty | - přehled všech komponent dokumentů vložených do UJ. U komponenty z ukládací jednotky je možné provést: |
•hromadný tisk (tlačítko Vytisknout komponenty),
•export na disk (tlačítko Export komponent),
•ověření datového formátu (tlačítko Ověřit datový formát),
•konverzi do PDF/A s doložkou,
•konverzi do PDF/A pro vlastní dokumenty bez doložky.
Na záložce Komponenty lze využít možnosti vyfiltrovat:
•komponenty, které jsou anebo nejsou ve výstupním datovém formátu,
•komponenty, které mají nebo nemají ztvárnění do PDF/A.
| Ostatní | - počet listů a počet příloh všech dokumentů v UJ celkem |
| Křížové odkazy | - přehled případných křížových odkazů na jiné entity |
Transakční protokol - výpis transakčních událostí.
Ukládací jednotky určené pro díly typových spisů mají ve spodní části detailu místo záložek Dokumenty a Spisy pouze záložku Díly.
Vkládat dokumenty/spisy/díly do ukládací jednotky může její vlastník nebo zpracovatel anebo referent, kterému byl nastaven přístup k této UJ.
1) v detailu UJ - na záložkách Dokumenty a Spisy nebo Díly pomocí tlačítka Vložit.
Program nabídne vyřízené dokumenty nebo uzavřené spisy/díly s odpovídající věcnou skupinou, které lze vložit do dané ukládací jednotky.
2) nebo z nabídek Nezařazené dokumenty, Nezařazené spisy nebo Nezařazené díly typového spisu - výběrem (vyfiltrováním) určitých dokumentů/spisů/dílů a použitím tlačítka Zařadit do ukládací jednotky.
Při této akci probíhá kontrola na stejné čpd - pokud je v nezařazených dokumentech nalezen dokument se stejným čpd (např. odpověď), zobrazí se dotaz, zda mají být do UJ vloženy všechny dokumenty se stejným čpd.
V seznamu nezařazených dokumentů se mohou vyskytnout i dokumenty se skartačním režimem s externí událostí, které ale nemají nastavené rok vzniku spouštěcí události. U těchto dokumentů je pak je buňka ve sloupečku Rok vzniku spouštěcí události zvýrazněna barvou. Uživatel může datum doplnit jednotlivě v detailu dokumentu v záložce Skartační řízení anebo hromadně pomocí tlačítka Doplnit rok vzniku spouštěcí události. Teprve po doplnění roku vzniku spouštěcí události lze dokument vložit do ukládací jednotky a následně předat do Spisovny.
3) dokument je možné do UJ vložit i z detailu vyřízeného dokumentu v nabídce Dokumenty - pomocí tlačítka se třemi tečkami vedle údaje Ukládací jednotka. Tlačítko je aktivní pouze v případě, že dokument není ve spisu, který je již vložen do nějaké ukládací jednotky. Obdobně je možné vyřízený spis do UJ vložit z detailu spisu v nabídce Spisy. Nabídnou se ukládací jednotky, které jsou vhodné pro vložení dotyčného dokumentu nebo spisu. Pokud dosud nebyla založena vhodná UJ, může se pomocí tlačítka Nový z tohoto místa vytvořit.
Podle vložených dokumentů a spisů se pro ukládací jednotku dopočítají údaje Skartační lhůta od roku a Skartační řízení.
Nejjednodušším způsobem, jak založit a naplnit ukládací jednotky, je použití akce Průvodce vytváření ukládacích jednotek.
Pomocí tohoto průvodce lze hromadně vytvořit ukládací jednotky pro vámi vybrané dokumenty, spisy, popřípadě díly, a to dle vámi nastavených parametrů.
V prvním kroku se nabídnou všechny nezařazené dokumenty, je možné z nich některé vybrat nebo nechat program, aby rozřadil do UJ všechny dosud nezařazené dokumenty. V dalším kroku se stejným způsobem nabídnou nezařazené spisy, případně v dalším kroku nezařazené díly typových spisů.
Následuje zadání parametrů pro vytvoření ukládacích jednotek - je třeba:
•vybrat typ analogových UJ,
•určit, jak bude tvořen název jednotlivých UJ - do názvu ukládací jednotky lze kromě názvu věcné jednotky doplnit i rok skartačního řízení nebo rok vzniku,
•vybrat způsob seskupení dokumentů/spisů - ukládací jednotky je možné třídit dle stejného roku spouštěcí události (tzn. dle roku vyřízení dokumentu, popř. uzavření spisu nebo dle data externí spouštěcí události) a podle stejné formy (analogová, digitální, popř. hybridní),
•zvolit masku čísel ukládacích jednotek - v případě, že máte k dispozici více masek čísel ukládacích jednotek.
Po stisknutí tlačítka Další se zobrazí rekapitulace s přehledy vybraných dokumentů/spisů/dílů, proces vytvoření nových ukládacích jednotek se uzavře tlačítkem Dokončit.
Vytvořené ukládací jednotky v modulu Referent je možné hromadně mazat (tlačítkem Smazat). Podmínkou je, že musí jít o vlastní otevřené ukládací jednotky.
Dokumenty, spisy, popř. díly z těchto jednotek se vrátí opět mezi nezařazené.
Dokument/spis/díl lze z ukládací jednotky vyjmout. V detailu UJ se dokument/spis označí a použije se tlačítko Vyjmout. Dokument/spis/díl se vrátí do nezařazených dokumentů/spisů/dílů.
Pokud se označí k vyjmutí dokument, který má v UJ jiný dokument se stejným čpd, je uživatel dotázán, zda chce vyjmout všechny dokumenty se stejným čpd.
Dokument/spis/díl lze přeřadit do jiné ukládací jednotky. V detailu UJ se dokument/spis/díl označí a použije se tlačítko Přeřadit. Nová ukládací jednotka musí splňovat následující podmínky - musí mít stejnou věcnou skupinu, skartační lhůta od roku musí být stejná nebo vyšší, ukládací jednotka nesmí být uzavřená a uživatel k ní musí mít přístup.
Pokud neexistuje vhodná ukládací jednotka, uživatel může vytvořit novou (tlačítkem Nový). Po vyplnění formuláře se nová ukládací jednotka nabídne k výběru UJ, do kterých lze dokument/spis/díl přeřadit.
Je-li ukládací jednotka naplněná, referent (vlastník nebo zpracovatel UJ) ji pomocí tlačítka Uzavřít uzavře. Poté již do ní nelze vkládat další dokumenty/spisy/díly a naopak nelze ani nic vyjmout.
Tlačítkem Předat do spisovny se uzavřená jednotka přesune do nabídky Předávané ukládací jednotky. Zároveň se nabídne tisk předávacího protokolu.
V detailu ukládací jednotky je tlačítko Tisk detailu ukládací jednotky (kód sestavy SSLJDR06). V tiskové sestavě se kromě hlavičky ukládací jednotky zobrazují i vložené samostatné dokumenty a spisy včetně vložených dokumentů. Lze vidět i formu dokumentu (digitální/analogová)