Tato nabídka se zobrazuje pouze vedoucím pracovníkům, kteří mají přiděleno uživatelské právo: Spisová služba - nahlížení na dokumenty organizace (SSLJDR009).
V nabídce se zobrazují dokumenty všech referentů úřadu (organizace). Komponenty dokumentů zde nelze zobrazit.
Seznam dokumentů vypadá podobně jako v nabídce Dokumenty.
Kromě standardního filtru se zde pracuje s rychlými filtry JID, Vytvořeno (datum vytvoření dokumentu), Věc, Vlastník, Č.j./Spis. značka, Odesílatel/adresát a Věcná skupina.
Při zapnutí práva správce SSL (SSLJDR011) jsou k dispozici tyto akce:
•Reorganizace pracovních míst,
•Reorganizace věcných skupin,
•Spisová rozluka,
•Kontrola křížových odkazů a
•Zobrazit spisy obsahující konflikt.
Bližší informace k činnostem správce SSL naleznete v dokumentaci správa eSSL.
Reorganizace pracovních míst
Tato akce se použije v situacích, kdy je potřeba předat agendu od nějakého referenta jinému. Například, když na pracovním místě jeden referent skončí a nastoupí místo něj někdo jiný. Nebo pokud se agenda má rozdělit mezi více pracovníků a část agendy zůstane původnímu zpracovateli a část se přiřadí někomu novému.
Po použití tlačítka Reorganizace pracovních míst se nabídne formulář, ve kterém se vybere pracovní místo, od kterého se bude agenda přebírat a pracovní místa, kterému se naopak bude předávat.
Následuje výběr položek k předání. Zobrazí se přehled spisů, dokumentů, žádostí, dokumentů k nahlédnutí, ukládacích jednotek, typových spisů a součástí, které jsou ve vlastnictví uživatele, od kterého mají být předány. Ve výchozím stavu se k předání nabízí vše, co má uživatel ve vlastnictví. Má-li být tento seznam upraven a některé dokumenty, spisy apod. se předávat nemají, použije se tlačítko Vybrat. Zobrazí se seznam položek k předání. Pomocí zaškrtávátek je třeba vybrat položky, které se budou předávat novému uživateli. Je také možné výběr usnadnit tím, že se vyfiltrují položky např. podle stavu vyřízení, data vzniku nebo dle jejich formy či typu. Vybrané položky se potvrdí tlačítkem Vybrat.
Tlačítkem Vyjmout se zobrazí všechny vybrané položky a některé z nich je možné ještě z předání vyloučit. Zaškrtnou se příslušná zaškrtávátka a výběr se potvrdí tlačítkem Vyjmout.
K vlastnímu předání vybraných položek dojde po použití tlačítka Dokončit.
Reorganizace věcných skupin
Tato akce slouží k přesunu dokumentů, spisů a ukládacích jednotek z jedné věcné skupiny do jiné.
Použije se tlačítko Reorganizace věcných skupin. Vybere se věcná skupina, ze které budou dokumenty přeřazeny a skupina, do které budou přeřazeny. Pro výběry věcných skupin je možné použít tlačítko se třemi tečkami anebo našeptávač (začne se psát název věcné skupiny a program nabídne odpovídající položky).
Pokud mají přesouvané dokumenty atd. převzít i skartační režim nové věcné skupiny, je třeba zaškrtnout volbu Převzít skartační režim nové věcné skupiny do všech přeřazených spisů, dokumentů či ukládacích jednotek.
Další postup je obdobný jako při reorganizaci pracovních míst.
Pro přeřazení se nabízí pouze spisy, které nejsou vložené v ukládací jednotce; dokumenty, které nejsou ve spisu, ani v žádné ukládací jednotce a všechny ukládací jednotky s danou věcnou skupinou, které nejsou součástí skartačního řízení.
Kontrola křížových odkazů
Tímto tlačítkem se zobrazí přehled dokumentů, které jsou spolu svázané pevným křížovým odkazem s konfliktem pro dokument a odpověď.
Jde o případy, kdy dokumenty s křížovou vazbou:
•nejsou ve stejném spisu,
•nemají stejnou věcnou skupinu,
•jeden je ve spisu a druhý ne.
Přehled je možné vytisknout.
Konflikty mezi dokumenty je třeba vyřešit s ohledem na budoucí skartační řízení.
Spisová rozluka
Spisová rozluka se provádí v případě, že některé dokumenty a spisy předáte jinému původci. Po jejich předání můžete přes akci Spisová rozluka data smazat. Před samotnou rozlukou je třeba domluvit a následně provést export dat ze spisové služby. Dále vybrat dokumenty/spisy k vyřazení v rámci spisové rozluky. Poté se zobrazí přehled položek k vyřazení v rámci spisové rozluky. Také lze provést export vybraných dat na server.
Vybrané položky budou nenávratně smazány ze Spisové služby a metadata budou přenesena do modulu Archiv.
Po dokončení se zobrazí informace, že spisová rozluka byla dokončena.
Zobrazit spisy obsahující konflikt
Možnost vyřešit konflikty křížových odkazů u spisů přes akci Zobrazit spisy obsahující konflikt. Je možné takto hromadně zařadit chybějící dokumenty do uzavřených spisů. U spisů, které nelze vyřešit hromadně, si můžete zobrazit chybějící dokumenty. V případě, že to kontroly umožňují, máte k dispozici akci Přeřadit k dokumentu s pevným křížovým odkazem, která umožní vyřešit konflikty v pevných křížových odkazech.